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Artículo actualizado el 13/09/2021 por Defez Asesores.

En este post vamos a hablar de las facturas proforma, que es un concepto bastante mal utilizado, e intentaremos eliminar cualquier duda sobre su utilización, su validez legal, su contenido y cuando debemos de utilizarlas.

¬ŅQu√© es una factura proforma y cu√°l es su validez legal?

Empecemos por lo √ļltimo, para disipar cualquier duda, qu√© no os cuenten pel√≠culas:¬† Las facturas proforma NO TIENEN NINGUNA VALIDEZ LEGAL NI FISCAL, frente a organismos p√ļblicos y particularmente frente a Hacienda.

Es posible que alguien pueda alegar que la DGT en su resolución V-2825-17 de 02-11-2017 dice que es válida, SI CUMPLE CON LOS REQUISITOS FORMALES DE LAS FACTURAS.  Por lo tanto, en ese caso NO nos encontramos ante una factura proforma por mucho que así lo ponga en el título, sino que nos encontramos ante una factura.  Pero para ello deberemos también de acreditar que los servicios o mercancías que aparezcan allí descritos han sido realizados o las mercancías han sido entregadas.

Y esto es as√≠, porque ya hace alg√ļn tiempo que la factura ha dejado de ser un documento insustituible para demostrar la realizaci√≥n de un gasto, es un documento que podemos considerar cualificado por excelencia, pero debe de ir acompa√Īado de otros, como, por ejemplo, documentos de pago, o albaranes de entrega de mercanc√≠as, que puedan acreditar la realidad de la operaci√≥n.

Pues entonces, si para una factura completa, de acuerdo a nuestro Reglamento de Facturación ya le pedimos todas esas cosas, entonces razón de más para que desconfiemos de las facturas proforma.

El documento que nos permite la deducibilidad del gasto, llamado factura, siempre ha sido muy formal a efectos del IVA, pero como consecuencia de sentencias del Tribunal Superior de Justicia Europeo, todo esto se ha suavizado bastante en los √ļltimos a√Īos, y se han admitido como documento a efectos de deducci√≥n del IVA, incluso una escritura p√ļblica, d√≥nde constaban todos los datos esenciales para la determinaci√≥n de las cuotas y identificaci√≥n de los sujetos intervinientes en la operaci√≥n.

En otras palabras, supongamos que tenemos un albar√°n debidamente valorado, con todos los datos de identificaci√≥n tanto del expedidor como del destinatario. ¬ŅPuede ser √©ste el documento que acredite la deducci√≥n del IVA? Pues entendemos que SI, dado que el albar√°n si est√° debidamente firmado probar√° la entrega y tenemos tambi√©n reflejados en el mismo todos los datos necesarios para identificar la base imponible, la cuota y los sujetos intervinientes.

 Concepto de factura proforma

Es un documento que supone una carta de intenciones, un compromiso de vender unas mercancías o prestar un servicio bajo ciertas condiciones.

En las mismas se muestran los detalles de una futura actividad comercial. Se emiten como un acuerdo comercial y constituyen una especie de borrador de la factura final.

Las facturas proforma son muy similares a documentos como presupuestos o propuestas o Notas de Pedido, todo va a depender del contenido de las mismas.

¬ŅQu√© contiene una factura proforma?

Al no ser un documento válido a efectos fiscales, no existe una normativa que diga exactamente lo que debe de contener, pero en cualquier caso cuanta más información incluya y más precisa sea la descripción del servicio o mercancías entregadas mucho mejor, para evitar cualquier posible divergencia o discrepancia posterior, sobre calidad de producto, precio, o servicio ofrecido. Para rellenar este tipo de facturas, primeramente, deberemos de identificar que es una factura proforma en el encabezado de la misma. A continuación, indicaríamos al menos la siguiente información:

  • Fecha de emisi√≥n
  • Datos del proveedor
  • Datos del cliente
  • Descripci√≥n de la mercanc√≠a y precios
  • Impuestos aplicables
  • Gastos aplicables, como el transporte
  • Forma de pago, incluyen dep√≥sito previo, entregas a cuenta o anticipos, con indicaci√≥n de la cuenta bancaria d√≥nde efectuar el ingreso
  • Plazo de entrega de las mercanc√≠as o ejecuci√≥n de los servicios
  • Plazo de validez de la factura proforma

Normalmente no se numeran este tipo de facturas, ya que como hemos indicado reiteradamente no se declaran. Se pueden numerar para tener un control de las mismas, con su serie especifica de factura proforma, pero siempre tienes el riesgo que alg√ļn cliente considere que es una factura legal y la incluyan err√≥neamente en contabilidad.¬† Por supuesto que tambi√©n el cliente puede ponerle una numeraci√≥n de forma fraudulenta e incluir√° en la contabilidad.

Por lo tanto, estas facturas no deben de incluirse en contabilidad, ya que no representan m√°s que una propuesta.

El hecho que no sean v√°lidas para Hacienda no implica que el proveedor de los servicios o mercanc√≠as pueda cambiar su propuesta a su voluntad, por eso es conveniente que est√©n acompa√Īadas de una firma y un plazo de validez.

Ejemplo real de una factura proforma

¬ŅPara qu√© sirve una factura proforma?

Las facturas proforma solo tienen la intención de informar y acordar las condiciones de venta que se vayan a pactar con la venta del servicio o producto a nuestros clientes.

Vamos a puntualizar un hecho que por relativamente frecuente es absolutamente incorrecto. Algunos restaurantes o cafeter√≠as tienen la mala costumbre de emitir ‚Äúfacturas proforma‚ÄĚ en lugar de las llamadas facturas simplificadas, o simplificadas cualificadas cuando el cliente exige que consten sus datos de identificaci√≥n.

¬ŅQu√© sentido tiene una factura proforma en un restaurante cuando se emite tras la consumici√≥n del servicio?¬† El establecimiento puede alegar que lo mismo no le pagan, pero realmente en mi opini√≥n, puede haber otros oscuros motivos, como determinar si el cliente paga en efectivo o no, o bien alterar el importe de la misma, dado que como hemos indicado la factura proforma no tiene ninguna validez a efectos fiscales, no obstante, esto lo matizaremos despu√©s.

Otro ejemplo de un mal uso de las facturas proformas lo encontramos en colectivos de profesionales, que ante la duda que un cliente le vaya a pagar, emite una factura proforma, ya que as√≠ ‚Äúno tendr√© que ingresar el IVA, sino me paga‚ÄĚ piensa err√≥neamente el proveedor.

Volvemos a puntualizar aquí que tenemos otros medios para conseguir los mismos resultados:

1) Conforme al Reglamento de Facturación, la factura debe de expedirse en el momento que se ha realizado el servicio, para los particulares en todo caso, y para cuando el destinatario es un empresario o profesional, la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

2) Si el proveedor no quiere liquidar IVAs no cobrados, que se acoja al Régimen especial de Caja.

3) Si el proveedor quiere liquidar su impuesto de IRPF con criterio de cobros/pagos, que ejercite esa opción en su declaración de IRPF. El criterio de cobros y pagos es un sistema de imputación temporal en el IRPF, que es poco usado, quizás por desconocimiento o porque exige también mayor control.  Se puede asociar con el régimen de Caja en el IVA, pero son independientes, de tal forma que se puede optar de forma distinta en IRPF y en IVA, dado que no van ligados entre sí. La opción la encontramos regulada en el reglamento del IRPF en el Art. 7.2.

Entonces, ya sabemos que no se declara o contabiliza, y que tampoco acredita la realizaci√≥n del servicio, por lo tanto, no podemos pedirle al cliente que te pague con una factura proforma.¬† ¬†si alguna vez se llegara a tener un problema con alg√ļn cliente, bien sea que no te paga, bien porque no lleg√°is a un acuerdo, este tipo de factura no sirve absolutamente para nada.

Vamos a poner un ejemplo pr√°ctico para que lo comprend√°is mejor:

Un abogado recibe un cliente potencial, que le requiere una consulta sobre los actos preparatorios para una disolución de una comunidad de bienes constituida sobre un inmueble, dado que no se lleva muy bien con el comunero propietario del mismo.

El abogado eval√ļa el caso, y emite una factura Proforma, manifestado que el coste de sus servicios ser√° de 3.000 euros m√°s IVA.¬† En la factura proforma constan todos los datos de identificaci√≥n del abogado y tambi√©n los datos del destinatario que ha realizado la consulta.

El destinatario le da las gracias y se marcha del despacho, sin que el abogado vuelva a ser nada de él.

Al cabo de 2 a√Īos recibe un requerimiento por parte de la AEAT en la que indica que el Sr X, ha incluido en su modelo 347, los servicios prestados por el abogado, sin que √©ste haya hecho lo propio.

¬ŅQu√© ha sucedido?

Lo que ha ocurrido es que el destinatario ha hecho un uso indebido de la factura proforma, considerándola como factura legal, a sabiendas que el servicio no ha sido realizado.  El abogado realizará las alegaciones oportunas ante la AEAT manifestando que no se realizó dicho servicio y por tanto que no ha obtenido ingreso alguno.

Ante esta situación la AEAT le pedirá al destinatario que se ratifique en si realmente este importe es correcto o NO.  Lo recomendable, dado que el destinatario no tiene ninguna prueba del gasto realizado, es que manifieste que ha sido un error y no se ratifique.  A veces puede pasar que nos equivocamos en el NIF que se incluye y desatan el problema.

Esto puede quedarse aquí, o la AEAT podría indagar más, solicitar libros fiscales y si la factura ha sido contabiliza de forma incorrecta, proponer liquidación y sanciones al destinatario.

En Defez asesores, le ofrecemos un asesoramiento fiscal y contable de calidad.

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Diferencia entre presupuesto y factura proforma

A diferencia de lo que se indica en algunas otras webs, d√≥nde existe la falsa creencia que la factura proforma tiene alg√ļn tipo de validez, debemos de manifestar que en Espa√Īa, esto no es as√≠, y que la validez de un documento ll√°mese factura proforma, o ll√°mese presupuesto, va a estar en el contenido del mismo y en la plasmaci√≥n de forma clara y rotunda de los derechos y obligaciones de cada una de las partes que firman dicho documento, independiente de que se llame presupuesto, nota de pedido, o factura proforma.

Por lo tanto, nos da igual como le llamemos, no busquemos tres pies al gato, lo que necesitamos es analizar el contenido del documento y ver si realmente es simplemente una propuesta de pedido o carta de intenciones, y entonces le podemos llamar, Propuesta de Pedido, Presupuesto o Factura Pro-Forma, ninguno de los nombres es más oficial uno que otro, aunque el nombre de factura Proforma pudiera parecerlo y de ahí su uso.

Lo relevante es que todas las condiciones en las que se realizará la compraventa de mercancías o la prestación de servicios queden determinadas de forma clara y precisa.

Diferencia entre albar√°n y factura proforma

El albarán es un documento donde se acredita la entrega o recepción de mercancía o servicio. La factura proforma no acredita nada, es simplemente una propuesta de factura provisional, que puede ser alterada posteriormente hasta el punto de no existir.  Cuando se expide un albarán y el cliente firma conforme su recepción es un documento que prueba la realización de la entrega de mercancía, o la prestación del servicio.

Cuando se trata de entrega de mercancías es muy conveniente además incluir en la documentación también la carta de porte cuando sea un transportista externo, el que realice la entrega ya que en estos casos no tenemos el albarán directamente firmado por el cliente.

¬ŅY si es una factura proforma, le hacemos firmar al cliente como que ha recibido las mercanc√≠as?

Pues en ese caso, si la factura proforma contiene el resto de requisitos que le exigimos a un albarán como la descripción clara de las mercancías, y su precio, estaremos ante un albarán, independiente del nombre que le pongamos en el título.

En otras palabras, debemos de estar siempre al fondo económico, más que a los aspectos de carácter formal.

¬ŅCu√°ndo realizar una factura proforma?

Probablemente ya os habréis dado cuenta que no somos muy amigos de hacer facturas proformas, para el caso que realmente queramos hacer una propuesta comercial, la denominaremos presupuesto, que nos gusta más y evitaremos que el cliente pueda de forma equivocada considerar que es una factura definitiva.  Sólo la emplearemos en esos casos.

En nuestra Asesoría Mercantil de Valencia, le ofrecemos asesoramiento mercantil sobre cualquier tipo de documento que sea necesario para sus relaciones comerciales.

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Las facturas proforma en el comercio Internacional

No obstante, es muy usual el termino de factura proforma en el comercio internacional, normalmente para documentar el inicio de la relación comercial, indicando la propuesta, la forma de pago, normalmente incluirá un depósito o anticipo por transferencia bancaria.

Es preciso recordar que no es necesario la expedición de facturas de los anticipos en las entregas intracomunitarias. A diferencia de lo que ocurre con los anticipos que se realizan como pago anticipado en las entregas interiores, que suponen el devengo del IVA y la obligación de expedir factura, siendo el importe total de la contraprestación el importe cobrado.

Así es fácil que se presenten estas facturas proforma en el departamento de Aduanas, que normalmente las suelen aceptar, pero si tienen dudas, requieren documentos de pago.

Recordemos que otros documentos que se suelen usar en el comercio internacional son:

Commercial Invoice, que es la factura comercial, que es el documento de factura definitiva que es el que realmente debe de presentarse a Aduanas, por supuesto, que puede diferir de la factura proforma, ya que solo en la factura comercial consta la mercancía que efectivamente se ha embarcado o enviado por avión.

Packing List.¬† En su traducci√≥n ser√≠a la lista de paquetes, y representa el n√ļmero de unidades y tipos de productos suministrados, se incluye tambi√©n el cubicaje en metros c√ļbicos que ocupan.

El BL, o Bill Landing, que es el documento que acredita el embarque, en las operaciones que se realizan por envío marítimo.

En Defez Asesores, podemos ofrecerle asesoramiento especializado en exportaciones e importaciones.

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AUTOR: JUAN FRANCISCO DEFEZ G√ďMEZ

Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributaci√≥n por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado n¬ļ 581. Titular de la asesoria Defez Asesores, desde el a√Īo 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.