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Art铆culo creado y actualizado por Defez Asesores 05-01-2022

En este post vamos a ver el tratamiento contable de las existencias, y nos vamos a centrar en los aspectos m谩s conflictivos en su contabilizaci贸n, como pueden ser el c谩lculo de su valoraci贸n, la variaci贸n de las existencias, y el calculo del deterioro, todo ello desde un punto de vista pr谩ctico.

Concepto de Existencias

Podemos decir que una existencia en contabilidad, son los bienes y/o servicios que son objeto de comercializaci贸n por parte de la empresa y por los que se espera obtener un beneficio en su venta, enajenaci贸n o explotaci贸n por cualquier t铆tulo jur铆dico.

As铆, un edificio, en la medida que vaya a ser vendido puede ser considerado una existencia, por ejemplo, en las promotoras inmobiliarias. 聽Sin embargo, tambi茅n es posible obtener un beneficio mediante su explotaci贸n en alquiler, en este caso, en la medida que el importe obtenido por su cesi贸n de uso sea superior a los costes que tengamos tambi茅n podemos obtener un beneficio.

El plan general de contabilidad espa帽ol adopta con las existencias un sistema especulativo de valoraci贸n, basado en la cuenta 600 para las compras y la cuenta 700 para las ventas.聽 De esta forma, estas cuentas 600 y 700, no determinan un beneficio o una p茅rdida, ya que la valoraci贸n de las mismas incluye la posible ganancia o p茅rdida en la operaci贸n, a diferencia de lo que sucede con otros grupos de plan contable, como puede suceder con el de Inmovilizado, d贸nde siempre se utiliza el m茅todo administrativo, que quiere decir que vamos a determinar en cada operaci贸n el beneficio de la misma.

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Cuenta existencias Contabilidad.

Las cuentas contables d贸nde recogemos las existencias, se encuentran en el grupo 3 del Plan General de Contabilidad.

Debemos de distinguir entre aquellas que vendemos sin realizar ninguna transformaci贸n que utilizamos la cuenta 300 Existencias comerciales, de aquellas que constituyen el elemento esencian en la fabricaci贸n de nuestro producto (310 Materias Primas) , as铆 como el conjunto de existencias que complementan nuestro producto, que las encontramos en el subgrupo 32 otros aprovisionamientos, donde podemos encontrar existencias tan variadas como :

320 Elementos y Conjuntos incorporables, que normalmente se fabrican fuera de la empresa y se a帽aden al proceso productivo, por ejemplo, en un coche, muchas piezas son realizadas por empresas auxiliares.

  1. Combustibles, cuando puedan ser inventariados, como pueden ser carburantes, gases, que podemos tener en dep贸sitos.

322 Repuestos, normalmente suelen ser piezas que por su especial importancia las almacenamos, con un periodo de duraci贸n superior a un a帽o, para cubrir eventualidades, como por ejemplo, piezas de repuesto de m谩quinas e instalaciones t茅cnicas complejas, que deban ser repuestas cada cierto periodo de tiempo y que el no tenerlas en stock, pudiera suponer por ejemplo una parada de una cadena de producci贸n que no nos podemos permitir.

  1. Materiales diversos. Son materiales que no se incorporan al proceso productivo pero que nos pueden ser necesarios para su venta, por ejemplo, muestrarios de productos, en sectores de textil, cosm茅tica, etc.
  2. Embalajes, normalmente es el envoltorio con el que protegemos y presentamos nuestro producto, a veces puede ser dif铆cil distinguirlo de un envase, o bien pueden ser ambos t茅rminos, imaginemos una crema cosm茅tica, necesitar谩 un envase y usualmente tambi茅n una caja de cart贸n con la que presentaremos el producto al p煤blico.
  3. Envases, normalmente a nivel de marketing tienen una importancia vital, dado que puede ser muy llamativo, y dar una sensaci贸n de que el producto que incluye tiene que ser necesariamente de calidad. A veces, el envase puede tener un valor muy superior a lo que es el precio del producto.
  4. Material de oficina. Representa el material que utilizamos en la oficina, como pueden ser bol铆grafos, folios, carpetas, cartuchos de tinta, etc. Es importante destacar que esto debe de ser para empresas cuyo volumen de material de oficina sea relevante, no debemos de pensar en una peque帽a oficina, y que el d铆a de fin de a帽o, la oficinista o el administrativo est茅 contando los folios que hay en stock, eso desde luego no es eficiente.聽 En estos casos debemos de utilizar la cuenta 629 de Gastos de Material de Oficina, y considerar que todas las adquisiciones son gasto de ejercicio, dado que lo usual es que el stock existente al cierre de este ejercicio pueda ser muy similar al del ejercicio anterior.

As铆 mismo, las empresas que se dedican a la venta de este tipo de productos, los considerar谩n como existencias comerciales, y no dentro de este subgrupo especial, que debemos de utilizar s贸lo en aquellos supuestos que sea muy significativo.

Para las empresas que se dedican a la fabricaci贸n, existen varias cuentas m谩s relativas con el proceso productivo:

330 Productos en curso, son productos que se encuentran en fase de elaboraci贸n y normalmente no tienen un valor cierto para otras empresas que no sean del sector, puede ser un producto por ejemplo que se encuentre al 40% de su producci贸n total, que ha dejado de ser materia prima, pero que tampoco es producto final, ni siquiera es un producto intermedio que pudi茅ramos vender a otras empresas, pues en este caso, ser铆a un producto semiterminado que incluir铆amos en el subgrupo 334. Productos Semiterminados.

Finalmente, cuando tenemos el producto ya terminado, que incluye su caja, envase, etc, podemos incluir su valoraci贸n en la cuenta 350 Productos Terminados.

Variaci贸n de Existencias Contabilidad

Antes de proceder a realizar los asientos contables de variaci贸n de existencias, vamos a dar una norma sencilla y pr谩ctica, de uso para cuando debemos usar el subgrupo 61 y cuando el subgrupo 71.

As铆 cuando nos encontramos con existencias comerciales, materias primas, u otros materiales, es decir con cuentas desde la 300 a la 329, las cuentas de variaciones de existencias deben de ser del subgrupo 61, es decir la 610, 611 p 612, en funci贸n de los respectivos subgrupos, si es el 30 utilizamos la 610, si es el 31, utilizamos el 611 y si es el 32 utilizamos el 612, observar la coincidencia del ultimo digito de las subcuentas del grupo 61, con el digito del subgrupo.

Si nos encontramos con cuentas de productos en curso, semiterminados o terminados, (subgrupos 33 a 35) debemos de utilizar, las subcuentas del subgrupo 71, de forma parecida.

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驴C贸mo se hace el c谩lculo de la variaci贸n de existencias en contabilidad?

El c谩lculo de la variaci贸n, siempre se obtiene por diferencias, entre las existencias iniciales y las finales, pero contablemente no hacemos un asiento por la diferencia, sino que hacemos dos asientos uno para (anular-cancelar-sacar), ll谩menla, como ustedes quieran las existencias iniciales, y otro para incluir las existencias finales de cada uno de los diferentes grupos. Para evitar equivocarse, les recomendamos que lo primero que hagan es quitar las existencias, para lo que necesitamos que dichas mercanc铆as 鈥渁parezcan鈥 por el haber, y por lo tanto el asiento ser谩:

DEBEHABER
610/611/612聽聽 variaci贸n ExistenciasX
300/310/320 Existencias Comerciales/MP/repuestosX

Con esto conseguimos que las existencias est茅n a cero, que debemos de comprobar, para as铆 asegurarnos que la primera parte de este proceso de regularizaci贸n de existencias ha sido realizado con 茅xito y ahora debemos de introducir las existencias finales, de dichos subgrupos que ser谩 justo el asiento contrario. La valoraci贸n de las mismas deber铆a de realizarse, de acuerdo al PGC mediante el m茅todo FIFO (primera entrada, primera salida), o bien mediante el sistema de valoraci贸n de Precio Medio Ponderado (PMP)

El asiento contable de la variaci贸n ser谩:

DEBEHABER
300/310/320 Exist. Comerciales/MP/RepuestosX
610/611/612聽聽 variaci贸n ExistenciasX

A este proceso se le conoce con el nombre de regularizaci贸n de Existencias.聽 Que, por supuesto tambi茅n incluye la regularizaci贸n de los subgrupos 33,34 y 35, que como ya hemos indicado se har谩 frente a las cuentas 710/711/712

Lo primero que hacemos es eliminar el saldo existente que normalmente ser谩 el del ejercicio anterior, o de la ultima regularizaci贸n que hayamos practicado, si tenemos la costumbre de realizar m谩s de un inventario a lo largo del ejercicio.

El asiento ser谩:

DEBEHABER
710/711/712聽 聽Variaci贸n ExistenciasX
330/340/350 Exist. en Curso/Prod. ST/ PT

 

X

Y a continuaci贸n el asiento, d贸nde incorporamos el stock del ejercicio, de acuerdo a nuestro m茅todo de c谩lculo de las existencias finales en contabilidad, en este caso los m茅todos de valoraci贸n implican incorporar los costes directos e indirectos de los productos, en base a una anal铆tica de costes adecuada.聽 As铆, a titulo enunciativo, son costes directos los del personal de fabricaci贸n, la energ铆a utilizada por las m谩quinas, la amortizaci贸n o desgaste de la m谩quina, adem谩s de por supuesto todos los costes de materias primeras, y productos incorporados al proceso productivo.

Costes indirectos podemos encontrarnos con personal de otras secciones que habr谩 que atribuir en un aparte al proceso productivo, as铆 como una parte razonable de otros gastos generales que podamos ligar de forma indirecta con el proceso productivo.

DEBEHABER
330/340/350 Exist. en Curso/Prod. ST/ PTX
710/711/712聽聽 variaci贸n Existencias

 

X

Baja de Existencias comerciales obsoletas

Hasta aqu铆 hemos visto el proceso 鈥渘ormal鈥 de regularizaci贸n contable, sin embargo, puede suceder que usted tenga productos en su almac茅n que ya no va a vender y quiere liberar espacio en el almac茅n.

驴Se puede deshacer de esas mercanc铆as sin problema, por ejemplo, tir谩ndolas al contenedor?

Esto ser铆a un error grave ya que no le permitir铆a demostrar que usted se ha deshecho de esa mercanc铆a.

Como ya sabe, debemos de realizar, un Inventario, con el que procedemos a recontar las mercanc铆as al final del a帽o, y determinamos su variaci贸n. Respecto a las que ten铆amos al principio, como acabamos de contarle, as铆 si las mercanc铆as han disminuido, computamos un gasto y si ha n aumentado computamos un ingreso.

Ahora bien, 驴qu茅 hacemos con las mercanc铆as obsoletas?

En primer lugar, debemos de considerar que se entiende por mercanc铆a obsoleta, no es lo mismo una mercanc铆a que tenga una baja rotaci贸n, 鈥渟low moving鈥 en terminolog铆a inglesa, que el hecho que tenga productos defectuosos, productos caducados o de fuera de temporada, y que en este caso su intensi贸n sea contabilizar la p茅rdida como gasto y considerar ese gasto como deducible en su declaraci贸n del Impuesto sobre Sociedades.

En nuestro post 芦Tratamiento fiscal del deterioro de existencias禄, le damos las claves para permitirle la contabilizaci贸n como gasto fiscal sin riesgos.

En cualquier caso, ser谩 necesario que documente que efectivamente la destrucci贸n se ha llevado a cabo realmente. Para ello, es conveniente que contacte con un notario o el Auditor de su sociedad, para que 鈥渃ertifique鈥 que est谩 presente en el proceso de destrucci贸n de las mismas.聽 Tambi茅n es posible que las deposite, por si peligrosidad en dep贸sitos espec铆ficos, por ejemplo, el aceite usado en empresas de reparaci贸n de veh铆culos, los cartuchos de tinta que tienen una fecha de caducidad, etc.

Estas p茅rdidas, debemos de contabilizarlas como una mayor variaci贸n de existencias, y por lo tanto el asiento es:

DEBEHABER
610 Variaci贸n ExistenciasX
300 Existencias comercialesX

Con este asiento eliminar铆amos la totalidad de las existencias, pero tambi茅n es posible que en realidad no haya una p茅rdida total de las mismas, sino s贸lo parcial.聽 As铆 recordemos que podemos utilizar la cuenta 693 Deterioro de existencias Comerciales y la cuenta 393 provisi贸n por deterioro de existencias comerciales, en aquellos supuestos, en los que el valor realizable de nuestras existencias sea inferior a nuestro coste de adquisici贸n.

Es importante aclarar aqu铆, que no se trata de una p茅rdida potencial o de un menor beneficio, sino que realmente para que haya un deterioro, el valor realizable de la mercanc铆a debe de ser inferior al que tenia cuando nos cost贸, no se puede realizar valoraciones en base a criterios subjetivos, como podremos en ver en el post d贸nde analizamos el tratamiento fiscal del deterioro de existencias.

Defez Asesores tambi茅n somos expertos en fiscalidad e impuestos.

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Ejemplo:

Supongamos una tienda de ropa, que compr贸 pantalones vaqueros por un valor de 15 euros unidad, y sin embargo ahora presupone que no va a poder vender estos art铆culos m谩s que en rebajas y por un precio de 10 euros, inferior al que le cost贸. 聽驴Puede realizar una dotaci贸n de depreciaci贸n de existencias por 5 unidades?

Para que esto pueda demostrarse deber谩 de ser necesario que, por ejemplo, en el a帽o siguiente, Las primeras ventas de dicho producto sean al precio de 10 euros, pues en otro caso podr铆a considerarse que se ha reducido de forma artificial el valor neto de las existencias.

En resumen, proceder谩 a realizar el asiento:

DEBEHABER
693 Deterioro de Existencias ComercialesX
393 Provisi贸n Depreciaci贸n Ex. Com.X

Vamos a explicar ahora, la mec谩nica contable de este tipo de asientos, para evitar errores frecuentes, como son la contabilizaci贸n con signo contrario, o no utilizar las cuentas apropiadas.

Esta mec谩nica es la siguiente:

a) Comprobar si existen deterioro de existencias contabilizado procedente del ejercicio anterior.

Esto lo podemos ver f谩cilmente si la cuenta 393 tiene saldo contable, que debe de ser siempre acreedor, ya que se trata de una cuenta compensadora del activo 300 o 310, u otra.

b) Si existe, saldo, debemos de cancelar, con abono a la cuenta 793, Reversi贸n del Deterioro de Existencias comerciales

No se trata de reducir o aumentar el saldo anterior, en base al resultado del deterioro de este ejercicio, sino que debemos de hacer, al igual que hacemos con las variaciones de existencias contables, la anulaci贸n total de la misma.聽 As铆:

DEBEHABER
393聽 Provisi贸n Depreciaci贸n Ex. Com.X
793 Deterioro de Existencias ComercialesX

c) Efectuar el asiento correspondiente al deterioro de existencias del ejercicio, en base a un m茅todo que nos permita determinar el valor realizable de las mercanc铆as, en dicha fecha. As铆 la diferencia entre este valor realizable y el valor de las existencias constituir谩 el importe de la provisi贸n correspondiente:

DEBEHABER
693 Deterioro de Existencias ComercialesX
393聽 Provisi贸n Depreciaci贸n Ex. Com.X

Baja de Existencias comerciales por robo u hurto.

Para el supuesto que fueran hurtos, como puede suceder en un supermercado, estas diferencias, se contabilizar铆an normalmente con cargo a la cuenta 610.聽 Su demostraci贸n es harto complicada, por lo que habr谩 que estar a unos coeficientes que podamos considerar como razonables en base a la experiencia de otros ejercicios y otros supermercados del sector.

Por otro lado, prescindiendo de la terminolog铆a jur铆dica, d贸nde puede haber diferencias en utilizar la palabra, robo, hurto, sustracci贸n, etc., dependiendo que se haya utilizado la fuerza, o que hayamos sido conocedores en el acto de la misma, nos vamos a referir aqu铆 a supuestos, que entren en nuestro almac茅n y procedan a llevarse la mercanc铆a.

En este caso, deberemos de realizar la oportuna denuncia ante la comisar铆a de polic铆a, y una vez realizada la cuantificaci贸n de la sustracci贸n/robo/hurto, har铆amos el siguiente asiento:

DEBEHABER
678 Gastos ExtraordinariosX
300 Existencias ComercialesX

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AUTOR: JUAN FRANCISCO DEFEZ G脫MEZ

Licenciado en Ciencias Empresariales por la Universidad de Valencia. Master en Tributaci贸n por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales聽REAF 3107, Miembro聽EC 118, Experto Contable Acreditado n潞 581. Titular de la asesor铆a Defez Asesores, desde el a帽o 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.