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Artículo actualizado el 26/08/2021 por Defez Asesores.

En este post vamos a tratar, la contabilización de ciertas operaciones, que puedan tener alguna dificultad en las empresas, repasando conceptos básicos de contabilización de facturas, así como los requisitos que debemos de cumplir para que una factura sea deducible, e incluso veremos aquellos supuestos en los que se puede contabilizar un gasto sin que tengamos un documento factura como tal.

Necesidad de contabilización de la factura para la deducción del gasto.

La contabilización correcta de un gasto es necesaria no sólo para registrar contablemente todos los hechos con trascendencia económica, sino porque a efectos fiscales, que un gasto sea efectivamente deducible es necesario que esté contabilizado, pero deberemos tener en cuenta otros elementos para poder tener derecho a la deducción del mismo en el Impuesto de Sociedades.

B√°sicamente el esquema, ser√° que tendremos el gasto, el IVA, que podr√° ser deducible o no seg√ļn en que sector nos encontremos operando, o incluso a prorrata si se trata de un sector diferenciado y finalmente tendremos la contrapartida que ser√° una cuenta de proveedor (400) , una cuenta de acreedor (410) , o incluso una cuenta de proveedor de inmovilizado (523). Interesante tambi√©n hay que destacar que el PGC establece cuentas contables 403 a 405 para operaciones relacionados con grupo, empresas asociadas, etc, que pueden servir de gu√≠a a la inspecci√≥n de los tributos para considerar la importancia de las operaciones vinculadas en dicha empresa.

Debemos de contabilizar un gasto si queremos que sea un gasto deducible en el Impuesto de Sociedades, salvo ciertas excepciones que establece la propia normativa.

Cómo se contabiliza una factura

Debemos de distinguir entre facturas que impliquen gastos o facturas que impliquen ingresos. Nos vamos a ajustar en este post a la contabilizaci√≥n de las facturas que impliquen alg√ļn gasto.

Los servicios o compra de bienes que se documentan a través de la factura normalmente estarán gravados por los impuestos indirectos, usualmente será el IVA, y en algunas ocasiones otros impuestos indirectos como los de hidrocarburos o el impuesto sobre la electricidad, o el impuesto sobre las primas de seguros, por citar algunos.

Asiento Contable de una factura

El asiento contable de una factura siempre envuelve al menos dos de las tres partidas que comentamos ahora:

a) El Grupo 6 relativo a la contabilización del gasto por bienes o servicios

b) El Grupo 4, ya sea como proveedor o como acreedor, o la subcuenta 523

c) La cuenta 472 de IVA soportado, que es cuando la entrega del bien o servicio est√° sujeto a IVA.

Es importante resaltar que no siempre habr√° IVA soportado, porque hay operaciones que est√°n exentas, en concreto en el Art. 20 de la Ley del IVA, hay bastantes, como servicios financieros, servicios educativos, segundas u ulteriores entregas de edificaciones o terrenos, servicios relacionados con la medicina, etc.

Además, en el Art. 7 de la Ley del IVA, también encontramos supuestos de no sujeción, es decir que ni siquiera se ha llegado a generar el IVA porque la legislación lo excluye.

El asiento contable siempre ser√° el mismo, Al Debe encontraremos el gasto, y el IVA soportado, mientras que en el Haber encontraremos la cuenta de proveedor (400), acreedor (410) o proveedores de inmovilizado (523)

Es posible que alg√ļn usuario nos diga que en el Haber tambi√©n se va a encontrar las cuentas de tesorer√≠a o incluso prestamos, por ejemplo, Caja, o Bancos, pero en nuestra opini√≥n, debemos de realizar siempre el asiento del reconocimiento del gasto y luego el del reconocimiento del pago, o la clasificaci√≥n concreta de la deuda.

Así veamos un ejemplo de cómo contabilizar una factura de compra:

Compra por parte de una empresa de mercancía para su venta, por valor de 1.000 euros más IVA. Considere que la compra está gravada por el tipo general de IVA.

El asiento a desarrollar sería:

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† DEBE¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† HABER

(600) Compra de Mercaderías                                                                     1.000,00

(472) Iva soportado                                                                                          210,00

(400)  Proveedores                                                                                                                     1.210,00

Esta sería la forma típica de cómo se registrar una factura en nuestra contabilidad. Pero no hay que olvidar que la factura también se debe de registrar en el libro registro de facturas recibidas, cuyas características básicas las encontramos en el Reglamento del IVA y en el Reglamento de Facturación, y que debemos de resaltar como requisito indispensable la identificación del proveedor con su NIF.

Ejemplo de contabilización con la cuenta contable 523

Una empresa adquiere un ordenador port√°til en Amazon Espa√Īa, por un importe de 1000 + 121 (de IVA).¬† El importe es pagado autom√°ticamente con la tarjeta de cr√©dito.

En este ejemplo totalmente real, podemos encontrarnos con la duda, de si debemos de contabilizar directamente a la tarjeta de crédito o debemos de realizar el asiento contable previo a la cuenta 523.

Debemos tener en cuenta que cuando se realizan operaciones con una misma empresa, por importe de 3.000 euros o m√°s debemos de declararlos en el modelo 347.

Por lo tanto, si contabilizamos directamente a la tarjeta de crédito vamos a perder el control de ese movimiento y es posible que podamos llegar a pasar por alto su declaración, si hay otras operaciones que hacen que el importe sea superior a 3.000 euros.

Por lo tanto, deberíamos de realizar los siguientes asientos:

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† DEBE¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† HABER

 

(217) Equipos para proceso de información                                                        1000,00

(472) Iva soportado                                                                                                      210,00

(523)¬† Amazon SRL Espa√Īa¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† 1.210,00

 

Y, a continuación:

(523)¬† Amazon SRL Espa√Īa¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† 1210,00

(520) Deudas a C.P. Tarjeta de crédito VISA                                                                                       1210,00

 

Y a fin de mes cuando nos realicen el cargo en la cuenta bancaria:

(520)  Tarjeta de crédito VISA                                                                                   1.210,00

(572)  Banco c/c                                                                                                                                             1.210,00

 

Asiento contable de gastos

El asiento contable de gastos siempre envuelve una cuenta del Grupo 6, así como una cuenta del grupo 4.  Como ya hemos comentado en el punto anterior, no siempre será preciso que englobe la cuenta de IVA soportado, y aquí puede ser más usual que se vea la cuenta del Banco en el Haber.  Es de destacar, que de acuerdo con el reglamento de Facturación muchas de las operaciones financieras que realizamos con el banco, no precisan la emisión de una factura.

Ejemplo:

El banco nos cobra al final de mes una comisi√≥n de mantenimiento de 6,00 euros y una comisi√≥n por apunte de 0.30 ‚ā¨. En este mes hemos realizado 10 apuntes de todo tipo.

Solución:  El banco nos cargará a final de mes los 6,00 euros de mantenimiento más 3,00 euros en concepto de gastos de administración.

El asiento a realizar ser√° el siguiente:

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† DEBE¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† HABER

(626) Comisiones Bancarías                                                                    9,00

(572)¬† Bancos¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† 9,00 ‚ā¨

A nivel práctico, esta operación no se suele incluir en el libro registro de IVA, hay que observar que no incluye la línea del IVA, que podríamos utilizar, jun IVA 0% para que también se incluya.

Lo más correcto sería incluirla, con dicha línea de IVA soportado al 0% para que pudiera ser incluido en el libro registro de IVA, más que nada, porque en el modelo 390 existe una casilla que son Adquisiciones interiores exentas, en la que deberían de incluirse este tipo de operaciones exentas.

Tener un asesor contable para la llevanza de la contabilidad o la ayuda que pueda prestar para llevarlo a buen término es importante.

Defez Asesores somos expertos en materia contable.

¬ŅCu√°ndo son deducibles los gastos de la Asesor√≠a Fiscal?

En principio, tanto para las personas físicas, como para las personas jurídicas, son deducibles, cuando estén efectivamente contabilizados y correspondan con un gasto real soportado en el ejercicio de la actividad.

Es interesante aclarar aquí que la DGT ha manifestado que no es deducible los gastos de asesoría por la confección de la declaración de Renta, dado que en la misma no se engloban solo los rendimientos de la actividad económica, sino otras situaciones, como rendimientos de capital mobiliario, ganancias y pérdidas patrimoniales, etc., y por lo tanto la factura tal y como se indica no sería deducible para el empresario persona física.  Sin embargo, si que lo sería si la factura fuera por los honorarios para determinar el rendimiento neto de la actividad económica y sus posibles reducciones en su caso.

Por lo tanto, debemos de concluir que son deducibles los gastos de asesoría fiscal persona física dado que es un gasto necesario para la actividad, en la medida que esté correctamente imputado y sea registrado en los libros-registro de gastos.

Igualmente es deducible el IVA de la asesoría fiscal, en la medida que corresponde con un gasto que es deducible y sea incluido en la liquidación modelo 303 de IVA dentro del IVA soportado en operaciones interiores.

Ahora bien, no ser√° deducible, si la actividad que desarrolla la persona f√≠sica est√° exenta de IVA, por ejemplo, alquiler de una vivienda, o ense√Īanza, o bien corresponda con una actividad o sector diferenciado que se considere no da derecho a la deducci√≥n de IVA.

As√≠ mismo la pregunta frecuente realizada por los particulares, de ¬Ņpuedo desgravar asesoria fiscal? Debe de contestarse de forma negativa, dado que, para las personas f√≠sicas, constituye un gasto de igual modo que puede ser las comidas, es una aplicaci√≥n de la renta.

Sin embargo, son deducibles los gastos de asesoría fiscal en los supuestos de obtención de rendimientos inmobiliarios, en la medida que utilicemos esos servicios para confeccionar el modelo 303 por ejemplo, aunque estrictamente parece que sólo tengan derecho si están motivados por la redacción del contrato.

No son deducibles los gastos de asesoría fiscal de un trabajador por cuenta ajena.  Podrían existir dudas, cuando los honorarios vengan por motivo de defensa del contrato laboral del trabajador, pero este servicio lo usual es que lo realice un abogado o un asesor laboral que pueden dar asistencia jurídica al trabajador ante los tribunales.  En cualquier caso, este tipo de servicio tiene un importe máximo, (300,00 euros con IVA incluido), trabajador en los tribunales, el graduado social o un abogado, por lo que si el contrato al final es rescindido.

Por lo tanto, con carácter general concluimos que es deducible el gasto de asesoria fiscal soportado en el desarrollo de actividades empresariales y profesionales, da igual que sea como persona física o jurídica. IVA asesoría fiscal, en la medida que el gasto haya sido efectivamente soportado y debidamente contabilizado.

La contabilización de la factura gestoría

Ya sabemos que la parte 2, relativa al Cuadro de Cuentas de Nuestro Plan General de Contabilidad, su uso es de car√°cter voluntario, por eso cuando nos preguntan d√≥nde contabilizo factura asesoria fiscal no existe una respuesta √ļnica, aunque podr√≠amos afirmar que la subcuenta gastos de asesoria fiscal debe de ser la 623.¬† Servicios Profesionales Independientes, que en su definici√≥n nos indica ‚ÄúImporte que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc, as√≠ como las comisiones de agentes mediadores independientes.

Sin embargo, algunos usuarios podrían indicar, que dado que la asesoria fiscal, podría ejercerse, por personas que no tengan la titulación indicada anteriormente, en un sentido estricto no debería de incluirse en esos casos en dicha cuenta.  Si me forzarán a elegir otra, elegiríamos la cuenta 629. Otros Servicios, aunque en mi opinión no sería la mejor, también pensamos que, desde un punto de vista de análisis funcional de la cuenta de pérdidas y Ganancias, y dado que no deja de seguir estando en el Grupo 62, la diferencia apenas tendría importancia.

Por otro lado, si el servicio de asesoria profesional es desarrollado por un profesional, que sea persona f√≠sica o comunidad de bienes, el destinatario de la factura deber√° soportar la retenci√≥n de IRPF correspondiente, cuyo porcentaje actual a la fecha de redacci√≥n de este post, es del 15%, salvo que nos encontremos con un profesional que ha reci√©n iniciado su actividad , que se permite en el a√Īo que se inicia y en los dos siguientes, se aplique una retenci√≥n del 7% , no se trata de tres a√Īos, sino del a√Īo que se inicie que puede ser al principio, o de tan solo un mes y los dos a√Īos siguientes.

Hay que destacar que la retención siempre es sobre la base del servicio y no incluye nunca el IVA.

Por el contrario, si quien factura es una sociedad limitada, por ejemplo, este servicio no estar√° sujeto a retenci√≥n de IRPF, y por lo tanto la factura ser√° del importe de la base imponible m√°s IVA.¬† En este caso el importe ser√° mayor (dado que no soporta retenci√≥n), pero el coste ser√° el mismo, porque cuando se trata de servicios realizados por persona f√≠sica, la retenci√≥n de ingresarse mensual o trimestralmente, seg√ļn el tama√Īo de la empresa destinataria del servicio, en el modelo 111.

Ahora ya podemos hacer el asiento correspondiente a facturas de asesoria fiscal:

Ejemplo:

La cuota mensual de Asesoramiento Fiscal que percibe un economista autónomo por el asesoramiento mensual de una pyme es de 100,00 euros.

Calcular el importe total de la factura, sabiendo que el autónomo se acaba de iniciar.

La factura ser√° como sigue:

Honorarios …………………. 100.00 euros

IVA 21% ……………………….   21.00 euros

Retención 7% ………………      7.00 euros

TOTAL FACTURA ………….  114,00 euros

Y el asiento ser√° el siguiente:

——————————————————– ***——————————————————-

100,00  (623)  Servicios Profesionales Indep.   a     (410)  Acreedores por prestac. Serv.  ………..  114,00 euros

21,00  (472) Iva soportado                                   a     (4751)  Retenciones IRPF …………………………..      7,00 euros

 

——————————————————– ***——————————————————-

El asiento contable del pago asesoria fiscal, si se realiza por banco ser√° el siguiente:

——————————————————– ***——————————————————-

114,00 (410) Acreedores por prestac. Servicios       a     (572)  Banco c/ c ……………………………… 114,00 Euros

——————————————————– ***——————————————————-

Mismo supuesto, trat√°ndose de un empresario en recargo de equivalencia:

En este supuesto, el IVA no ser√° deducible, sino mayor importe del coste del servicio, todo ello sin perjuicio, que en el libro de gastos de IRPF deber√° desglosarse en la correspondiente casilla de IVA soportado no deducible.

 

——————————————————– ***——————————————————-

121,00  (623)  Servicios Profesionales Indep.   A     (410)  Acreedores por prestac. Serv.  ………..  114,00 Euros

a     (4751)  Retenciones IRPF …………………………..      7,00 Euros

 

——————————————————– ***——————————————————-

El asiento contable del pago asesoria fiscal, si se realiza por banco ser√° el siguiente:

——————————————————– ***——————————————————-

114,00 (410) Acreedores por prestac. Servicios       a     (572)  Banco c/ c ……………………………… 114,00 Euros

——————————————————– ***——————————————————-

Las facturas que engloban los gastos de la asesoria fiscal, y tambi√©n los gastos de gestor√≠a (en t√©rminos m√°s amplios) deben de contabilizarse de forma correcta, para que sean deducibles de los rendimientos de la persona f√≠sica o jur√≠dica.¬† La factura de gestor√≠a es uno de los gastos recurrentes en cualquier negocio peque√Īo o mediano.

Si estás interesado puedes continuar ara un análisis completo del modelo 111 de la AEAT y la contabilización de retención.

Tenemos un producto estrella: el outsourcing contable.

Una de sus grandes ventajas es que no tiene que desplazarse para la llevanza de la contabilidad.

¬ŅLas asesor√≠as son exentas de IVA?

Esta es una pregunta que en ocasiones hemos recibido en nuestro despacho, y tenemos que contestar categóricamente que los servicios de asesoramiento relacionados con economistas, contables, asesores legales, notarios, etc., están todos sujetos al tipo de gravamen general del IVA que en la actualidad es el 21%, y cuando la actividad se desarrolla por persona física o comunidad de bienes está también sujeto a retención del IRPF.

La problem√°tica del IVA soportado. Notas elementales.

El IVA es un impuesto indirecto cuyo destinatario final que debe de soportar es el consumidor final del bien o servicio, lo que pasa es que el empresario es el intermediario que se encarga de recaudar las cuotas correspondiente a¬† la generaci√≥n del valor a√Īadido de su fase de producci√≥n, y por tanto se constituye en el sujeto pasivo, con posibilidad de deducir las cuotas soportadas en las anteriores fases, sin perjuicio de las especialidades de sectores que gozan de exenci√≥n plena, como el caso de las exportaciones, o entregas intracomunitarias, y aquellos sectores que tienen una exenci√≥n limitada, que no permite deducir los IVAS soportados como en el supuesto de Educaci√≥n, Seguros, Sanitario, etc.

Por lo tanto, las operaciones, pueden estar sujetas a IVA, que será lo usual, que a su vez puede ser de tipos impositivos distintos, como el superreducido (4%, libros, y productos básicos), Reducido 10% fundamentalmente alimentación, servicios de hostelería, etc, y el tipo general del 21% para todo lo que no tenga un tipo específico.

Por lo tanto, debemos de controlar que se nos aplica el tipo de IVA correcto, y también que, en ocasiones, el tipo de IVA no lo tiene que repercutir el expedidor de la factura, sino que lo debemos de auto repercutir en la factura el destinatario o adquirente, este supuesto se denomina inversión del sujeto pasivo, regulados en el artículo 84.2 de la Ley del IVA.

Por otra parte, debemos de controlar tambi√©n que la factura re√ļne los requisitos establecidos en el reglamento de Facturaci√≥n Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, ya que, aunque actualmente los aspectos formales del IVA est√°n pasando a un segundo plano, hist√≥ricamente el IVA es un impuesto muy formalista y hay que velar porque se re√ļnan todos los requisitos que hagan que el gasto soportado por una factura pueda ser deducible. La factura es un elemento de prueba de justificaci√≥n del gasto, pero ha dejado de configurarse como un elemento decisivo, sino que deber√° de probarse la realidad del gasto con otros medios cuando as√≠ lo considere la Inspecci√≥n de los Tributos.

Ejemplo práctico de contabilización de factura con IVA soportado

Hemos recibido una factura de una empresa¬†¬† espa√Īola por compra de mercanc√≠as, con los siguientes importes:

Base imponible… 1.000 euros

IVA 21% …………….   210 euros

Total Factura. …   1.210,00 euros

Hemos revisado la factura, conforme al RD del Reglamento de Facturación y contiene todos los datos necesarios del remitente como el destinatario, por lo que procedemos a su contabilización como sigue:

Р                                                                                                                                         DEBE                  HABER

(600) Compras de mercancías ………………………………………………………………………..  1.000,00

(472)  Iva soportado ……………………………………………………………………………………….       210,00

(400)  Proveedores …………………………………………………………………………………………                           1.210,00

En algunos casos, si el pago se realiza de forma inmediata se suele sustituir la cuenta de Proveedores, por la de Caja o Bancos, seg√ļn haya sido el pago, es lo que se denomina contabilizaci√≥n directa, pero en mi opini√≥n queda mucho mejor si utilizamos la contabilizaci√≥n indirecta, utilizando el proveedor o el acreedor, esto nos permitir√° tener el adecuado reflejo en el mayor, e incluso controlar, si llega el caso, si el proveedor ha excedido de la cuenta de 3.000 Euros y debemos de declararlo en el modelo 347.

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Contabilizar gastos sin factura

La factura es el documento mercantil por excelencia para acreditar la justificaci√≥n del gasto incurrido, pero debemos de tener en cuenta que estar en posesi√≥n de la misma y haberla contabilizado de forma correcta, puede no ser suficiente para poder deducirla desde un punto de vista fiscal. ¬†En concreto, los √≥rganos de inspecci√≥n pueden exigir otras pruebas, cuando consideren que no es suficiente, o que por ejemplo se trata de una factura falsa, pueden exigir, justificantes de transporte de la mercanc√≠a, albaranes de entrega, correos en los que se haya solicitado la misma, por lo que es muy recomendable que no hagamos los pedidos por tel√©fono y que dejemos siempre constancia de su solicitud, asi mismo tambi√©n pueden considerar necesario el documento de pago, transferencia, cheque, etc, aunque en ning√ļn caso esto nos lo puede exigir un inspector para acreditar la deducibilidad de un IVA, ya que el IVA es deducible por devengo, no por pago, salvo que nos encontremos en el r√©gimen especial de CAJA.

Pues bien, en ocasiones no tenemos factura completa, sino que tenemos otro tipo de justificantes, como puede ser una escritura p√ļblica, una factura simplificada, a la que le falte nuestra identificaci√≥n, pero que podamos acreditar la misma, por ejemplo, con el pago de esta con tarjeta de cr√©dito a nuestro cargo.

Es conocido, que, en los servicios de hosteler√≠a, existe cierta dificultad de conseguir una factura completa, y aunque de acuerdo a la DGT es incluso v√°lido el que los dados del destinatario sean escritos a bol√≠grafo, lo cierto es que puede haber ciertas reticencias por parte de la inspecci√≥n para dar como deducible el gasto. Asi en este tipo de gastos, si no tenemos factura completa, no deberemos de practicar la deducci√≥n del IVA, incluso aunque pueda llegar a ser deducible, ahora bien, si que deberemos de considerar como gasto la totalidad en la medida que esa factura, aunque incompleta la hayamos pagado por alg√ļn medio de prueba bancario que no sea efectivo.¬† Lo mismo podr√≠amos considerar con gastos de parking o gastos de autopista, que, por excelencia, no disponemos de factura completa.

Ejemplo pr√°ctico:

Hemos pagado con tarjeta de crédito, la comida de un desplazamiento originado por la actividad profesional. El coste total es de 12.50 con IVA incluido, y el bar-restaurante no ha escrito los datos de identificación nuestros.

Solución:

Deberíamos de haberle solicitado la inclusión de nuestros datos completos y así que nos hubiera hecho factura completa que podríamos haber deducido, tanto el IVA, como la base imponible, no obstante, si la comida se ha realizado en un día laborable (la inspección suele mirar las fechas, para evitar que comidas familiares suelan incluirse como comidas de empresa), y se ha pagado con la tarjeta de crédito de la empresa, y el importe es razonable, entendemos que será deducible como gasto en el Impuesto de Sociedades.

En concreto aquí realizaríamos el siguiente asiento:

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† DEBE¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† HABER

  1. Otros Servicios                                                                                              12.50

572 . Banco c/c                                                                                                                                       12.50

Normalmente, puede ser más flexible inspección que gestión tributaria, depende un poco también de las cuantías que estemos hablando y de la coherencia fiscal de las declaraciones tributarias, pero usualmente los tribunales vienen admitiendo como gasto deducible aquel que cumple las condiciones que hemos indicado en el supuesto.

Cuando un contable nos pregunta como registro un gasto sin factura, nuestra respuesta siempre es la misma, lo puedes realizar de la misma forma que si tuvieras la factura, siempre y cuando puedas demostrar por otros medios la realidad del gasto o inversión. Puedes tener, diversos emails, puedes tener un albarán, el recibo del transportista que te ha entregado la mercancía, todo son elementos de prueba que podrás mostrar llegado el caso.

Imaginemos que el contable no tiene la factura, porque lo ha comprado el socio y se le olvid√≥ pedir la factura, y se trata de una impresora que se utiliza en la empresa.¬† Pues bien, no contabilizar√°s el IVA porque no est√°s en posesi√≥n de la factura, pero s√≠ puedes registrar esta inversi√≥n, con el ticket de compra por parte del socio, acreditando su pago y en este caso, si es de peque√Īa cuant√≠a, por el principio de importancia relativa, podr√°s llevarla a Gastos de Material de Oficina, como subcuenta del grupo 629, o bien, a la cuenta 217 Equipos para proceso de informaci√≥n. En ambos casos, la contrapartida ser√° la cuenta corriente con socios y administradores, (551) o la del titular de la explotaci√≥n (550) cuando se trate de personas f√≠sicas. ¬†Podr√°s guardarte pruebas de la existencia de esa impresora, fotograf√≠as, compras de toner, etc, dado que, si la impresora la retiras del servicio y tienes una inspecci√≥n en el plazo de prescripci√≥n, puedes tener dificultades para demostrar la existencia en la fecha de su adquisici√≥n.

Contabilizar ventas sin factura

Hay situaciones, en las que debemos de contabilizar, aunque no hayamos emitido la factura de ventas, porque sí se ha producido el devengo.  Así todas las ventas realizadas en un mes, de acuerdo con el reglamento de facturación deben de ser emitidas antes del día 16 del mes siguiente.

El hecho que no esté la factura emitida no quiere decir que no deba de efectuarse su declaración correspondiente.

Existe un error muy com√ļn, que es que la facturaci√≥n de un mes se realiza el d√≠a 1 del mes siguiente, y las ventas originadas se desplazan al mes de la emisi√≥n de la factura.

Ejemplo:

En el mes de diciembre tenemos 1.000 ‚ā¨ en albaranes pendientes de facturas.¬† En el mes de Enero del a√Īo siguiente emitimos la factura correspondiente a estas ventas.¬† Realizar los asientos que correspondan:

Nuestra propuesta sería la siguiente:

Asiento a realizar en Diciembre:

–¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† DEBE¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† HABER

700.1 Ventas, Albaranes pendientes de facturar ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ..¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† 1.000,00 ‚ā¨

477.1 Iva devengado fras. Pendientes de facturar ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† 210,00 ‚ā¨

4309 clientes, facturas pendientes de emitir o formalizar ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ‚Ķ¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† 1.210,00 ‚ā¨

 

En el mes siguiente, en enero, realizaríamos el siguiente asiento:

 

4309 Clientes, facturas pendientes de emitir o formalizar¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† ¬† ¬†¬† 1.210,00 ‚ā¨

430 Clientes, euros¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬†¬† ¬† ¬† ¬†¬† ¬† ¬† 1.210,00 ‚ā¨

 

En resumen, el hecho que la legislación nos permita diferir la emisión de la factura al día 16 del mes siguiente, no habilita para desplazar el IVA al mes siguiente.

El cliente cuando recibe la factura, como tiene hasta el día 20 para realizar la liquidación de IVA, podrá deducir esa factura en el periodo que corresponde, ya que la fecha de operación es en la que se produce el devengo de la operación.

Adicionalmente, también deberá declarar dichas ventas en el mes de diciembre en la contabilidad y en el impuesto de Sociedades, no existiendo por lo tanto ninguna discrepancia entre la contabilidad y la fiscalidad.

Por otra parte, también con la expresión Ventas sin factura, nos podemos estar refiriendo a las ventas en B, o en negro, es decir aquellas que no son declaradas al fisco.

En estos casos, el proveedor entrega al cliente una hoja con todos los datos relativos a la operación, pero en la que no constan sus datos fiscales, confiando que de esta forma no deja rastro. Esta es una forma muy burda, cuando utilizan el mismo programa informático y se puede llegar a determinar una trazabilidad de la operación.  Este tipo de operaciones se suelen abonar al contado y en efectivo para no dejar rastro de las mismas.

No aconsejamos este tipo de prácticas, porque no son lícitas, y porque en muchas ocasiones se hacen de forma muy descuidada, estamos convencidos que la gran mayoría de estas operaciones ante una cuidadosa inspección se podría acreditar dicha venta ilícita.

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AUTOR: JUAN FRANCISCO DEFEZ G√ďMEZ

Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributaci√≥n por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado n¬ļ 581. Titular de la asesoria Defez Asesores, desde el a√Īo 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.