3 inspecciones que evitamos con un buen cierre trimestral (aprendizajes)

¿Por qué el cierre trimestral evita inspecciones?

Porque la AEAT cruza automáticamente tus modelos, libros IVA/SII, certificados y los datos de tus contrapartes. Si el cierre trimestral detecta y corrige las incoherencias antes de presentar, no hay alertas ni requerimientos.

¿Qué tres inspecciones evitamos gracias a un buen cierre?

Intracomunitarias sin 349

Detectamos entregas/adquisiciones UE declaradas en el 303 pero sin reflejo en el 349. Se verificó NIF-IVA UE en VIES, se regularizó 349 y se ajustaron bases para cuadrar con el 303.

Retenciones 111 vs certificados/190

Las bases y retenciones de profesionales no coincidían con los certificados emitidos. Se conciliaron facturas/retenciones y se corrigieron devengos antes del 111 y del 190.

Atención:  El total del 190 no tiene porque coincidir con el total de las bases del modelo 111, porque hay una serie de conceptos que SI van en el modelo 190 y no van en el modelo 111.

A título de ejemplo: Las percepciones en especie de seguro de accidentes, porque se considera retribución no sujeta para el trabajador y por tanto no aparece en el modelo 111, lo usual es es que aparezca en el modelo 190 en la clave L25.

Otro ejemplo son las indemnizaciones por despido, que al no estar sujetas en IRPF hasta el máximo legal según el ET, no se computan en el modelo 111.

Y terminamos con otro ejemplo que sería las dietas y kilometraje exceptuados de gravamen por normativa de IRPF cuando se produce un desplazamiento fuera del lugar de trabajo y el domicilio habitual de la empresa.

Por lo tanto, lo que queremos tener un check-list sería de determinadas percepciones. Por ejemplo, la retribución mensual dineraria (que debe coincidir con clave A)  y las retribuciones en especie.

También es cierto que, si que debemos de contrastar el modelo 190 con el subgrupo 64 de contabilidad, donde realmente tendremos todos los rendimientos del trabajo, salvo que la empresa haya decidido utilizar la cuenta 629 (otros servicios) para recoger, por ejemplo las dietas, en ese caso habría un descuadre con el total del 190.

Diferencias 303 ↔ 390 por rectificativas y prorrata

Las rectificativas y la prorrata no estaban bien aplicadas en algunos trimestres. Se recalculó prorrata, se integraron rectificativas y se alineó el 390 con los 303 trimestrales.

¿Qué debe incluir un cierre preventivo cada trimestre?

• Conciliación bancaria del periodo.
• Revisión 303 con libros IVA (ventas, compras, rectificativas, prorrata).
• Verificación VIES y cuadre 303 ↔ 349.
• 111 y 115 conciliados con nóminas/contratos/certificados (190/180).
• 130/131 coherentes con ingresos/gastos y con el 303 si procede.
• Evidencias documentales guardadas (contratos, CMR/albaranes, facturas y cobros/pagos).

Señales de riesgo de inspección

• 303 con saltos anómalos de bases/cuotas sin documentación.
• 349 sin movimiento pese a ventas/compras UE.
• 111/115 que no casan con bancos ni certificados.
• Libros atrasados o conciliación bancaria incompleta.
• Rectificativas sin soporte o prorrata ausente.

Checklist rápido antes de presentar

• 303 = libros IVA (incluye rectificativas y prorrata)
• 303 = 349 (y VIES validado)
• 111 = certificados y 190  |  115 = 180
• 130/131 coherentes con facturación y gastos
• Conciliación bancaria al día y evidencias guardadas
• Cambios de criterio documentados

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Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto conviene hacer el cierre preventivo?

Trimestralmente y, si el volumen es alto, con pre-cierres mensuales.

¿Qué documentación debo conservar para defender el IVA?

Facturas completas, contratos, CMR/albaranes, justificantes de cobro/pago y verificación VIES en UE.

¿Se puede corregir un trimestre ya presentado?

Sí, mediante complementaria o rectificación, según sea importe a ingresar o importe a devolver. Actualmente se consideran todas de carácter rectificativo, pero hasta hace muy poco no se podía hacer una rectificativa para añadir más IVA, dado que se puede deducir en los trimestres o meses siguientes, hasta un plazo de cuatro años del devengo. Ahora se puede incluir en el mismo trimestre o mes del devengo si la había olvidado, pero la administración tributaria te puede requerir que justifiques el importe, por lo que, si no es absolutamente esencial (para evitar, por ejemplo, luego una devolución de IVA), podemos seguir deduciendo en los meses o trimestres siguientes. Obviamente, lo mejor es detectar antes del envío.

¿Qué impacto tiene Veri*factu?

Obliga a consistencia entre facturación y libros; refuerza la trazabilidad y reduce errores. Aspectos a considerar aquí, que van a modificar algunas costumbres son:

1. Si te equivocas en el código de cliente, te va a tocar hacer otra nueva factura rectificativa para corregir el error.
2. Ya no sirve “romper” la factura y hacer otra vez la misma con el mismo número pero con un importe diferente.