En un anterior post, comentamos algunos de los errores típicos que hacen los autónomos cuando cumplimentan sus obligaciones tributarias.
Aquí os traemos un ejemplo real, caso práctico de cómo actúa la Administración cuando recaba información al contribuyente.
En este ejemplo os incluimos anotaciones que os van a servir en la ayuda de vuestra defensa, y sobre todo os van a indicar qué es lo que persigue la administración cuando se realiza una Inspección de Hacienda a Autónomos.
Cómo debe actuar el autónomo ante un requerimiento de la AEAT.
NOTA: el texto en color morado es el escrito del requerimiento. Iremos haciendo comentarios según veamos conveniente hacerlo.
Veamos el siguiente caso:
Caso práctico de requirimiento de Hacienda a un autónomo en España
REQUERIMIENTO: XXX
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: XXX
N.I.F.: XXX
Referencia: XXX
Concepto tributario: Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Ejercicio: 2021
ACUERDO
En relación con su declaración anual del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas,
correspondiente al ejercicio 2021, se han detectado ciertas incidencias, para cuya subsanación .3 […]
Todos los comentarios que verás son de nuestro experto asesor fiscal para autónomos.
Si necesitas asesoramiento, puedes rellenar el formulario que encontrarás al final.
Así empiezan siempre las cartas de la AEAT que hace referencia a ciertas incidencias, pero en ningún caso te las muestra. Es la excusa perfecta para iniciar un procedimiento de comprobación limitada; en este supuesto se referirán a las actividades económicas:
Apartado de aportación de facturas y demás documentos
[…] y para realizar actuaciones de comprobación limitada, al amparo y con los efectos previstos en la Ley General Tributaria, deberá aportar:
-Deberá aportar las facturas o documentos equivalentes de ingresos, gastos y bienes de inversión que hayan sido objeto de registro en los libros aportados, debidamente numerados y ordenados según los apuntes registrales.
Aquí estarían pidiendo los documentos que hayan justificado los ingresos, gastos y bienes de inversión.
Respecto a los ingresos, verificar que todas las facturas son correlativas, y llevan nuestros datos de identificación fiscal y los del cliente, para evitar incumplimientos del Reglamento de Facturación
respecto a los gastos; comprobar que tenemos factura completa de todo, con datos de identificación del remitente, así como los nuestros, incluido nuestro NIF y que el IVA está convenientemente desglosado.
Si habéis hecho la tontería de meter los tickets, sabed que al 90% no serán deducibles porque no identifican que seas tú quien haya realizado ese gasto. Si lo has pagado con tarjeta de crédito, anexiona la tarjeta de crédito (justificante), o bien el extracto del banco donde aparezca dicho cargo, para demostrar que el gasto lo has pagado tú.
Como sea en efectivo, te puedes ir olvidando…
Por cierto, tienes que numerar las facturas, con un número manual, que es el que va a coincidir con el número que pones en el libro de ingresos. Es un número de orden que puede ser distinto al número de factura.
Esto se hace porque así cuando el funcionario está revisando el libro de facturas, si hay alguna que “no le gusta”, rápidamente puede localizar la factura que es.
Respecto al libro de inversión, es un libro que se hace normalmente en Excel, en el que se deben de incluir todos los elementos afectos a la actividad económica.
Si, por ejemplo, he decidido que tengo un coche afecto a la actividad económica, ese coche tiene que estar en el libro registro de bienes de inversión, pues en otro caso, al no constar en tu contabilidad, no tendrás derecho a deducir gasto alguno.
Luego, en otro apartado de este caso de requerimiento lo vamos a contemplar con mayor profundidad.
En resumen, le aportamos todos los justificantes de ingresos: por un lado, en un libro pdf, y por otro el de gastos; y por otro el de bienes de inversión.
Aportación de justificantes
Deberá aportar el justificante de las anotaciones del libro registro de gastos, aunque por su naturaleza no estén sujetos al Impuesto sobre el Valor Añadido (nóminas, documentos de cotización a la Seguridad Social, TCS, RETA, primas de seguro…).
Aquí lo que os quieren indicar es que tenemos que aportar todos los justificantes, aunque no lleven IVA. En este caso, las nóminas, el coste de la seguridad social, el justificante bancario del pago del autónomo, los justificantes de los pagos de los seguros, etc.
Igualmente los numeramos y los ordenados, pueden estar englobados en el libro de gastos.
Aportación
En caso de deducir gastos financieros, además del justificante, deberá acreditar su vinculación con la financiación de las actividades económicas o de sus elementos del activo.
Por supuesto, no te van a dejar deducir el recibo de la hipoteca de la casa, salvo que podamos indicar que está afecta parcialmente en un determinado porcentaje, o cualquier otro recibo de financiación para uso particular, como puede ser el recibo de financiación del coche que le he comprado a mi hijo.
Tienes que acreditar que ese crédito o esa póliza es para tu negocio. En el caso del autónomo, es complejo salvo que tengas tu cuenta bancaria exclusiva para el negocio, lo que realmente es una obligación, y así puedas acreditar que todos los gastos e ingresos que hay en esa cuenta son del negocio.
En caso de deducir gastos de primas de seguros, además del justificante, deberá poder identificarse el concepto de la póliza para vincularla a la actividad, o en su defecto, aportar copia de la misma.
Normalmente en el libro de registro de gastos, puedes poner el número de la póliza, y luego indicar en la descripción que corresponde al seguro de lo que sea.
Recordad:
- Los seguros de asistencia médica tienen una limitación de 500,00€ por contribuyente; el exceso te lo rechazarán de forma sistemática.
- Un seguro de vida, según algunas entidades aseguradoras sería deducible en su totalidad, según otras, solo con el límite de 500,00€ y según Hacienda, será dependiendo del humor en que se encuentre el funcionario ese día, pues he visto de todo.
- El seguro del coche, que no puedo acreditar que está afecto exclusivamente a la actividad (no sirve que tenga dos coches), pues no puedo ponerlo.
- El seguro de la casa. Solo proporcional a los metros que utilice, si realmente trabajo en casa, en otro caso, nada.
Apartado de amortización, en caso de existir
En caso de deducir dotación para la amortización del inmovilizado, deberá aportar las facturas del libro registro de bienes de inversión por las que se aplica el gasto, aunque hubieran sido adquiridas en un ejercicio anterior al de esta comprobación, el cuadro de amortización para comprobar el importe, la calificación de los bienes que registra en el libro de bienes de inversión, el porcentaje aplicado y el importe resultante en el ejercicio, la cantidad amortizada a 31-12 y la pendiente de amortizar.
Aquí, la administración en base al libro registro, quiere ver que hayáis aplicado correctamente los coeficientes de amortización, que los activos de los que hemos deducido la amortización están efectivamente contabilizados.
Recordad que los autónomos como Pymes pueden amortizar aceleradamente hasta el doble del coeficiente máximo de amortización (Art. 105 LIS), sin que sea necesaria la inscripción contable de la diferencia en exceso.
Todos los datos que piden forman parte del libro registro de bienes de inversión, y la línea correspondiente a las amortizaciones la habremos trasladado al libro de gastos.
Aportación aclaraciones pertinentes
Junto con los justificantes del gasto, en aquellos casos que lo considere conveniente, deberá aportar el documento o aclaración pertinente que acredite o establezca la vinculación del gasto con el desarrollo de la actividad económica.
En el supuesto de deducir cuotas de ‘renting’ o ‘leasing’, deberá aportar el contrato que permita identificar el bien objeto de arrendamiento y su vinculación con la actividad.
ATENCION:
Es habitual que busquen los elementos que están en renting o en leasing, para “trincarlos” y eliminarte el gasto si lo has aplicado, si se trata de un vehículo. Normalmente las cuotas satisfechas las tendrás en la columna de alquileres.
Apartado específico de vehículos
En caso de que figure en su libro registro de bienes de inversión algún vehículo, deberá acreditar la afectación exclusiva del mismo a la actividad económica por cualquier medio de prueba admitido en derecho.
Y aquí está lo más importante: el vehículo. Ya hemos topado con la madre superiora.
Dicen cualquier medio de prueba en derecho, pero luego, a nivel de la AEAT, no hay ningún medio de prueba que les satisfaga. Puedes tener dos vehículos, tres, lo que quieras, va a ser muy complicado.
Si dices que tienes dos vehículos, te dirán que no es un indicio, porque puede ser usado por otra persona de tu entorno familiar.
No puedes llevar un notario debajo del brazo que te dé fe que lo estás utilizando exclusivamente. Quizás puedas acreditar que el vehículo duerme en el domicilio de la empresa, por ejemplo, suponiendo que tengas un local comercial. Pero insisto, es una prueba diabólica, y prácticamente en el requerimiento no se admite, salvo en algunos supuestos muy concretos, como agentes comerciales, transporte de mercancías, o vehículos para la enseñanza de autoescuela, o para pruebas y ensayos.
Apartado de aclaración considerada necesaria para comprobación de rendimiento de actividad
En el supuesto de considerar necesaria alguna aclaración relevante para la comprobación del rendimiento de la actividad, deberá aportar un escrito explicativo de dicha circunstancia.
Registro o documentos equivalentes en que figuren consignados los datos relativos a las partidas que determinen el rendimiento neto de su actividad.
El contribuyente declara ejercer la actividad de agente comercial, englobada en el epígrafe 511 del IAE, por ello se requiere la siguiente documentación:
– Contratos de agencia.
– Albaranes, notas de trabajo o cualquier otra documentación que permita conocer con detalles los servicios prestados.
– Relación de comisiones establecida según el artículo 15 de la Ley 12/1992 de Contrato de Agencia.
– Acreditar el territorio de desarrollo de su actividad.
¿Por qué piden esto? Básicamente el agente comercial colegiado, tiene una presunción a su favor que le otorga la ley de IRPF, en la medida que demuestre que se dedica a esa actividad y no a otra, puede deducir todos los gastos del vehículo, sin tener que acreditar nada (se considera ya de por sí que está afecto a la actividad).
Por ello, recordad que lo tenemos que tener inscrito en el libro registro de Bienes de Inversión, y que tenemos que tener la documentación que nos piden: contrato de agencia, así como fichas de desplazamiento a los clientes, justificantes de comidas en los desplazamientos, hojas de pedido o encargo, etc.; todo lo que podamos para acreditar que nos dedicamos a eso, a lo que dice el contrato de agencia, no que nos dedicamos a fabricar ordenadores, sino que nos dedicamos a la actividad de promoción y comercialización de ventas.
Apartado de explicación de requerimiento final
Por ello se acuerda realizar este requerimiento con el fin de que proceda a subsanar las citadas incidencias.
La presente comunicación se lleva a cabo en el curso del procedimiento de comprobación limitada que se encuentra en tramitación en relación con el concepto y ejercicio mencionados.
El alcance de este procedimiento se circunscribe a la revisión y comprobación de las incidencias observadas en los datos declarados, según se le comunicó en el acuerdo de iniciación del procedimiento y, en su caso, en requerimientos o diligencias efectuados en el transcurso del mismo, procediéndose ahora a ampliar dicho alcance en los siguientes extremos:
Constatar que el contribuyente esté en posesión de las facturas o documentos que justifiquen los gastos de actividades económicas consignados en la declaración y que éstos cumplen los requisitos formales exigidos por la normativa.
El contribuyente debe tener las facturas en su poder.
Comprobar que los gastos declarados cumplen los requisitos de registro, imputación, justificación y correlación con la obtención de los ingresos y, por tanto, el cumplimiento de los requisitos sustantivos o materiales necesarios para la deducción de dichos gastos.
Debemos de cumplir con la normativa en IRPF, que sean afectos a la actividad, y que estén debidamente contabilizados (anotados en los libros registro).
Comprobar la afectación exclusiva de los elementos patrimoniales al ejercicio de la actividad y la deducibilidad de los gastos relacionados con los mismos.
Para afectación exclusiva deben de estar incluidos en los libros de bienes de inversión, y poder demostrar con conocimiento lógico que se trata de elementos afectos a la actividad.
Ejemplo: «Soy arquitecto, y tengo una mesa de dibujo en mi despacho».
Parece razonable que esté afecto a la actividad.
Ejemplo: «Soy arquitecto, y tengo un televisor en mi despacho».
En principio, podría decirte qué pinta el televisor en el despacho, pero mira, lo mismo resulta que lo tienes como monitor, conectado a un ordenador portátil, y te sirve para ver bien los planos y que utilizas un programa 3D. Bueno, entonces parece que sí que es deducible.
En resumen, lo que quiero es que tengáis coherencia con lo que hacéis. Si pretendéis deducir gastos que no son, y estos son muy abultados, al final habrá gastos que siendo justificados os los rechazarán porque ya están viendo que metéis como gasto cualquier cosa.