Actualizado: septiembre de 2026 · Tiempo de lectura aproximado: 9 minutos
- Los honorarios del Registrador Mercantil se contabilizan normalmente como servicios profesionales independientes.
- La cuenta habitual para el gasto es la 623 Servicios de profesionales independientes, salvo que por la naturaleza de la operación proceda otro tratamiento contable.
- La factura puede incluir IVA soportado y una retención profesional del 15 %.
- La retención practicada se registra en la cuenta 4751 y se declara, con carácter general, en el modelo 111 y posteriormente en el modelo 190.
- Los gastos de publicación en el BORME y los suplidos deben revisarse separadamente de los honorarios del Registrador.
- La provisión de fondos entregada antes de conocer la factura definitiva no debe confundirse con una fianza ni contabilizarse automáticamente en la cuenta 565.
Las sociedades mercantiles reciben facturas del Registro Mercantil de forma recurrente. La legalización de libros, el depósito de cuentas anuales, las certificaciones, las inscripciones societarias o determinadas notas y consultas pueden generar honorarios registrales que después debemos contabilizar correctamente.
El asiento parece sencillo, pero las facturas del Registro Mercantil pueden combinar varios conceptos: honorarios profesionales, IVA, retención, publicación en el BORME, suplidos y una provisión de fondos entregada previamente.
Por eso conviene separar cada partida antes de contabilizar el importe total.
¿Qué es una factura del Registro Mercantil?
Es la factura o minuta que emite el Registro Mercantil por los servicios registrales prestados.
Una empresa puede recibirla, entre otros supuestos, por:
- legalización de libros;
- depósito de cuentas anuales;
- inscripción de administradores;
- constitución o modificación de sociedades;
- ampliaciones o reducciones de capital;
- certificaciones;
- notas simples;
- inscripción de otros actos societarios.
Los derechos de los registradores mercantiles están sujetos a su correspondiente arancel. La minuta debe identificar los conceptos, bases y números del arancel aplicados.
¿Qué cuenta contable se utiliza?
Cuando se trata de honorarios ordinarios del Registro Mercantil, la cuenta habitual es la 623 «Servicios de profesionales independientes».
Los registradores se consideran profesionales a efectos del IRPF, por lo que sus honorarios encajan normalmente en la naturaleza de esta cuenta.
Esto es coherente con el criterio que explicamos con más detalle en nuestra guía sobre cómo contabilizar servicios profesionales independientes en la cuenta 623.
No debemos aplicar la cuenta 623 de forma automática únicamente porque la factura proceda del Registro Mercantil. Si el gasto está directamente relacionado con una operación societaria que deba registrarse contra patrimonio neto, como determinados gastos de constitución o ampliación de capital, el tratamiento contable puede ser distinto.
Cómo contabilizar una factura del Registro Mercantil con IVA y retención
En una factura ordinaria del Registro Mercantil podemos encontrarnos con:
- honorarios registrales;
- IVA soportado;
- retención a cuenta del IRPF;
- y el importe líquido pendiente de pagar.
Ejemplo de factura
Supongamos que el Registro Mercantil emite la siguiente factura por la legalización de libros de una sociedad:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Honorarios Registro Mercantil | 35,00 € |
| IVA 21 % | 7,35 € |
| Retención IRPF 15 % | -5,25 € |
| Total a pagar | 37,10 € |
Asiento contable
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 35,00 € | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 7,35 € | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 5,25 € | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 37,10 € |
Cuando paguemos la factura:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 37,10 € | |
| 572 Bancos | 37,10 € |
¿Por qué lleva retención la factura del Registro Mercantil?
Los registradores se consideran profesionales a efectos del IRPF. Cuando una sociedad u otro obligado a retener satisface sus honorarios, debe practicar la retención que corresponda.
En 2026, el tipo general aplicable a los rendimientos profesionales es del 15 %.
La retención no constituye un gasto adicional para la empresa: es una parte del importe del profesional que la empresa no le entrega directamente, sino que ingresa en Hacienda por su cuenta.
La retención se declara periódicamente mediante el modelo 111 y posteriormente se incluye en el resumen anual modelo 190.
Las retenciones profesionales no generan la obligación de presentar el modelo 390. El modelo 390 está relacionado con el IVA. Las retenciones de rendimientos profesionales se declaran mediante el modelo 111 y su resumen anual es el modelo 190.
¿Qué ocurre si la sociedad está inactiva?
El hecho de que una sociedad esté inactiva no permite asumir automáticamente que puede pedir al Registro Mercantil que elimine una retención que legalmente resulte procedente.
Las personas jurídicas están obligadas, con carácter general, a practicar retención cuando satisfacen rentas sometidas a esta obligación.
Por tanto, si una sociedad inactiva recibe una factura del Registrador Mercantil que está sujeta a retención, debe analizarse la obligación tributaria correspondiente y no suprimir la retención únicamente para evitar presentar el modelo 111.
Este punto es importante porque el artículo anterior recomendaba solicitar al Registro que no practicase retención cuando la sociedad estaba inactiva. Esa recomendación no debe mantenerse como regla general.
Cómo contabilizar los gastos del BORME
En determinadas operaciones societarias puede aparecer también un importe correspondiente a la publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).
Conviene revisar el desglose de la factura porque el importe correspondiente al BORME puede aparecer separado de los honorarios propios del Registrador.
No debemos confundir el BORME con el Boletín Oficial de la Provincia. El BORME es el Boletín Oficial del Registro Mercantil.
Ejemplo con honorarios y BORME
Supongamos la siguiente liquidación:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Honorarios Registro Mercantil | 175,34 € |
| IVA 21 % | 36,82 € |
| Retención 15 % | -26,30 € |
| Publicación BORME | 35,00 € |
| Total | 220,86 € |
Una posible contabilización, suponiendo que el gasto del BORME aparezca diferenciado y no forme parte de los honorarios sujetos a IVA y retención, sería:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 623 Servicios de profesionales independientes | 175,34 € | |
| 629 Otros servicios / subcuenta BORME | 35,00 € | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 36,82 € | |
| 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | 26,30 € | |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | 220,86 € |
El desglose concreto de cada minuta debe revisarse porque no todos los conceptos incluidos por el Registro tienen necesariamente el mismo tratamiento de IVA o retención.
¿Qué ocurre con los suplidos?
Otra situación habitual es que aparezcan cantidades satisfechas por cuenta del cliente.
Cuando existe un verdadero suplido, el importe corresponde a un gasto realizado en nombre y por cuenta de la empresa y debe poder justificarse documentalmente.
Conviene separar contablemente los suplidos de los honorarios propios del Registrador, porque no forman parte de la retribución del servicio profesional.
La utilización de una subcuenta específica facilita además comprobar posteriormente que los importes y documentos correspondientes están correctamente conciliados.
Cómo contabilizar la provisión de fondos del Registro Mercantil
En muchas operaciones el Registro Mercantil solicita una provisión de fondos antes de conocer el importe definitivo de la minuta.
Por ejemplo, podemos entregar 150 euros y recibir posteriormente una factura definitiva por 220,86 euros. En ese momento solo tendremos que pagar la diferencia que resulte después de aplicar la provisión.
La provisión no es una fianza
El artículo anterior proponía utilizar la cuenta 565 como «Depósitos constituidos a corto plazo». Esto debe corregirse por dos motivos.
En primer lugar, la cuenta 565 corresponde a Fianzas constituidas a corto plazo. La cuenta de depósitos constituidos a corto plazo del PGC es la 566.
Pero además, una provisión de fondos destinada a ser aplicada posteriormente al coste del servicio no es, por su naturaleza, una fianza. Por ello, tampoco debemos utilizar automáticamente la 565 o la 566 únicamente porque todavía no conozcamos la factura definitiva.
Cuando la provisión está destinada a honorarios futuros, puede utilizarse una cuenta específica de anticipos a acreedores por prestaciones de servicios desarrollada dentro del plan contable interno. Si incluye cantidades destinadas a suplidos cuyo destino todavía debe justificarse, puede ser conveniente utilizar una cuenta específica del subgrupo 55 para controlar esas provisiones.
El PGC define la cuenta 555 «Partidas pendientes de aplicación» para remesas de fondos recibidas cuya causa inicialmente no resulte identificable. Una provisión de fondos que la empresa entrega al Registro Mercantil es una salida de tesorería conocida, por lo que utilizar la 555 por defecto no refleja bien su naturaleza.
Ejemplo de provisión de fondos
Supongamos que entregamos al Registro Mercantil una provisión de fondos de 150 euros. Para simplificar el ejemplo, utilizaremos una subcuenta interna denominada 417 Anticipos a acreedores por prestaciones de servicios.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 417 Anticipos a acreedores por prestaciones de servicios | 150,00 € | |
| 572 Bancos | 150,00 € |
Cuando recibamos la factura definitiva de 220,86 euros, primero contabilizaremos la factura completa conforme a sus conceptos y posteriormente aplicaremos los 150 euros entregados previamente.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 410 Registro Mercantil | 220,86 € | |
| 417 Anticipos a acreedores por prestaciones de servicios | 150,00 € | |
| 572 Bancos | 70,86 € |
La denominación y numeración concreta de las subcuentas internas puede adaptarse al cuadro contable de cada empresa. Lo importante es que la provisión permanezca identificada como una cantidad entregada por adelantado hasta que pueda aplicarse a la liquidación definitiva.
¿Y si la factura corresponde a la constitución de una sociedad?
Aquí aparece una excepción importante a la utilización ordinaria de la cuenta 623.
Los honorarios del Registro Mercantil directamente relacionados con la constitución de una sociedad o con una ampliación de capital forman parte de los costes de una transacción con instrumentos de patrimonio propio.
En estos casos, el PGC establece un tratamiento específico contra patrimonio neto, por lo que no deben registrarse simplemente como un gasto ordinario del ejercicio en la cuenta 623.
Lo explicamos con detalle, junto con los gastos de notaría, abogados y otros costes de la operación, en nuestra guía sobre cómo contabilizar los gastos de constitución de una empresa.
Si una factura del Registro Mercantil incluye provisiones, suplidos, BORME, retención o gastos relacionados con una operación societaria, conviene revisar cada concepto antes de contabilizarla.
Consultar con un asesor contableErrores frecuentes al contabilizar una factura del Registro Mercantil
- Contabilizar todo el importe como 623 sin revisar BORME, suplidos u otros conceptos.
- Olvidar registrar la retención profesional en la cuenta 4751.
- Declarar la retención en el modelo 111 pero olvidar el modelo 190 anual.
- Confundir el modelo 190 con el modelo 390 de IVA.
- Suprimir la retención únicamente porque la sociedad esté inactiva.
- Contabilizar la provisión de fondos en la 565 pensando que es una cuenta de depósitos.
- Utilizar la 555 para cualquier provisión de fondos sin analizar la naturaleza real de la operación.
- Confundir el BORME con el Boletín Oficial de la Provincia.
- Llevar a la cuenta 623 gastos registrales directamente relacionados con una constitución o ampliación de capital sin revisar su tratamiento contra patrimonio neto.
- Contabilizar solo el importe neto pagado y olvidar la retención que posteriormente deberá ingresarse en Hacienda.
Qué estamos viendo en la práctica
El error más habitual consiste en contabilizar directamente el movimiento bancario. Si se han pagado 70,86 euros después de haber entregado previamente una provisión de 150 euros, los 70,86 euros no representan por sí solos el gasto de la operación.
Hay que reconstruir la factura completa, registrar sus honorarios, IVA, retención y demás conceptos y después aplicar la provisión de fondos.
También es frecuente que pequeñas sociedades inactivas reciban una única factura anual del Registro Mercantil y pasen por alto la retención porque el importe es reducido. El tamaño de la factura no elimina las obligaciones formales que puedan derivarse de ella.
Una factura pequeña del Registro Mercantil puede generar varias anotaciones contables y obligaciones fiscales. Si quieres evitar descuadres entre contabilidad, IVA y retenciones, podemos revisar la operación contigo.
Hacer una consulta contablePreguntas frecuentes sobre las facturas del Registro Mercantil
¿Qué cuenta se utiliza para una factura del Registro Mercantil?
Ver respuesta
Para los honorarios registrales ordinarios se utiliza normalmente la cuenta 623 «Servicios de profesionales independientes», salvo que el gasto tenga un tratamiento contable específico por la operación a la que esté vinculado.
¿La factura del Registro Mercantil lleva retención?
Ver respuesta
Los registradores obtienen rendimientos de actividad profesional y, cuando el pagador está obligado a retener, sus honorarios pueden estar sujetos a retención. El tipo general profesional en 2026 es del 15 %.
¿Dónde se contabiliza la retención?
Ver respuesta
La retención practicada se registra normalmente en la cuenta 4751 «Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas».
¿En qué modelo se declara la retención del Registro Mercantil?
Ver respuesta
Con carácter general, la retención se ingresa mediante el modelo 111 y se incluye posteriormente en el resumen anual modelo 190.
¿Una sociedad inactiva puede pedir que no le practiquen retención?
Ver respuesta
No debe utilizarse la inactividad como motivo automático para eliminar una retención que legalmente corresponda. Las personas jurídicas están obligadas, con carácter general, a retener cuando satisfacen rentas sometidas a retención.
¿La provisión de fondos del Registro Mercantil se contabiliza en la 565?
Ver respuesta
No como regla general. La cuenta 565 corresponde a fianzas constituidas a corto plazo y una provisión destinada a ser aplicada posteriormente a los servicios registrales no tiene normalmente naturaleza de fianza.
¿La cuenta de depósitos a corto plazo es la 565?
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No. En el Plan General de Contabilidad, la cuenta 565 corresponde a fianzas constituidas a corto plazo y la cuenta 566 a depósitos constituidos a corto plazo.
¿Puedo utilizar la cuenta 555 para la provisión?
Ver respuesta
No debería utilizarse automáticamente. El PGC reserva la 555 para remesas de fondos recibidas cuya causa inicialmente no resulta identificable. Una provisión entregada al Registro Mercantil tiene una naturaleza conocida y conviene utilizar una cuenta específica adecuada.
¿Qué es el BORME?
Ver respuesta
Es el Boletín Oficial del Registro Mercantil. Determinados actos societarios deben publicarse en él y el coste de publicación puede aparecer en la liquidación relacionada con el Registro Mercantil.
¿Los gastos de Registro por constituir una sociedad van a la 623?
Ver respuesta
No necesariamente. Los costes directamente relacionados con la constitución de la sociedad o con una operación sobre instrumentos de patrimonio propio tienen un tratamiento contable específico contra patrimonio neto.
Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributación por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado nº 581. Titular de la asesoria Defez Asesores, desde el año 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.
Eres un grandisimo redactor… Muchas gracias, Un saludo