Usualmente este tipo de activo en las sociedades es muy común y también por dicha circunstancia la Administración tributaria puede poner muchas trabas a la deducción de gastos relativos a los mismos.
En primer lugar, debemos de distinguir los vehiculos de uso particular o uso mixto, que son los que generan los mayores problemas de aquellos que son vehiculos de carácter comercial como las furgonetas comerciales o los camiones.
En el supuesto de este tipo de vehiculos que normalmente en la tarjeta de inspección técnica no están calificados como de uso mixto, los órganos de gestión e inspección de los tributos no suelen aplicarse de forma intensa para tratar de imputar una retribución en especie a la persona que lo usa, sin perjuicio que nada obsta para que un vehículo de empresa de tipo camión, pudiera disfrutarlo un trabajador para uso particular.
También tiene que ser consciente que, si su empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades, las reglas que se aplican a estos vehiculos son distintas de las que se aplican en el IRPF que por lo general son mucho más restrictivas.
Gastos deducibles en el IS por el uso de vehículo
Si adquiere, un vehículo para su empresa podrá deducirse la totalidad de los gastos derivados de su compra, y también los derivados de su mantenimiento, siempre que justifique la realidad de dichos gastos y que el vehículo está afecto a la actividad.
Por supuesto, debe de tener la correspondiente factura completa, de acuerdo con el reglamento de facturación con todos los datos de identificación de su sociedad, y dónde conste el IVA desglosado. Es requisito indispensable para el reconocimiento de un gasto o de un bien de inversión que el mismo esté debidamente contabilizado y esté relacionado con la actividad.
En relación con los gastos, idéntico planteamiento de deducción total de gastos se puede aplicar cuando se trate de un contrato de leasing o de un contrato de renting.
Ahora bien, como hemos señalado debe de estar relacionado con la actividad, como veremos después no nos sirve que le compremos un coche para que lo disfrute el socio mayoritario, que no trabaja en la misma.
Y en el resto de los casos, normalmente surgirá una retribución en especie a imputar, a un trabajador, socio, administrador, etc, por el uso particular que se haga del vehículo.
¿Y si no se imputa ninguna retribución en especie al trabajador o socio?
Pues bien, en nuestra opinión eso no invalida la deducibilidad del gasto, sino que se ha cometido una infracción por falta de imputación al trabajador, por ejemplo, en este caso, nos pueden levantar actas por retenciones no practicadas, y también por la falta de imputación de dicho ingreso al trabajador.
Con un ejemplo lo vamos a ver claramente:
Hemos incurrido en unos gastos por el uso del vehículo en la actividad empresarial de 1.000, sin embargo, como ha habido una cesión del vehículo parcialmente a un trabajador de 400,00 euros, en realidad el gasto a imputar sería solo de 600,00 euros. Por lo tanto, nos levantarán un acta aumentando la base imponible del IS en la cuantía de 400.00 y si procede también por las retenciones dejadas de practicar sobre la retribución en especie que era de 400 euros.
Diferencias entre un contrato de leasing y renting sobre un vehículo de empresa
La diferencia principal entre ambos tipos de contrato es que el primero es un régimen de alquiler con opción de compra, mientras que en el segundo se trata de un alquiler puro, que no suele incluir contractualmente ninguna cláusula de recompra, de tal forma que a la finalización del contrato, lo usual es entregarlo a la compañía de renting, que podrá decidir realizar un nuevo renting o bien venderlo de segunda mano, que en estos momentos este mercado está en auge.
Desde un punto de vista contable, en el primer caso se reconoce el activo, mientras que en el segundo sólo se consideran como gasto las cuotas del alquiler.
En principio puede parecer que un leasing va a generar menor gasto a la sociedad, puesto que no deduce la cuota total que se paga, como SI sucede en el renting, sino que se deduce solo una parte de la cuota en concepto de gastos financieros, mientras que el otro componente del gasto será la amortización del vehículo.
No obstante, si nos encontramos con empresas de tipo Pyme que pueden deducir hasta el triple de la cuota máxima de amortización contable, mediante un ajuste extracontable en el Impuesto de Sociedades, por lo que tenemos que realizar los cálculos oportunos para cada supuesto concreto.
Existen muchas veces situaciones muy particulares en la fiscalidad y la contabilidad de una empresa.
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Afectación de un vehículo a la actividad de una empresa
Ahora bien, una sociedad es una persona jurídica, y no se requiere la prueba de afectación exclusiva como si sucede para los empresarios individuales para poder deducirse ese gasto en el IRPF.
Si el vehículo se utiliza tanto para fines empresariales como para fines particulares de sus empleados, la empresa también podrá deducirse todos los gastos relacionados con el vehículo, pero para ello deberá darse la siguiente condición:
- La empresa debe imputar una retribución en especie a favor de la persona que lo esté utilizando, lo que se denomina una retribución en especie, siempre que efectivamente exista uso particular. Si por ejemplo, el vehículo duerme en las instalaciones de la empresa y puede ser probado, no hay más que hablar, no hay retribución en especie. Pero seamos sinceros, eso no va a ser lo habitual.
- En el caso que imputemos retribución en especie está lo será por los gastos que sean proporcionales al uso que se hace del vehículo para fines particulares, y tendrá el concepto de gasto de personal (en especie) que será igualmente deducible por su empresa.
- La retribución en especie sigue teniendo que imputarse si lo que se lleva un trabajador a su casa es una furgoneta, porque el uso privativo o particular del trabajador sigue existiendo y no se puede considerar notoriamente irrelevante.
Una vez hemos determinado que existe una retribución en especie por el uso particular del vehículo en la empresa, tenemos que diferenciar que su valoración actualmente es distinta, según sea trabajador por cuenta ajena, o bien sea un socio o administrador de una sociedad.
Uso de vehículo por un trabajador por cuenta ajena
La mejor forma de desarrollar la problemática es que la podamos ver con un ejemplo:
Su empresa adquiere un vehículo turismo, valorado en 60.000 euros IVA incluido, para que lo utilice uno de sus trabajadores con el fin de realizar visitas a los clientes, y también se lo deja para que lo use para fines particulares cuando está fuera del horario de trabajo de la empresa.
¿Puede deducirse los gastos derivados de la adquisición y del uso del turismo?
Sí, en este caso la empresa puede deducirse los gastos de amortización, así como los gastos derivados del vehículo, como consecuencia de los desplazamientos realizados para visitar a los clientes.
Deberá de cuantificar la parte proporcional de los gastos del vehículo que correspondan a la utilización para fines particulares, que deberá de imputar como retribución en especie (salario en especie) a su trabajador, en la nómina, realizando el correspondiente ingreso a cuenta.
Por lo tanto, la empresa se deduce la totalidad de los gastos, pero una parte de ella, que se cuantifica en función de la normativa del IRPF, art. 43, se le “endosa” al trabajador, de tal forma que a la AEAT no le preocupa la deducción total del gasto, porque realmente va a percibir su tributación por la parte que se le ha “atribuido” al trabajador.
Las consecuencias de no realizar la imputación en especie ya las hemos visto en el apartado
La cuantificación de esta renta lo hacemos por el art. 43 de la ley de IRPF, que hace referencia al valor de mercado, pero a efectos del cálculo para los rendimientos del trabajo, impone una norma específica, en su apartado b):
“En el caso de la utilización o entrega de vehículos automóviles:
En el supuesto de entrega, el coste de adquisición para el pagador, incluidos los tributos que graven la operación.
En el supuesto de uso, el 20 por ciento anual del coste a que se refiere el párrafo anterior. En caso de que el vehículo no sea propiedad del pagador, dicho porcentaje se aplicará sobre el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo.
La valoración resultante de lo previsto en el párrafo anterior se podrá reducir hasta en un 30 por ciento cuando se trate de vehículos considerados eficientes energéticamente, en los términos y condiciones que se determinen reglamentariamente.
En el supuesto de uso y posterior entrega, la valoración de esta última se efectuará teniendo en cuenta la valoración resultante del uso anterior.”
En nuestro ejemplo, suponiendo que el vehículo no es eficiente energéticamente, el importe de la retribución en especie a imputar de forma mensual sería el siguiente: 60.000 * 20% /12 = 1.000,00 euros mensuales.
Ahora bien, esto es para el supuesto que la entrega sea total para su uso particular, pero como el trabajador lo utiliza para sus viajes a clientes, debemos de quitarle la parte que corresponde a su uso en la actividad.
Su cálculo, por muy discutible que pueda parecer, ya viene siendo admitido que se hace en función del número de horas total del convenio, con algún ajuste dividido por el número de horas total que tiene un año.
Así si el convenio fija 1.800 horas al año, el calculo de uso para la actividad empresarial sería de = 1.800/7200 = 25%. Por lo tanto, del importe total, deberíamos descontar ese 25%, así en lugar de 1.000 euros serían 750.00 mes dado que el 25% quedaría excluido.
Nos quedaría todavía comentar qué pasa con el ingreso a cuenta en IRPF y con el tema del IVA, que debe de repercutirse al trabajador, pero esto nos da para más de un post.
Igual que en temas fiscales, Defez Asesores ayudamos a las empresas con la contabilidad.
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Uso del vehículo por parte de socios o administradores que no sean trabajadores
Debemos de entender que el vehículo lo utiliza el socio o el administrador, por el hecho de estar trabajando para a la empresa.
Para ser más claros, si el vehículo se lo compra la sociedad al socio mayoritario que NO trabaja para la empresa, la empresa también deberá imputarle una retribución en especie. No obstante, como en este caso dicha retribución tiene el carácter de una utilidad que obtiene el socio por su condición como tal, y por lo tanto se asimila a un dividendo, no será un gasto deducible para la empresa y deberá de imputárselo y declararlo en el correspondiente modelo 123 y 193.
Ahora supongamos que la persona que utilice el vehículo de la sociedad sea un administrador que no trabaje ni ejerza funciones directivas en ella (es decir, que se limite a asistir a las juntas y a firmar las cuentas anuales), en este caso se trata de un administrador no ejecutivo, los gastos del vehículo también serán deducibles si su empresa imputa al administrador la correspondiente retribución en especie por el uso particular que éste haga del vehículo.
Eso sí, en este caso para que el gasto sea deducible hay que tener en cuenta que Hacienda sólo admite como deducible la retribución satisfecha a administradores no trabajadores si los estatutos establecen que ese cargo es retribuido, y todo ello a pesar de lo que con buenas intenciones establece el art. 15 de la LIS, en relación con la deducibilidad de las retribuciones de los administradores.
Y finalmente, para el caso de cesión parcial del vehículo a socios que tienen al menos el 25% del capital, o para administradores que trabajen en la empresa, la valoración de las rentas en especie no puede efectuarse según la regla especial del IRPF del artículo 43, sino que nos tenemos que ir a la regla del art. 41, relativo a operaciones con partes vinculadas, y que nos señala que debe de ser a valor de mercado, así lo ha manifestado el TS en reciente sentencia (TS 09-02-2022).
Cabe entender que esto también es así si el socio no está vinculado y debe declarar rendimientos de capital mobiliario, ya que la regla especial de valoración del 20% se aplica exclusivamente respecto a las rentas del trabajo en especie.
En este sentido hay que tener muy presente que, aunque la normativa del IRPF establece que son rendimientos del trabajo las retribuciones de los administradores, aquí el termino de rendimientos del trabajo está restringido (según la AEAT) a los rendimientos que se obtienen en condiciones de dependencia y ajenidad, circunstancias que no concurren en el caso de socios con mayoría de capital, por ejemplo.
Si su empresa realiza una actividad profesional, así definida según las tarifas del IAE, no debe imputar rendimientos del trabajo ni de capital mobiliario a los socios profesionales que estén obligados a cotizar en autónomos y que perciban rentas por sus servicios profesionales a la empresa. En estos casos es conveniente que el contrato entre la sociedad y socio incluya este beneficio de uso del vehículo, como parte de sus retribuciones.
Esto es así porque este tipo de socios no pueden estar en nómina de la sociedad, perciben rendimientos de actividad económica y dichas percepciones no pueden considerarse dividendos. En nuestra opinión, esta retribución en especie del vehículo constituirá un mayor rendimiento de la actividad económica de dichos socios profesionales.
La contabilización de estas retribuciones en especie del vehículo para la empresa y para el socio que realiza actividad profesional, resulta peculiar y compleja, no hemos encontrado en la doctrina contable un ejemplo clarificador de cómo actuar en la misma, y por ello nos hemos animado a realizar el post que tiene el enlace.
Quedamos a la espera de sus comentarios.
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