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En un anterior post, comentamos algunos de los errores t铆picos que hacen los aut贸nomos cuando cumplimentan sus obligaciones tributarias.

Aqu铆 os traemos un ejemplo real, caso pr谩ctico de c贸mo act煤a la Administraci贸n cuando recaba informaci贸n al contribuyente.

En este ejemplo os incluimos anotaciones que os van a servir en la ayuda de vuestra defensa, y sobre todo os van a indicar qu茅 es lo que persigue la administraci贸n cuando se realiza una Inspecci贸n de Hacienda a Aut贸nomos.

C贸mo debe actuar el aut贸nomo ante un requerimiento de la AEAT.

NOTA: el texto en color morado es el escrito del requerimiento. Iremos haciendo comentarios seg煤n veamos conveniente hacerlo.

Veamos el siguiente caso:

Caso pr谩ctico de requirimiento de Hacienda a un aut贸nomo en Espa帽a

REQUERIMIENTO: XXX

IDENTIFICACI脫N DEL DOCUMENTO: XXX

N.I.F.: XXX

Referencia: XXX

Concepto tributario: Impuesto sobre la Renta de las Personas F铆sicas

Ejercicio: 2021

ACUERDO

En relaci贸n con su declaraci贸n anual del Impuesto sobre la Renta de las Personas F铆sicas,

correspondiente al ejercicio 2021, se han detectado ciertas incidencias, para cuya subsanaci贸n .3 [鈥

Todos los comentarios que ver谩s son de nuestro experto asesor fiscal para aut贸nomos.

Si necesitas asesoramiento, puedes rellenar el formulario que encontrar谩s al final.

As铆 empiezan siempre las cartas de la AEAT que hace referencia a ciertas incidencias, pero en ning煤n caso te las muestra. Es la excusa perfecta para iniciar un procedimiento de comprobaci贸n limitada; en este supuesto se referir谩n a las actividades econ贸micas:

Apartado de aportaci贸n de facturas y dem谩s documentos

[…] y para realizar actuaciones de comprobaci贸n limitada, al amparo y con los efectos previstos en la Ley General Tributaria, deber谩 aportar:

-Deber谩 aportar las facturas o documentos equivalentes de ingresos, gastos y bienes de inversi贸n que hayan sido objeto de registro en los libros aportados, debidamente numerados y ordenados seg煤n los apuntes registrales.

Aqu铆 estar铆an pidiendo los documentos que hayan justificado los ingresos, gastos y bienes de inversi贸n.

Respecto a los ingresos, verificar que todas las facturas son correlativas, y llevan nuestros datos de identificaci贸n fiscal y los del cliente, para evitar incumplimientos del Reglamento de Facturaci贸n

respecto a los gastos; comprobar que tenemos factura completa de todo, con datos de identificaci贸n del remitente, as铆 como los nuestros, incluido nuestro NIF y que el IVA est谩 convenientemente desglosado.

Si hab茅is hecho la tonter铆a de meter los tickets, sabed que al 90% no ser谩n deducibles porque no identifican que seas t煤 quien haya realizado ese gasto. Si lo has pagado con tarjeta de cr茅dito, anexiona la tarjeta de cr茅dito (justificante), o bien el extracto del banco donde aparezca dicho cargo, para demostrar que el gasto lo has pagado t煤.

Como sea en efectivo, te puedes ir olvidando鈥

Por cierto, tienes que numerar las facturas, con un n煤mero manual, que es el que va a coincidir con el n煤mero que pones en el libro de ingresos. Es un n煤mero de orden que puede ser distinto al n煤mero de factura.

Esto se hace porque as铆 cuando el funcionario est谩 revisando el libro de facturas, si hay alguna que 鈥渘o le gusta鈥, r谩pidamente puede localizar la factura que es.

Respecto al libro de inversi贸n, es un libro que se hace normalmente en Excel, en el que se deben de incluir todos los elementos afectos a la actividad econ贸mica.

Si, por ejemplo, he decidido que tengo un coche afecto a la actividad econ贸mica, ese coche tiene que estar en el libro registro de bienes de inversi贸n, pues en otro caso, al no constar en tu contabilidad, no tendr谩s derecho a deducir gasto alguno.

Luego, en otro apartado de este caso de requerimiento lo vamos a contemplar con mayor profundidad.

En resumen, le aportamos todos los justificantes de ingresos: por un lado, en un libro pdf, y por otro el de gastos; y por otro el de bienes de inversi贸n.

Aportaci贸n de justificantes

Deber谩 aportar el justificante de las anotaciones del libro registro de gastos, aunque por su naturaleza no est茅n sujetos al Impuesto sobre el Valor A帽adido (n贸minas, documentos de cotizaci贸n a la Seguridad Social, TCS, RETA, primas de seguro…).

Aqu铆 lo que os quieren indicar es que tenemos que aportar todos los justificantes, aunque no lleven IVA. 聽En este caso, las n贸minas, el coste de la seguridad social, el justificante bancario del pago del aut贸nomo, los justificantes de los pagos de los seguros, etc.

Igualmente los numeramos y los ordenados, pueden estar englobados en el libro de gastos.

聽Aportaci贸n

En caso de deducir gastos financieros, adem谩s del justificante, deber谩 acreditar su vinculaci贸n con la financiaci贸n de las actividades econ贸micas o de sus elementos del activo.

Por supuesto, no te van a dejar deducir el recibo de la hipoteca de la casa, salvo que podamos indicar que est谩 afecta parcialmente en un determinado porcentaje, o cualquier otro recibo de financiaci贸n para uso particular, como puede ser el recibo de financiaci贸n del coche que le he comprado a mi hijo.

Tienes que acreditar que ese cr茅dito o esa p贸liza es para tu negocio. En el caso del aut贸nomo, es complejo salvo que tengas tu cuenta bancaria exclusiva para el negocio, lo que realmente es una obligaci贸n, y as铆 puedas acreditar que todos los gastos e ingresos que hay en esa cuenta son del negocio.

En caso de deducir gastos de primas de seguros, adem谩s del justificante, deber谩 poder identificarse el concepto de la p贸liza para vincularla a la actividad, o en su defecto, aportar copia de la misma.

Normalmente en el libro de registro de gastos, puedes poner el n煤mero de la p贸liza, y luego indicar en la descripci贸n que corresponde al seguro de lo que sea.

Recordad:

  1. Los seguros de asistencia m茅dica tienen una limitaci贸n de 500,00鈧 por contribuyente; el exceso te lo rechazar谩n de forma sistem谩tica.
  2. Un seguro de vida, seg煤n algunas entidades aseguradoras ser铆a deducible en su totalidad, seg煤n otras, solo con el l铆mite de 500,00鈧 y seg煤n Hacienda, ser谩 dependiendo del humor en que se encuentre el funcionario ese d铆a, pues he visto de todo.
  3. El seguro del coche, que no puedo acreditar que est谩 afecto exclusivamente a la actividad (no sirve que tenga dos coches), pues no puedo ponerlo.
  4. El seguro de la casa. Solo proporcional a los metros que utilice, si realmente trabajo en casa, en otro caso, nada.

Apartado de amortizaci贸n, en caso de existir

En caso de deducir dotaci贸n para la amortizaci贸n del inmovilizado, deber谩 aportar las facturas del libro registro de bienes de inversi贸n por las que se aplica el gasto, aunque hubieran sido adquiridas en un ejercicio anterior al de esta comprobaci贸n, el cuadro de amortizaci贸n para comprobar el importe, la calificaci贸n de los bienes que registra en el libro de bienes de inversi贸n, el porcentaje aplicado y el importe resultante en el ejercicio, la cantidad amortizada a 31-12 y la pendiente de amortizar.

Aqu铆, la administraci贸n en base al libro registro, quiere ver que hay谩is aplicado correctamente los coeficientes de amortizaci贸n, que los activos de los que hemos deducido la amortizaci贸n est谩n efectivamente contabilizados.

Recordad que los aut贸nomos como Pymes pueden amortizar aceleradamente hasta el doble del coeficiente m谩ximo de amortizaci贸n (Art. 105 LIS), sin que sea necesaria la inscripci贸n contable de la diferencia en exceso.

Todos los datos que piden forman parte del libro registro de bienes de inversi贸n, y la l铆nea correspondiente a las amortizaciones la habremos trasladado al libro de gastos.

Aportaci贸n aclaraciones pertinentes

Junto con los justificantes del gasto, en aquellos casos que lo considere conveniente, deber谩 aportar el documento o aclaraci贸n pertinente que acredite o establezca la vinculaci贸n del gasto con el desarrollo de la actividad econ贸mica.

En el supuesto de deducir cuotas de ‘renting’ o ‘leasing’, deber谩 aportar el contrato que permita identificar el bien objeto de arrendamiento y su vinculaci贸n con la actividad.

ATENCION:

Es habitual que busquen los elementos que est谩n en renting o en leasing, para 鈥渢rincarlos鈥 y eliminarte el gasto si lo has aplicado, si se trata de un veh铆culo. Normalmente las cuotas satisfechas las tendr谩s en la columna de alquileres.

Apartado espec铆fico de veh铆culos

En caso de que figure en su libro registro de bienes de inversi贸n alg煤n veh铆culo, deber谩 acreditar la afectaci贸n exclusiva del mismo a la actividad econ贸mica por cualquier medio de prueba admitido en derecho.

Y aqu铆 est谩 lo m谩s importante: el veh铆culo. Ya hemos topado con la madre superiora.

Dicen cualquier medio de prueba en derecho, pero luego, a nivel de la AEAT, no hay ning煤n medio de prueba que les satisfaga. Puedes tener dos veh铆culos, tres, lo que quieras, va a ser muy complicado.

Si dices que tienes dos veh铆culos, te dir谩n que no es un indicio, porque puede ser usado por otra persona de tu entorno familiar.

No puedes llevar un notario debajo del brazo que te d茅 fe que lo est谩s utilizando exclusivamente. Quiz谩s puedas acreditar que el veh铆culo duerme en el domicilio de la empresa, por ejemplo, suponiendo que tengas un local comercial. Pero insisto, es una prueba diab贸lica, y pr谩cticamente en el requerimiento no se admite, salvo en algunos supuestos muy concretos, como agentes comerciales, transporte de mercanc铆as, o veh铆culos para la ense帽anza de autoescuela, o para pruebas y ensayos.

Apartado de aclaraci贸n considerada necesaria para comprobaci贸n de rendimiento de actividad

En el supuesto de considerar necesaria alguna aclaraci贸n relevante para la聽 comprobaci贸n del rendimiento de la actividad, deber谩 aportar un escrito explicativo de dicha circunstancia.

Registro o documentos equivalentes en que figuren consignados los datos relativos a las partidas que determinen el rendimiento neto de su actividad.

聽El contribuyente declara ejercer la actividad de agente comercial, englobada en el ep铆grafe 511 del IAE, por ello se requiere la siguiente documentaci贸n:

– Contratos de agencia.

– Albaranes, notas de trabajo o cualquier otra documentaci贸n que permita conocer con detalles los servicios prestados.

– Relaci贸n de comisiones establecida seg煤n el art铆culo 15 de la Ley 12/1992 de Contrato de Agencia.

– Acreditar el territorio de desarrollo de su actividad.

驴Por qu茅 piden esto? B谩sicamente el agente comercial colegiado, tiene una presunci贸n a su favor que le otorga la ley de IRPF, en la medida que demuestre que se dedica a esa actividad y no a otra, puede deducir todos los gastos del veh铆culo, sin tener que acreditar nada (se considera ya de por s铆 que est谩 afecto a la actividad).

Por ello, recordad que lo tenemos que tener inscrito en el libro registro de Bienes de Inversi贸n, y que tenemos que tener la documentaci贸n que nos piden: contrato de agencia, as铆 como fichas de desplazamiento a los clientes, justificantes de comidas en los desplazamientos, hojas de pedido o encargo, etc.; todo lo que podamos para acreditar que nos dedicamos a eso, a lo que dice el contrato de agencia, no que nos dedicamos a fabricar ordenadores, sino que nos dedicamos a la actividad de promoci贸n y comercializaci贸n de ventas.

Apartado de explicaci贸n de requerimiento final

Por ello se acuerda realizar este requerimiento con el fin de que proceda a subsanar las citadas incidencias.

La presente comunicaci贸n se lleva a cabo en el curso del procedimiento de comprobaci贸n limitada que se encuentra en tramitaci贸n en relaci贸n con el concepto y ejercicio mencionados.

El alcance de este procedimiento se circunscribe a la revisi贸n y comprobaci贸n de las incidencias observadas en los datos declarados, seg煤n se le comunic贸 en el acuerdo de iniciaci贸n del procedimiento y, en su caso, en requerimientos o diligencias efectuados en el transcurso del mismo, procedi茅ndose ahora a ampliar dicho alcance en los siguientes extremos:

Constatar que el contribuyente est茅 en posesi贸n de las facturas o documentos que justifiquen los gastos de actividades econ贸micas consignados en la declaraci贸n y que 茅stos cumplen los requisitos formales exigidos por la normativa.

El contribuyente debe tener las facturas en su poder.

Comprobar que los gastos declarados cumplen los requisitos de registro, imputaci贸n, justificaci贸n y correlaci贸n con la obtenci贸n de los ingresos y, por tanto, el cumplimiento de los requisitos sustantivos o materiales necesarios para la deducci贸n de dichos gastos.

Debemos de cumplir con la normativa en IRPF, que sean afectos a la actividad, y que est茅n debidamente contabilizados (anotados en los libros registro).

Comprobar la afectaci贸n exclusiva de los elementos patrimoniales al ejercicio de la actividad y la deducibilidad de los gastos relacionados con los mismos.

Para afectaci贸n exclusiva deben de estar incluidos en los libros de bienes de inversi贸n, y poder demostrar con conocimiento l贸gico que se trata de elementos afectos a la actividad.

Ejemplo:聽 芦Soy arquitecto, y tengo una mesa de dibujo en mi despacho禄.

Parece razonable que est茅 afecto a la actividad.

Ejemplo: 芦Soy arquitecto, y tengo un televisor en mi despacho禄.

En principio, podr铆a decirte qu茅 pinta el televisor en el despacho, pero mira, lo mismo resulta que lo tienes como monitor, conectado a un ordenador port谩til, y te sirve para ver bien los planos y que utilizas un programa 3D. Bueno, entonces parece que s铆 que es deducible.

En resumen, lo que quiero es que teng谩is coherencia con lo que hac茅is. Si pretend茅is deducir gastos que no son, y estos son muy abultados, al final habr谩 gastos que siendo justificados os los rechazar谩n porque ya est谩n viendo que met茅is como gasto cualquier cosa.