Cuando llega el temido momento de hacer la declaración de la renta pocos aspectos son tan relevantes y, a la vez, tan desconocidos como las dietas y asignaciones por gastos de viaje.
Estos conceptos pueden suponer un ahorro fiscal significativo para los trabajadores que se desplazan por motivos laborales, pero ¿realmente sabemos cómo aprovecharlos correctamente en el IRPF? Conocer las reglas del juego puede marcar la diferencia entre una declaración eficiente o pagar más de lo necesario.
En este artículo te explicaremos cómo funcionan las dietas y asignaciones de viaje y de qué manera pueden influir directamente en tus rendimientos de trabajo a efectos fiscales.
¿Qué son las dietas y asignaciones para gastos de viaje?
Las dietas y asignaciones por gastos de viaje son los pagos que una empresa realiza a sus empleados para cubrir los gastos de transporte, alojamiento y alimentación durante sus desplazamientos laborales. Estos gastos de viaje incluyen los desplazamientos por visitas a clientes, asistencia a conferencias y negociaciones con proveedores entre otros.
IMPORTANTE
Si el desplazamiento tiene fines promocionales, como la captación de clientes, no se considerará un gasto de viaje, sino un gasto de representación. Estos gastos también son deducibles en el Impuesto de Sociedades, pero con un límite del 1% sobre el rendimiento neto anual. Son las llamadas atenciones a clientes y proveedores, que suelen encontrarse en la Cuenta 627, en una subcuenta especifica de Relaciones públicas. Las empresas deben de controlar el límite del 1%, pues el exceso constituirá una diferencia permanente en el Impuesto de Sociedades.
Tipos de gastos de viaje
Los gastos de viaje se dividen en dos categorías principales:
- Dietas: que incluyen gastos de alojamiento y manutención.
- Gastos de locomoción: que cubren los gastos de transporte público o kilometraje en caso de utilizar un vehículo propio.
Adelanto de gastos por el trabajador: ¿Cómo funciona?
Es común que los empleados adelanten de su bolsillo gastos como reservas de hoteles, transporte o comidas en restaurantes. Estos gastos son reembolsables por la empresa y, si cumplen con ciertas condiciones, estarán exentos de tributación en el IRPF. Para esto, es necesario conservar los tickets o facturas y demostrar que el gasto fue estrictamente profesional.
Estos gastos, considerados conceptos no salariales, no están sujetos a impuestos ni cotizaciones. La empresa debe reembolsar sin límite económico, ya sea a través de la nómina o devolviendo el dinero directamente al empleado.
Pagos a tanto alzado
Las cantidades pagadas a tanto alzado por la empresa al empleado estarán exentas para el trabajador, siempre que se ajusten a los límites del artículo 9 del Reglamento del Impuesto, que veremos más adelante. Cualquier asignación que exceda esos límites estará sujeta a gravamen.
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Deducción en el Impuesto de Sociedades
Para que estos gastos sean deducibles en el Impuesto de Sociedades, deben cumplir tres condiciones clave:
- Correlación con los ingresos: Debe demostrarse que el gasto fue necesario para generar ingresos.
- Justificación: Es imprescindible contar con facturas (se aceptan facturas simplificadas también, aunque en este caso, es conveniente que el pago se realice con tarjeta de crédito a nombre de la empresa, para evitar que al faltar los datos de identificación una inspección pudiera considerar el gasto como no deducible).
- Imputación correcta: El gasto debe registrarse en el ejercicio fiscal adecuado.
- Correcta contabilización.
Ejemplo
Si un informático de Málaga asiste a una conferencia en Madrid relacionada con su trabajo, los tickets de taxi y las facturas de hotel a su nombre serán un gasto reembolsable por la empresa al trabajador y deducible en el Impuesto de Sociedades.
Deducción en el IVA: Requisitos más estrictos
Para que los gastos reembolsables sean deducibles en el IVA, deben cumplir con requisitos más específicos:
- Ser deducibles también en el Impuesto de Sociedades o en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
- Tener relación directa con la actividad y estar bien contabilizados.
- Contar con una factura completa a nombre de la empresa (las facturas simplificadas no sirven).
Recomendación
Realiza las reservas de hoteles y medios de transporte a nombre de la empresa o paga con una tarjeta corporativa. De esta manera, podrás deducir estos gastos tanto en el Impuesto de Sociedades como en el IVA.
Ejemplo
Si el informático de Málaga reserva un hotel a su nombre, la empresa podrá reembolsarle el gasto y deducirlo en el Impuesto de Sociedades, pero no podrá deducir el IVA al no estar la factura a nombre de la empresa.
Dietas exentas de IRPF
En el ámbito del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), el régimen de dietas estipulado en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto ofrece una serie de exenciones fiscales para los contribuyentes que perciben rendimientos del trabajo en el marco de una relación laboral o estatutaria. Este régimen se aplica únicamente a aquellos casos en los que se cumplen las condiciones de dependencia y ajeneidad descritas en el artículo 17.1 de la LIRPF.
IMPORTANTE
Hay que tener presente que cualquier concepto exento en el IRPF no se reflejará en el modelo 111 trimestral, sino que únicamente aparecerá en el modelo 190 anual.
Sin embargo, el artículo 17.2 de la misma ley introduce ciertos conceptos que, aunque también calificados como rendimientos del trabajo, no cumplen con la relación de dependencia entre el pagador y el receptor. Por lo tanto, en estos casos, el régimen de dietas exentas del artículo 9 del Reglamento no es aplicable, salvo en las excepciones específicamente previstas por la normativa.
Lo descrito anteriormente es una interpretación muy estricta de la Administración Tributaria, que no compartimos, pero que debemos de conocer. Esta cuestión es crítica, por ejemplo en los gastos de viaje que realiza el Administrador de una sociedad.
En este artículo, analizaremos una de las principales preocupaciones de los trabajadores: saber qué dietas están exentas de tributación. De acuerdo con la normativa, las dietas por gastos de locomoción, manutención y estancia pueden estar exentas siempre que se cumplan ciertos requisitos, que detallaremos a continuación.
Requisitos para la exención de los gastos de viaje
Para hablar de los requisitos principales para la exoneración de los gastos de viaje, es importante distinguir entre dos categorías fundamentales: los gastos de locomoción y los gastos de manutención y estancia, más comúnmente conocidos como dietas.
Por un lado, tenemos los gastos de locomoción, que se refieren a aquellos gastos derivados de los desplazamientos fuera del lugar habitual de trabajo. La regulación de los gastos de locomoción que pueden estar exonerados de gravamen se recoge en la actualidad en el artículo 9.A.2 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Si el empleado utiliza medios de transporte público, se exonerará el importe que se justifique con la correspondiente factura. Por el contrario, si se emplea un vehículo propio, a partir del 17 de julio de 2023, la cantidad exenta será de 0,26 euros por kilómetro recorrido, a lo que se pueden añadir los gastos de peaje y aparcamiento, siempre y cuando se justifiquen adecuadamente.
Es importante tener en cuenta que para que estos gastos queden exonerados NO es necesario que el empleado se desplace fuera del municipio donde está ubicado su lugar de trabajo.
Sin embargo, las compensaciones dinerarias por los desplazamientos desde el domicilio particular del empleado hasta su lugar de trabajo habitual no estarán exentas de gravamen, es decir, estas estarán sujetas a tributación.
Por otro lado, se encuentran los gastos de manutención y estancia, que incluyen las facturas en restaurantes, hoteles y otros establecimientos de hostelería (V1845-11). Estos gastos estarán exentos de gravamen siempre que se justifiquen de manera adecuada.
En el caso particular de los conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera, que suelen no pernoctar en hoteles, se establece una exención de hasta 15 euros por día si el desplazamiento se realiza en España, y de 25 euros por día si se encuentran en el extranjero, sin necesidad de presentar justificantes.
Es crucial destacar que la exención de estos gastos de manutención sólo se aplicará a las tres comidas principales del día: desayuno, comida y cena. Por lo tanto, otros gastos como un café a media mañana no estarían cubiertos por esta exoneración fiscal.
A diferencia de los gastos de locomoción, los gastos de manutención y estancia sólo estarán exentos si el empleado se desplaza a un municipio diferente al de su lugar de trabajo y su residencia. Además, no tendrán consideración de gastos exentos si el trabajador permanece en el mismo municipio por un periodo continuado superior a nueve meses.
Respecto a las reglas generales aplicables a los funcionarios y empleados, se debe considerar si pernoctan en un municipio distinto al de su lugar de trabajo. En ese caso, obtendrán una exención de gravamen de 53,34 euros por día sin necesidad de justificación si están en España, o de 91,35 euros diarios si se encuentran en el extranjero. Si no pernoctan en un municipio distinto, la exención se reducirá a 26,67 euros por día en España y a 48,08 euros diarios en el extranjero.
Para el personal de vuelo, cuando pernoctan en un municipio distinto, se aplican reglas especiales: en España se les exonerarán 36,06 euros diarios, y en el extranjero, 66,11 euros al día.
Finalmente, es importante recordar que cualquier cantidad percibida en exceso sobre los límites indicados estará sujeta a gravamen como rendimiento del trabajo, y por lo tanto, se aplicarán las correspondientes retenciones fiscales.
A continuación dejamos un cuadro ilustrativo de las cantidades exentas en el IRPF:
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¿Cómo justificar las dietas exentas?
Es fundamental que tanto las empresas como los empleados mantengan un registro detallado de los gastos generados durante los desplazamientos. Para que las dietas puedan estar exentas de impuestos, es necesario justificarlas con facturas de transporte público o comprobantes de kilometraje en el caso de uso de vehículo privado, así como con recibos o facturas de los establecimientos de alojamiento y restauración para los gastos de estancia y manutención.
En cuanto a quién está obligado a justificar los gastos incurridos en los viajes, el Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC), en su resolución del 6 de noviembre de 2018, relativa al recurso extraordinario de alzada para la unificación de criterio 00/3972/2018, estableció varios criterios sobre la carga de la prueba para determinar quién debe acreditar la exoneración de las dietas del gravamen, si el empleador o el trabajador.
Los gastos de transporte privado y manutención deben ser justificados por la empresa, a la que corresponde acreditar el día, lugar y motivo del desplazamiento. Estos elementos son clave para comprobar que las cantidades pagadas por kilometraje o por día se ajustan a la normativa y están exentas de tributar por razones laborales. Sin embargo, el trabajador también tiene la opción de presentar voluntariamente la documentación si dispone de ella.
En el caso de los gastos de transporte público y alojamiento, es el empleado quien debe aportar los justificantes, ya que la normativa exige que los comprobantes estén a nombre de quien realizó el gasto. Aunque la justificación de la vinculación de estos gastos con la actividad laboral corresponde a la empresa, el trabajador puede presentar voluntariamente la documentación necesaria. Si el empleado no logra justificar los gastos, alegando que la documentación está en poder de la empresa o que esta ya ha reconocido la exoneración en su certificado de retribuciones y retenciones, la Administración deberá solicitar a la empresa los justificantes correspondientes antes de hacer tributar al empleado por estas cantidades en el IRPF.
Ejemplo práctico
A continuación, presentaremos un ejemplo práctico para ilustrar el cálculo de los rendimientos del trabajo exentos y los límites a partir de los cuales los trabajadores deben tributar en el IRPF.
Enunciado:
Luis, casado y con tres hijos de 15, 12 y 10 años de edad, trabaja arduamente en una empresa de informática como diseñador de programas. Sin embargo, su pasión siempre ha sido el diseño y programación de juegos de aventuras gráficas. Este año 2019 la empresa ha descubierto, casualmente, las habilidades de D. Luis como diseñador y dibujante, por lo que ha decidido enviarle a Estados Unidos diez días para hacer un curso de formación, así como otro en Barcelona de cinco días. D. Luis, que se encuentra muy ilusionado con el proyecto, recibe en concepto de dietas y gastos de locomoción 7.150 euros.
El viaje a Estados Unidos lo hizo en avión, siendo el coste de los billetes ida y vuelta 720 euros. Además, abonó por desplazamientos, hasta y desde el aeropuerto, y desde el hotel al lugar donde se impartía el curso, 195 euros, de los que guarda el debido justificante. En Nueva York se alojó en el Hotel Hilton, ascendiendo el coste de la factura de todas las noches a 2.150 euros.
El viaje a Barcelona (620 km) lo hizo en su propio coche. Para ahorrar tiempo utilizó la autopista, abonando en concepto de peajes 28 euros por desplazamiento. La empresa hizo la reserva del hotel en el Ohla Hotel, un hotel de 5 estrellas junto al Palau de la música y la Catedral, ascendiendo la factura a 1.282 euros, a los que D.Luis añadió 20 euros de parking por noche, pues en la zona resulta muy difícil aparcar.
¿Qué cantidad de la percibida en concepto de dietas y gastos de locomoción debe declarar D.Luis en concepto de ingresos íntegros en la declaración del IRPF 2024?
SOLUCIÓN
*Nota: Siempre que la formación sea pagada por la empresa y esté relacionada con la actividad que D. Luis realiza, el coste del curso no se considerará salario en especie sujeto sino exento, al igual que los gastos de locomoción, peajes, aparcamiento y otros gastos habituales según la normativa de manutención.
EEUU
Importe exonerado de gravamen del curso de EEUU:
- Gastos de manutención: Estarán exentos 913,5 euros (91,35 * 10 días) asumiendo que pase 10 días completos (pernocta)
- Gastos de Locomoción: justificados ( billetes de avión) estarán exentos 720 euros
- Desplazamientos: justificados estarán exentos en su totalidad (transporte público) 195 euros
- Gastos estancia: justificados (factura hotel si va a nombre del empleado) 2.150 euros
Nota: Obviamente lo más usual será que la factura de hotel vaya a nombre de la sociedad si pretende deducirla como gasto, pero en la misma es conveniente que conste como huésped el trabajador.
En este caso hemos interpretado que el importe total lo paga el trabajador y es resarcido por la empresa, y el justificante que ella podrá esgrimir será el pago al trabajador que constará en la nómina como dieta exenta, así como la propia factura del hotel que el trabajador entregará para que se vea que efectivamente le ha costado dicha cantidad.
Pensamos que es suficiente argumentación para acreditar el gasto por parte de la sociedad, pero como asesores fiscales nos sentiríamos más cómodos si la factura va a nombre de la empresa.
Total gastos exentos viaje EEUU: 3.978,5 euros
Curso en BARCELONA
Importe exonerado de gravamen:
- Gastos de manutención: Estarán exentos 266,7 euros (53,34 * 5 días) asumiendo que pase 5 días completos (pernocta)
- Gastos Kilometraje: exento de tributación hasta 0.26 euros /km. En este caso estaría exento de tributación 161,2 euros (620 * 0.26 euros/km)
- Gastos peaje: justificados. Exentos en su totalidad 28 euros.
- Gastos parking: justificados. Exentos 100 euros (20 euros * 5 noches)
- Gastos alojamiento: Al realizar la reserva del hotel la empresa e ir esta factura a nombre de la misma no estaría exento de tributación para D.Luis el gasto del importe del hotel, por la sencilla razón que debe entenderse que ha sido pagada por la empresa.
Total gastos exentos viaje Barcelona: 555,9 euros
INGRESOS ÍNTEGROS FISCALMENTE COMPUTABLES: (7.150 –(3.978,5 + 555,9))= 2.615,6
Conclusión
En conclusión, comprender y aplicar correctamente la normativa sobre dietas en el IRPF es esencial tanto para empresas como para trabajadores. Mantener un registro detallado y preciso de los gastos de locomoción, manutención, y estancia asegura que se aprovechen al máximo las exenciones fiscales permitidas, evitando problemas con la Administración Tributaria.
Justificar adecuadamente los gastos con facturas y recibos es clave para cumplir con las directrices legales y optimizar la carga tributaria. Estar actualizado sobre las modificaciones legislativas, como los cambios en los límites de exención, permite ajustar las prácticas fiscales de manera eficiente y evitar sorpresas en la declaración de la renta.
En definitiva, una correcta gestión de las dietas no solo facilita el cumplimiento legal, sino que también mejora la transparencia y eficiencia en la administración de los recursos laborales. La planificación y el conocimiento detallado de estas normas contribuyen a una optimización fiscal efectiva y a una mayor tranquilidad en el manejo de las finanzas laborales.
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SOBRE EL AUTOR: JUAN FRANCISCO DEFEZ GÓMEZ
Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributación por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado nº 581. Titular de la asesoría Defez Asesores, desde el año 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.
Coautora: María Mena Esteban
Graduada en Economía por la Universidad de Valencia y máster en Tributación impartido por el Colegio Oficial de Economistas de Valencia.