Seguro que conoces el concepto de “factura electrónica” y es que, como es normal con la digitalización, las facturas también pasen a formato digital.
Hace poquito se aprobó la Ley Crece y Crece y, entre otras cosas, obligará a implementar este tipo de facturas en las empresas a partir de 2023. Por eso, queremos presentarte este artículo y explicarte todo lo que necesitas saber de la factura electrónica.
Ojo, hay una pequeña excepción: de momento no será obligatorio para el cliente final.
Requisitos que cumplir en la factura electrónica
Hablamos en definitiva de una factura, por lo que es lógico que deba contener lo mismo que una factura en papel. Hasta aquí todo es igual.
Como hablamos de algo digital, pueden existir muchos tipos de trampas, por lo que hay que garantizar la autenticidad de la factura electrónica. ¿Cómo? La legislación nos va algunos procedimientos:
- Mediante firma electrónica. Generas la factura y la firmas electrónicamente.
- Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
- Medios validados por la AEAT.
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¿Puedo pasar una factura en papel a digital?
Sí, pero es necesario el proceso de Digitalización Certificada. Básicamente significa convertir la imagen de la factura en papel en un documento digital en formato estándar (PDF, JPEG, etc.).
Debe haber 1 documento por cada factura y es necesario que este proceso se haga de manera automática.
Una vez se tiene este archivo, faltan los metadatos de la factura. Hablamos básicamente de cosas como:
- Referencia identificativa de la homologación.
- Nombre del software de digitalización.
- Versión del software.
Todo estos metadatos se recogen en un formato XMP.
Obviamente, también será necesario que la factura tenga un mínimo de píxeles para que sea aceptable y fiel reflejo de la factura en papel (unos 200ppp).
Acceso a las facturas electrónicas
Claro, es necesario que estén en “algún sitio” para poder acceder a ellas. La ley que mencionábamos antes comenta:
- Las empresas deben facilitar el acceso a los destinatarios de estas facturas para verlas, descargarlas e imprimirlas.
- Mantener ese acceso mínimo 4 años, aunque ya no tengan relación comercial.
Los emisores de las facturas deben organizarse para tener una base de datos documental segura, cumpliendo también con las obligaciones contables (libro registros de facturas, por ejemplo).
¿Merece la pena la facturación electrónica?
Todo lo que tiene que ver con digitalizar, generalmente, sí trae consigo ventajas. Y este caso no es la excepción:
- Acceso a confirmings con la entidad bancaria.
- Procesos administrativos más eficaces e inmediatez y seguridad en envíos de facturas.
- Mayor seguridad frente a fraudes en facturas.
- Ahorro económico en material de oficina (papel, sellos, impresión, etc.).
- Sostenibilidad medioambiental.
Esperamos que os haya sido útil este artículo. Siempre podéis escribirnos o rellenar el formulario que aparece a continuación por si tenéis alguna duda y queréis contactarnos.
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