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Artículo actualizado el 13/09/2021 por Defez Asesores.

Todas las sociedades mercantiles tienen la obligación de presentar a legalizar los libros una vez al año, así como el depósito de cuentas anuales correspondientes al ejercicio, por lo que nos vamos a encontrar con un gasto que es recurrente cada ejercicio.   Lo usual es que cuando es un profesional o empresario el que lo soporta, esté obligado a practicar retención que ya aparece mostrada y descontada en la factura que emite el registro mercantil.  Estas retenciones deben de declararse en el modelo 111 sobre el que ya hemos realizado un post. En concreto en el apartado 6.2.6.2 podemos ver detalladamente la forma de contabilizar retenciones de profesionales. 

También podemos incurrir en gastos del registro mercantil, cuando nos realizan certificaciones, por ejemplo, de quién es el administrador, o cuando pedimos notas simples de los datos de una sociedad. En resumen, en algún momento de nuestra vida vamos a tener que contabilizar factura del registro mercantil.

Hay que destacar que cuando una sociedad está inactiva, lo usual es solicitarle al registro que no practiquen retención, y pagar la totalidad de la factura, pues en otro caso incurrimos en la obligación de presentar el modelo 111 y también el modelo 390, por importes muy pequeños que, en caso de no ingresarlos en Hacienda, estaremos teniendo una incidencia fiscal.

Veamos a continuación un ejemplo sencillo:

Contabilizar factura Registro Mercantil

El registro mercantil de Valencia nos ha emitido una factura por la legalización de libros de la sociedad, que tiene los siguientes importes:

Factura Registro: Base Imponible:   35,00 euros

IVA 21% …………………………………….    7,35 euros

15% IRPF …………………………………..     5.25 euros

Total, Factura …………………………….    37,10 euros

Asiento contable Registro Mercantil

El asiento a efectuar será el siguiente:

DEBEHABER
(623)  Servicios Profesionales Independientes35
(472)  Iva soportado7,35
(47512) Retenciones Profesionales5,25
(410) Acreedores por Prestación de Servicios37,10

 

Además, tenemos que saber que también se emiten facturas del Colegio de Registradores por los servicios telemáticos que ofrecen, es decir el profesional que utiliza estos servicios para por ejemplo realizar el depósito de Cuentas, reciben una factura con la liquidación de todos los servicios.  Estas facturas no están sujetas a retención y se pueden obtener a través de la plataforma registradores.org

Es conveniente que las empresas o sus asesores estén debidamente registrados y abonados al Registro Mercantil para poder realizar estos trámites de forma telemática de la forma más segura y rápida posible.

Contabilizar factura Registro Mercantil BORME

Adicionalmente, las facturas que emiten el registro mercantil pueden incluir un gasto adicional por la publicación en el Boletín Oficial de la Provincia, en los supuestos de constitución de sociedades.

Veamos como contabilizamos un ejemplo real de factura de Registro Mercantil que incluya gastos de publicación:

Ejemplo Práctico

Factura Registro …………..175.34 euros

IVA………………………………36,82 euros

Retención …………………..26,30  euros

Gastos BORME…………… 35,00 euros

Total Factura …………….. 220,86 euros

El asiento contable de servicios profesionales independientes que hacemos es:

DEBEHABER
(623)  Servicios Profesionales Independientes175,34
(472)  Iva soportado36,82
(47512) Retenciones Profesionales26,30
(410) Acreedores por Prestación de Servicios220,86
(623) Servicios Profesionales Independientes35

En la mayoría de las ocasiones, el Registro Mercantil nos va a solicitar una provisión, a expensas de su calificación definitiva, esta provisión en el Registro Mercantil de Valencia es de 150.00 euros.  En realidad, como es una cantidad a cuenta, podría surgir alguna duda a la hora de contabilizarla.

La provisión de fondos no lleva IVA, constituye un pago a cuenta que se queda el Registro como garantía que vas a pagar el servicio realizado.

De hecho, el Registro Mercantil puede tener morosidad por este motivo, en la medida que el importe a pagar sea superior a la provisión de fondos, pues como el Registro Mercantil no te pone un plazo para que recojas la escritura, puedes constituirte en moroso, al transcurrir más de 6 meses sin realizar el pago de la cuantía pendiente.

Algunos contables consideran que el importe entregado es un anticipo del importe total a pagar, o bien una entrega a cuenta, y eso es un error, porque realmente, los anticipos cuando se producen siempre son por una cantidad inferior a la obligación total, lo mismo que la entrega a cuenta, y en este caso, no sabemos cuál será la totalidad que se ha de pagar.

Lo más técnico sería contabilizar la provisión en una cuenta de Depósitos constituidos a corto plazo, cuenta 565, aunque es frecuente también utilizar la cuenta intermedia 555. Partidas pendientes de aplicación.

Veamos cómo contabilizamos el ejemplo anterior, si hay una provisión previa de 150.00 euros, por lo que el importe total a pagar cuando vayamos al registro Mercantil sería la diferencia que es de 70,86 euros.

Asiento de la provisión de fondos del registro mercantil:

DEBEHABER
(565) Depósitos constituidos a corto plazo150
(572) Bancos150

Y cuando recogemos la escritura, y pagamos la diferencia haríamos el asiento siguiente:

DEBEHABER
(410) Acreedor por prestación servicios (Reg. Mercantil)220,86
(411) Depósitos constituidos a corto plazo150
(572) Bancos70,86

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AUTOR: JUAN FRANCISCO DEFEZ GÓMEZ

Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributación por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado nº 581. Titular de la asesoria Defez Asesores, desde el año 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.