Contabilizar Multas y sanciones

Artículo redactado por Defez Asesores y actualizado el 19-07-2022.

En este post pretendemos dar respuesta a cómo contabilizar multas y sanciones que podemos recibir por infringir determinadas normas o procedimientos. En concreto, vamos a ver las que puede haber desde estos frentes: Tributarias, de la Seguridad Social y de Tráfico.

A modo de ejemplo rápido: una multa de tráfico puede venir por aparcar en un lugar equivocado. Las sanciones de Hacienda por no pagar el IVA cuando toca o no presentar el modelo correspondiente. Y en la SS podemos hablar de la falta de presentación de documentos de cotización.

Nuestra misión consiste en contabilizar estos gastos no deducibles y mostraros la mejor forma de cómo contabilizar multas y sanciones.

Cuentas contables para sanciones y multas

Según el tipo de gasto, para contabilizar multas y sanciones podremos utilizar una cuenta 678 o incluso una cuenta 629. Pero el mínimo común múltiplo de ellas es que debemos de crear una subcuenta específica para indicar que no son deducibles, de tal forma que así podremos extraer esa información del mayor para poder realizar el ajuste extracontable positivo correspondiente.

En concreto vamos a centrarnos en la contabilización de Multas, Sanciones y Recargos tiene la peculiaridad que son gastos contables, pero por la Ley 27/2014, art. 15 c) no tienen el carácter de deducible, podría ser lo más utilizado, pero hay que recordar que en el Art. 15, se encuentran otros conceptos que tampoco tienen el carácter deducible.

Sin embargo, como veremos después los intereses de demora, que podemos llevar a una cuenta 669 sí que tienen carácter deducible, en la medida que no se considera que tengan carácter sancionador.

Contabilizar Sanciones

Las sanciones son la consecuencia de los actos de represión que ejercen los poderes públicos contra las actuaciones que no son acordes al ordenamiento jurídico. Por tanto, cuando una empresa recibe una sanción o una multa, debe de reflejarlo en la contabilidad.

A continuación, exponemos varios casos y su solución.

Asiento contable Sanciones de Tráfico

El gasto más típico de este apartado sería la contabilización de las multas de tráfico, originadas en el ejercicio de la actividad, por ejemplo, el conductor de la furgoneta que transporta mercancías se ha saltado el límite de velocidad, y recibimos una multa de la Guardia Civil, por importe de 100,00 euros si la pagamos en los primeros 20 días.

El asiento contable para contabilizar la multa de tráfico sería el siguiente:

Nuestros asesores contables están constantemente actualizándose para presentar contabilidades que reflejen la realidad empresarial y sacar el máximo provecho de ellas.

De hecho, están encantados de presentar artículos como este.

Asiento contable Sanción Hacienda

Las Sanciones de Hacienda, pueden ser por diversos impuestos, y pueden estar acompañadas de la liquidación de la cuota tributaria del impuesto, o simplemente ser una sanción por no haber realizado alguna declaración o no haber atendido a algún requerimiento.

Por lo tanto, si hay una liquidación de cuota, es posible que se vea afectada la cuenta del gasto de dicho impuesto y además tengamos que utilizar la cuenta contable de la sanción.

Veamos un ejemplo para contabilizar la sanción de Hacienda:

En una revisión de Hacienda, se considera que hay unos gastos que no tienen el carácter deducible por un importe de 1.000 euros.

Esto nos origina una cuota a ingresar del 0.25 * 1000 = 250,00 euros, que tendrá su reflejo en el siguiente asiento contable:

Además, en la misma liquidación, dado que hemos renunciado al trámite separado del expediente sancionador recibimos propuesta de sanción por un importe del 50% de la cuota, que es de 125,00 euros. Al inspector le manifestamos su conformidad y nos aplica una reducción del 40% en la medida que realicemos el pago, por lo que nos queda una cuota de sanción a pagar de 75,00 euros.

El asiento a realizar para esta sanción tributaria sería el siguiente:

Una vez más, recomendamos un desglose a nivel subcuenta, y controlar que estos gastos no son de carácter deducible y supondrán un ajuste extracontable positivo en el Impuesto de Sociedades (Casilla 0815).

Contabilizar Recargos Extemporáneos

Otro ejemplo de gasto no deducible, son los recargos extemporáneos, que son aquellos que se producen por presentación fuera de plazo de una declaración tributaria.

Aquí debemos tener en cuenta la modificación introducida en el Art. 27 de la LGT por la Ley 11/2021 de prevención del fraude fiscal, de tal forma que ahora los recargos son del 1% por cada mes de retraso, sin intereses de demora hasta que se cumplen los 12 meses.

Ejemplo:

Hemos presentado la declaración del modelo 111 correspondiente al segundo trimestre, el día 22 de Julio, porque hemos tenido un problema informático.  El importe a pagar era de 1.000 euros.

Así en el momento del pago, realizamos el siguiente asiento:

Al cabo de 10 días recibimos una carta de Hacienda, en la que nos propone una propuesta de liquidación de un recargo de 10,00 euros.  Ante la cual tenemos dos opciones:

a) Como el importe es pequeño y no queremos discutir con Hacienda, no hacemos alegaciones, y al cabo de unos días, nos llega un documento 002 con la propuesta de liquidación del recargo de 10.00 euros y el documento para que paguemos bien por internet o bien directamente en el banco.

Vamos a nuestra entidad bancaria y realizamos el pago:

b) No estamos de acuerdo con la propuesta de liquidación del recargo, y alegamos fuerza mayor, art. 179.2 de la LGT y aportamos un justificante del informático externo de nuestra empresa que acredita que hemos tenido un problema con el acceso a internet, en el último día del plazo y por eso lo presentamos dos días después.

La Administración Tributaria, anula la propuesta de sanción (recargo), por lo que no tenemos nada que contabilizar.

La misma solución tendríamos para un recargo ejecutivo vía de apremio.

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Contabilizar Sanción de la Seguridad Social (recargos)

La falta de presentación de los documentos de cotización, así como del pago de la deuda fuera de plazo reglamentario de ingreso, determinan la aplicación del recargo y el devengo de los intereses de demora, en los términos fijados en la Ley General de la Seguridad Social.

Estos importes se ingresan conjuntamente con las deudas sobre las que recaen, por lo que, en muchos casos, especialmente cuando se contabiliza con el extracto bancario se comete el error de considerar todo el importe como gasto de la Seguridad Social, lo que es incorrecto.

Según lo establecido en el artículo 30 de la Ley General de la Seguridad Social y el artículo 10 del Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto 1415/2004 de 11 de junio, los recargos a aplicar por falta de ingreso en plazo reglamentario de los distintos recursos, en modo resumido serían los siguientes:

1. Si se presentan los documentos, pero no se realiza el pago, el recargo será del 10 por ciento si se abonasen las cuotas debidas dentro del primer mes natural siguiente al del vencimiento del plazo para su ingreso.
2. En cambio, el recargo será del 20 por ciento de la deuda, si se abonan las cuotas debidas a partir del segundo mes natural siguiente al del vencimiento del plazo para su ingreso
3. Si no se aportan los documentos de liquidación establecidos en el apartado 1 y 2 del art. 29 de la Ley General de la Seguridad Social, el recargo es del 20% si se abonasen las cuotas debidas antes de la terminación del plazo de ingreso establecido en la reclamación de deuda o acta de liquidación, o bien el recargo del 35 por ciento de la deuda, si se abonasen las cuotas debidas a partir de la terminación de dicho plazo de ingreso.

Estos recargos, no son gasto deducible, sino todo lo contrario, es decir, gasto no deducible. Su justificación la encontramos en el art. 15 de la LIS, en su apartado c) que dice: “Las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.”

Los intereses de demora sí son deducibles es un gasto financiero y de acuerdo a los últimos pronunciamientos del Tribunal Supremo no pueden considerarse como gastos contrarios al ordenamiento jurídico.

Ejemplo de contabilizar una sanción de la Seguridad Social:

El boletín de cotización del mes de Julio no lo hemos pagado en plazo, pero sí que se han enviado telemáticamente los modelos TC1 y TC2 de cotización a la Seguridad Social.

El importe total a pagar era de 1.000 euros.  El día 5 de agosto, la empresa realiza el pago de forma voluntaria.  Determinar cuál será el importe total para pagar.

Solución:

El boletín de cotización a la SS del mes de junio debe de liquidarse y pagarse en el mes siguiente a su devengo, esto es en Julio, como no hemos pagado, y lo hacemos el 5 de agosto, esto es en el mes siguiente al de la obligación de pago el importe del recargo que deberemos de pagar es el 10%.  Deberemos de ingresar la cantidad de 1.100 euros.

El asiento contable a realizar será:

El importe de la cuenta 678.1 es no deducible, por lo que habrá que realizar un ajuste extracontable positivo (aumenta la base imponible), en la declaración fiscal del modelo 200 del Impuesto de Sociedades.

Este ajuste se refleja en la casilla 0815 del impuesto de sociedades, que corresponde exclusivamente a Aumentos.

Contabilizar sanción Seguridad Social

Las sanciones de la Seguridad Social tienen el mismo tratamiento a nivel contable que las sanciones de cualquier otro organismo público, como la Dirección general del Tráfico, Hacienda, Ministerio de Sanidad, etc.  Siempre su contabilización supone un hecho excepcional en la actividad de la empresa, y por lo tanto debe de contabilizarse contra la cuenta 678, y en una subcuenta específica de Multas y Sanciones, para tener claro que no son deducibles y por tanto no deben de considerarse como gasto a efectos del Impuesto de Sociedades.

Ejemplo:

Recibimos una sanción por parte de la Seguridad Social, porque un Inspector de trabajo ha comprobado que hay una partida de Dietas, que la empresa no puede acreditar que se corresponde con desplazamientos fuera del lugar del centro de trabajo y/o vivienda habitual del trabajador, y la empresa ha excluido de cotizar dicho importe en los boletines.  El importe dejado de ingresar es de 1.000 euros y la sanción impuesta es de 500.00 euros.

Realizar la contabilización de esta operación:

Cuando realice el pago, la empresa cancelará la cuenta 476 al Debe y el pago se realizará con la cuenta 572 Banco c/c.

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Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributación por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado nº 581. Titular de la asesoría Defez Asesores, desde el año 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.