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Artículo actualizado el 13/09/2021 por Defez Asesores.

Introducción

En el año próximo se espera un incremento de morosidad, ocasionado por la crisis sanitaria. Debemos de conocer que existen ciertas posibilidades de planificación fiscal si consideramos que en nuestro sector se puede acentuar la morosidad, por lo que ahora, durante el mes de diciembre, podemos optar por el Régimen especial de IVA de CAJA.

Este post vamos a analizar cuando puede ser interesante acogernos a este régimen especial de IVA de CAJA, así comentaremos las condiciones que tiene que cumplir la empresa, así como la contabilidad de esta y requisitos.

¿Cuándo interesa el IVA de caja?

El IVA de caja tiene ciertas peculiaridades que lo hacen un poco más complejo de manejar en ciertos sectores, donde está “mal visto” que estés acogido a este régimen porque impides al proveedor que deduzca el IVA hasta que no te pague, pero claro, esto en operaciones con la Administración que puede demorar los pagos puede ser interesante, aunque les perjudique a ellos.

También en el tema de alquileres, los arrendatarios pueden estar mejor protegidos, si el arrendatario sólo puede deducirse el IVA cuando pague, y por otro lado sino paga, no tendremos que ingresar nada.

En nuestro artículo Cierre Contable y Fiscal 2020 ya incluimos un apartado completo dedicado al tema de los impagos y recuperación del IVA, también por la misma idea que ahora exponemos.

Cuando una empresa realiza una venta, está obligada a declarar el IVA repercutido en la declaración del período en que se haya producido dicha operación, independientemente de la fecha de vencimiento de pago y de que haya cobrado o no la suma facturada. Si se produce un impago, más adelante podrá recuperar el IVA repercutido y no cobrado, pero el procedimiento es ciertamente bastante engorroso y no exento de zancadillas por parte de la propia Administración, que, en un exceso de celo, intentar cercenar este derecho del sujeto pasivo. .

Así, en concreto, para recuperar el IVA no cobrado, deberá cumplir entre otros los requisitos que aparecen en el Art. 80.4:

  • Que haya transcurrido un año desde el devengo (salvo para las empresas que facturan menos de 6.010.121,04 Euros, que pueden optar por recuperarlo en el plazo de 6 meses). Para ello hace falta que la empresa emita una factura rectificativa y realice el resto de los trámites de recuperación en los tres meses siguientes. Que el destinatario de la operación sea un empresario o profesional (o, si no lo es, que la base imponible de la operación, IVA excluido, sea superior a 300 euros).
  • Y lo más IMPORTANTE: por los costes que puede implicar, que la empresa haya instado al deudor, mediante reclamación judicial o requerimiento notarial, para que pague la deuda. Este requerimiento notarial debe permitir la contestación del deudor.

Requisitos, Ventajas y desventajas del IVA de caja

Ante todo esto, nos encontramos con la posibilidad de aplicar el Régimen del IVA de Caja, que bien puede realizarse cuando iniciamos la actividad, o bien podemos optar en el mes de diciembre para los años siguientes.

Requisitos:

La opción sea realiza mediante la presentación del modelo 036 en el mes de diciembre, para que surta efectos en el 2021 y siguientes, ahora bien, sólo lo pueden solicitar las empresas y los empresarios que facturen hasta dos millones de euros (sin incluir el IVA) [LIVA, art. 163 decies; RIVA, art. 61 septies.1].

La opción se entiende prorrogada en los años siguientes mientras no renuncie a ella [RIVA, art. 61 septies].

Nota de Interés:  Si la empresa ha iniciado la actividad en el año, para determinar si ha superado el límite de los dos millones, la facturación de dicho período debe elevarse al año [LIVA, art. 163 decies.Dos] .

Adicionalmente, debe de incluir en todas las facturas, la mención “REGIMEN ESPECIAL DE CAJA”, de esta forma sus clientes, no podrán alegar que no sabían que estaba en dicho régimen. Ahora sí, por favor, hágalo con letra visible, no utilice letra pequeña para dar por cumplida la obligación, pero que al final no se vea, porque si no todo será fuente de problemas.

Ejemplo Práctico

Una empresa que inicia su actividad, el 1 de Abril  de 2020 y prevé una facturación de 800.000 euros hasta final de año, dado que ha visto que hasta el mes de Noviembre ha acumulado una facturación de 700.000 Euros y prevé otros 100.000 más en diciembre, pues bien SI  podrá optar por el IVA de caja, ya que, al elevar al año dicho importe, resulta una facturación de 800000/9 (porque son los meses desde el inicio hasta el 31-12*12 (para elevar al íntegro), por lo tanto la facturación a estos efectos sería de 1.066,666,67 euros que vemos es inferior a los 2 millones, que es el límite.

Ventajas del IVA de caja

No adelantamos el IVA. Dicho régimen permite retrasar el ingreso del IVA repercutido hasta el momento en que las facturas se cobran. De este modo, la empresa o el empresario que opta por este sistema se protege frente a posibles impagos, si no cobramos, no tenemos por qué ingresar el IVA, con el coste financiero que eso supone, si no disponemos de dinero y tenemos que acudiré a una póliza de crédito para pagarlo, tendremos obviamente unos intereses, y si definitivamente no nos paga, tendremos que esperar un mínimo de 6 meses para poder ejecutar el procedimiento que hemos indicado anteriormente.

Ejemplo práctico

Una empresa que factura menos de 6.010.121,04 euros anuales vende un lote de productos el 1 de febrero de 2021 por 10.000 euros más 2.100 euros de IVA, pactando su pago el 15 de marzo.

Realmente, si nos atenemos a la Ley de mediación de servicios de Pago, el plazo ya es superior a los 30 días, que marca dicha Ley, pero como en un mercado siempre hay posiciones de fuerza, se pueden ver pactos no de 45 días, sino de 60 días, de 90 días, y hasta de 180 días, es especialmente “hiriente” que estos plazos los practiquen empresas especialmente fuertes, como puede ser en el sector de hipermercados. Pero, en fin, nosotros a lo nuestro. Así tendríamos:

  • Régimen general. Si la empresa tributa en el régimen general de IVA, cuando presente la declaración de IVA del primer trimestre, deberá ingresar los 2.100 euros de IVA, aunque no los haya cobrado. Sólo podrá recuperar dicha suma al presentar la declaración de IVA del tercer trimestre (si realiza los trámites necesarios). Así pues, para un tipo de interés del 5%, el retraso en la recuperación le supondrá un coste financiero de 52,5 euros, poca cosa, pero si añadimos más operaciones…
  • IVA de caja. En cambio, con el “IVA de caja” la empresa no deberá declarar los 2.100 euros de IVA mientras no cobre.

Desventajas del IVA de caja

 Efectos en sus compras.  No todo serán beneficios, dado que Hacienda le impedirá que efectúe la deducción de sus IVA soportados, hasta el momento que realice el pago y por lo tanto deberá también de tener un control minucioso de sus pagos.  En el libro Registro de IVA, deberá de llevar una columna especifica para anotar la forma de pago y la fecha en que se ha producido, que es cuando le dará derecho a la deducción.

Efectos sobre los clientes. Es importante destacar, que el hecho de optar por este régimen no le afecta a usted sólo, sino también a sus clientes, que tendrán que deducir el IVA solamente cuando realicen el pago. Esto complica también los trámites administrativos de su cliente que tendrá que llevar una doble gestión, tanto cuando realiza su compra y recibe la factura, como cuando realiza el pago que es cuando le dará derecho a la deducción efectiva. [LIVA, art. 163 quinquiesdecies.Uno] .

Por ello, este retraso en la deducción del IVA provocará un doble perjuicio a los clientes de la empresa acogida al régimen del IVA de caja (y por tanto, si tenemos buenas relaciones comerciales, debe de ponderarse, pero claro, si era una empresa que ya habitualmente nos demora el pago, puede ser porque realmente tenga dificultades, o porque sistemáticamente “le gusta demorarlo”, pues bien con el método de IVA de CAJA,  va a perder “el gusto de hacerlo”, y por lo tanto, podría elegir otro proveedor.

En resumen:

  • Si dichos clientes pagan sus facturas con cierto retraso, ello les impedirá deducirse el IVA desde el principio, de forma que el beneficio financiero que estuviesen obteniendo por pagar más tarde se verá reducido y por tanto les puede “estimular” al cumplimiento de los pagos.
  • Asimismo, les obligará a llevar un control más exhaustivo del momento en que pueden deducirse el IVA de las facturas (sobre todo si los proveedores no están acogidos a este sistema, dado que sin duda aumentarán sus costes administrativos.

Vea a continuación algunas pautas a seguir para contabilizar de forma adecuada el IVA de las compras y ventas cuando es de aplicación el Régimen del IVA de caja.

La Contabilización del IVA de Caja

El ICAC en la consulta nº 5 del BOIAC nº 96 se ha pronunciado sobre la contabilización de este régimen especial de Criterio de Caja, señalando que la normativa a considerar son las normas de registro y valoración relativas al impuesto sobre el Valor Añadido, y en el caso de estar establecidos en Canarias, al Impuesto General indirecto Canario y otros impuestos, norma de valoración 12ª y para los ingresos por ventas norma de valoración 14.

La contabilización del IVA devengado en la venta se abona en la cuenta 477 H. Publica IVA repercutido, en el momento de expedir y entregar la factura, pero no se entiende producido hasta el momento del devengo fiscal del impuesto que será cuando se cobre dicha factura.

Por lo tanto, controlamos el IVA repercutido con dos subcuentas:

  • P. IVA repercutido (477.1). Utilice esta cuenta para contabilizar el IVA repercutido en la fecha en la que se emitan las facturas, de la misma forma que haríamos si no tuviéramos que aplicar el régimen del IVA de Caja.
  • P. IVA devengado (477.2). Utilice esta cuenta para traspasar el saldo de la cuenta de IVA repercutido (477.1) a medida que se produzcan los cobros.

De forma similar lo haremos con el IVA soportado: .

  • P. IVA soportado (472.1). Registre en esta cuenta las facturas de sus proveedores.
  • H.P. IVA deducible (472.2). Una vez la empresa efectúe los pagos (y el IVA soportado sea deducible), traspase a esta cuenta el saldo de la cuenta anterior.

Liquidación

Al confeccionar las declaraciones trimestrales de IVA, cancele el saldo de la cuenta 477.2 “H.P. IVA devengado” contra la cuenta 472.2 “H.P. IVA deducible”. La diferencia entre ambas cuentas será el IVA que deberá ingresar, o que podrá compensar el siguiente trimestre (o solicitar su devolución si se trata de la última declaración del año).

No obstante, en el propio impreso del modelo 303 hay que controlar también los IVAS devengados y soportados, como si no existiera el régimen de CAJA, así también deberá a efectos informativos controlar las cuentas contables 477.1 y 472.1, para saber el total del trimestre o mes que se ha incluido en dichas cuentas, sin tener en cuenta el trasvase a la cuenta477.2 o cuenta 472.2 en el caso de IVA soportado.

Por lo tanto, un consejo práctico será que cuando contabilice facturas rectificativas, lo haga en las mismas columnas, con signo menos, en lugar de cambiar de columnas, así podrá saber todo lo que se ha generado de IVA repercutido, viendo el total de la columna del Haber, o el IVA soportado viendo el total de la columna del debe, dado que el trasvase siempre se producirá en la otra columna.

Caso práctico

En el primer trimestre de 2021, una empresa acogida al régimen del IVA de caja vende mercancías por 100.000 euros, cobrando la mitad en dicho trimestre y el resto en el segundo. Por otro lado, realiza compras por 30.000 euros, de las que paga 10.000 en el primer trimestre y el resto en el segundo.

En el primer trimestre deberá contabilizar las ventas y compras normalmente contra las cuentas de IVA 477.1 y 472.1. Pero, además, deberá registrar los siguientes asientos:

Por el cobro de la mitad de las ventas

CuentaDebeHaber
477.1 H.P. IVA repercutido10.500 (1)
477.2 H.P. IVA devengado10.500
  1. 000 x 50% x 21% IVA.

Por el pago de 10.000 euros de compras

CuentaDebeHaber
472.1 H.P. IVA soportado2.100 (1)
472.2 H.P. IVA deducible2.100
  1. 000 x 21% IVA.

Liquidación del IVA del primer trimestre

CuentaDebeHaber
477.2 H.P. IVA devengado10.500
472.2 H.P. IVA deducible2.100
4750 H.P. acreedora IVA8.400

En el segundo trimestre, cuando se produzca el cobro o el pago del resto de operaciones, la empresa deberá incluir en la declaración de IVA el impuesto pendiente de liquidar, que habrá sido ya traspasado a las cuentas 477.2 “H.P. IVA devengado” (10.500 euros) y “472.2 H.P. IVA deducible” (4.200 euros), respectivamente.

Super-Consejo 

Recuerde: El IVA de caja permite ahorrar el coste financiero de avanzar el IVA no cobrado. No obstante, también impide a los clientes y a la propia empresa deducir el IVA soportado hasta haberlo pagado.”

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AUTOR: JUAN FRANCISCO DEFEZ GÓMEZ

Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributación por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado nº 581. Titular de la asesoria Defez Asesores, desde el año 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.