Artículo redactado por Defez Asesores y actualizado el 10-01-2023.

En este articulo nos centraremos en las retribuciones que perciben los Administradores de sociedades, donde mantienen un porcentaje de participación importante, que hace que no existan los factores de dependencia y ajenidad que son necesarios en la normativa laboral y en concreto en el Estatuto de los Trabajadores, para su calificación como trabajadores.

Veremos que los Administradores de la mayoría de las pymes de nuestro país, trabajan en su propia sociedad y perciben retribuciones por ello, y nos centraremos en su cuantía y en el porcentaje de retención que deben de soportar.

Así los Administradores de sociedades pueden percibir diferentes tipos de retribución:

— Retribuciones por el órgano de Administración

— Retribuciones por sus labores de dirección y gerencia

— Retribuciones del trabajo

— Retribuciones de actividades económicas

— Asignaciones para Dietas y Gastos de Viaje

Retribuciones al órgano de Administración

El cargo de Administrador se presume que no es retribuido, y por ello en los estatutos “estándar”, o plantillas que podemos encontrarnos por internet, o bien se omite, o bien se indica lo estándar de la Ley de Sociedades de Capital, y al haber ausencia en los mismos de la obligación de este pago, Hacienda considera que es una liberalidad.

Con este embrollo, parece que la ley 27/2014 del nuevo Impuesto de Sociedades, quiso terminar, cuando en su articulo 15, estableció que en ningún caso se considerarían como no deducibles las retribuciones de los Administradores, pero nuevamente hubo tirón de orejas del Tribunal Supremo, y se volvió a generar confusión, con la aparición en dicho artículo, del concepto de “gastos contrarios al ordenamiento jurídico”, y que algún inspector pudiera acogerse a esto para rechazar nuevamente la deducibilidad, en los supuestos que no esté recogida la remuneración de los administradores en los estatutos.

Por lo tanto, para evitar cualquier problema, recomendamos la siguiente operativa:

Fije en los estatutos una retribución como administrador y directivo o gerente, para que queden claras las cuantías sobre las que aplicar los diferentes tipos de retención.

Pero, será muy importante que estas retribuciones, sean SUPERIORES a  las que el afectado percibirá por el resto de funciones que ejerza como empleado, esto debe ser así para gozar los incentivos aplicables a las empresas familiares, (de exenciones tanto en el Impuesto de Patrimonio como en el Impuesto de Sucesiones y Donaciones), dado que para ello es necesario que las  retribuciones como administrador y directivo supongan  más del 50% de los rendimientos totales del trabajo y de actividades económicas.  Por ello, usted o su asesor deben de controlar que se cumpla siempre esa proporción mínima para no perder incentivos fiscales.

Así, sería erróneo fijar una retribución por funciones de administrador y directivo muy bajas (para evitar la retención a tipo fijo del 35%, que usualmente va a ser más alta que la aplicable según tablas).

¿Qué son las Funciones de dirección de los Administradores?

Según Hacienda, la retención del 35% es aplicable a las retribuciones derivadas de las funciones de administrador, y en este sentido, considera funciones de administrador no sólo las que establece la normativa mercantil (convocar las juntas de socios, firmar las cuentas anuales, etc.), sino también las funciones de gerencia o dirección general desarrolladas en el día a día del negocio.

Lo usual, es que el Administrador de la sociedad sea el propio gerente, pues bien aquellas retribuciones que perciba por el desempeño del cargo de administrador y por el desarrollo de tareas de gerencia serán “rendimientos del trabajo”, pero no quedarán sometidas al tipo de retención variable aplicable con carácter mayoritario a este tipo de rendimientos (hay tipos específicos para los que perciben sus ingresos, por peonadas, contratos de carácter temporal, por cursos y seminarios, etc.) , sino que debemos de aplicar  una retención a un tipo fijo del 35%.

Estas retribuciones pueden documentarse en una nómina, donde tendremos esta retención.

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Los rendimientos del trabajo y la normativa de operaciones vinculadas

–> Las retribuciones que el administrador perciba por trabajos no propios de la gerencia (por ejemplo, como jefe comercial o de personal, o por su actividad como fontanero, electricista, etc.) también se consideran rentas del trabajo, pero en este caso el tipo de retención a aplicar será el que se establezca por las tablas de carácter variable, que tiene en cuenta, entre otras cosas:

a) La situación familiar del Administrador

b) Si deduce por inversión en vivienda habitual, con anterioridad a 2013

c) Situación personal, por ejemplo, si tiene algún tipo de discapacidad, etc.

Pero atención, estás retribuciones tienen un límite, que conforme al art. 18 de la LIS, al ser provenientes de “su sociedad”, deben de valorarse a precio de mercado.

Es decir, no se puede poner cualquier cantidad en concepto de nómina por su trabajo, sino que para determinarla debemos de tener en cuenta diversos factores, para que sea ajustada a mercado, de tal forma que algunos parámetros que podemos tomar para realizar una correcta retribución serían:

a) Posible salario de otro trabajador dentro de la empresa, que realice el mismo tipo de trabajo.

b) Posible salario que resulte obligatorio por el convenio colectivo del sector

c) Posible salario que tenga un trabajador que realice las mismas o funciones parecidas en otra empresa del sector, que pueda ser equiparable, por razón de tamaño, etc.

Todo ello puede ser ajustado también en razón de las cualidades “ad personam”, así es posible incrementarlos en aquellos supuestos en los que la persona pueda tener conocimientos especiales, idiomas, etc, que vengan a devenir en un mejor hacer en su trabajo.

Y esto es importante, porque de no hacerse correctamente pueden surgir lo que se denomina el ajuste primario y secundario en operaciones vinculadas, con las consiguientes sanciones y ajustes por parte de la Administración Tributaria.

Los rendimientos de actividad económica y la normativa de operaciones vinculadas

También las retribuciones, pueden implicar rendimiento por actividad económica. En este caso, la retribución se percibe mediante factura. Es usual en las actividades profesionales, así, si la empresa presta servicios profesionales y si el socio administrador es quien los presta efectivamente y además cotiza como autónomo (o en una mutualidad de previsión alternativa), los rendimientos por realizar dicha actividad profesional se consideran “rendimientos de actividades económicas” (y no del trabajo).  En ese caso, el tipo de retención será del 15%, para ello debemos de cumplir los siguientes puntos:

a) La sociedad deberá desarrollar una actividad calificada como profesional en la sección segunda de las tarifas del IAE, y el socio deberá trabajar en el día a día de la empresa desarrollando efectivamente esa misma actividad profesional, esto no quiere decir que la sociedad deba se ser obligatoriamente una sociedad profesional, lo importante aquí, es que la sociedad y el socio realizan la misma actividad profesional, así por ejemplo una sociedad que presta servicios de Asesoria fiscal, y el socio director es Economista, que realmente realiza esos servicios para “su” sociedad.

b) El socio deberá estar obligado a cotizar en el Régimen de Autónomos (o en una mutualidad alternativa).

 Esto ocurre cuando se posee una participación de al menos el 25% del capital, si se desarrolla también labor de gerencia, (o del 50% junto a familiares hasta el segundo grado con los que conviva).

Obligaciones tributarias del socio profesional administrador

Al margen de su inclusión en el Régimen de Autónomos de la Seguridad social, deberá de darse de alta mediante un 036 o 037 en actividades profesionales.

Lo usual es que no deban de presentar el modelo 130 en la medida que más del 70% de sus rendimientos estén sometidos a retención.

Respecto a la presentación del modelo 303 de IVA, debemos estar a la calificación de empresario a efectos de este impuesto, y de dónde se encuentran los principales activos para desarrollar su trabajo, si en sede del socio, o en sede de la sociedad, no obstante, existe un activo intangible como es la capacitación profesional, que genera también mucha controversia en este impuesto, y como no es el tema central de este artículo, sólo comentaremos que muchos profesionales han optado por liquidar también el IVA, dado que si no se hace y luego hubiera que hacerlo las sanciones pueden ser importantes, y que si se hace y no corresponde, entienden que por el principio establecido por nuestro Tribunal Supremo de regularización tributaria completa,  no debe de producirse perjuicio al contribuyente.

Por otro lado, si la sociedad ingresa regularmente el IVA que le repercute el profesional, no habría ningún perjuicio para Hacienda, y por tanto, no pensamos que vaya a entrar en este tema, si no hay un perjuicio para ella.

Asignaciones y/o Dietas no sujetas Gastos de Manutención y Desplazamiento

Este es un tema que puede ser controvertido, pero que la AEAT lo tiene muy claro. Los administradores de sociedades que no puedan demostrar dependencia y ajenidad no pueden percibir este tipo de retribuciones no sujetas a IRPF, aunque su actividad se desarrolle en un municipio distinto al de la actividad y domicilio habitual del administrador. Es decir, deberán de sujetarse al porcentaje que corresponda según tablas.

Obviamente, los gastos efectivamente incurridos en su actividad no deben de constituir renta para el administrador, pues simplemente están compensando aquel gasto, por ejemplo, las facturas que pueda aportar de combustible, billetes de avión, autobús, o cualquier otro servicio público (taxi), gastos de autopistas (peajes), ni las comidas que soporte en el ejercicio de su actividad.  Entendemos que estos gastos deben de ir a nombre de la sociedad, que es quién debe de soportarlos, sin perjuicio que figure el nombre del Administrador, como comensal, etc., y que la empresa le da una cantidad para satisfacerlos. Cualquier exceso sobre la misma, constituirá renta para el Administrador.

Ciertamente, existen argumentos en contra de esta interpretación, pero es la doctrina oficial de la AEAT y de la Dirección General de Tributos.

Lo mejor para no tener problemas con todo lo que tiene que ver con fiscalidad, es acudir a una asesoría fiscal.

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Tipos de Retención establecidas para las retribuciones los Administradores

Como ya hemos visto, los Administradores de las Sociedades, pueden tener diferentes tipos de retención, una retención fija del 35% ó 19%, una retención variable según tablas por rendimientos del trabajo, o una retención por actividades profesionales del 15%

Ahora bien, lo usual es que nos encontremos una combinación de ingresos del administrador, compuesta por rendimientos del trabajo y/o gerencia y al órgano de Administración, o bien una combinación de rendimientos de actividad económica y/o gerencia y al órgano de Administración.  Se hace un poco complicado que coexistan las cuatro a la vez (administración, gerencia, trabajo y actividad económica).

Retribución Fija del Administrador 35%

Con carácter general las retribuciones que perciben los administradores de las sociedades están sujetas a un tipo de retención fijo del 35%.

No obstante, este tipo será de tan sólo el 19% para las retribuciones que perciban los administradores de empresas cuando éstas tengan una cifra de negocios inferior a 100.000 euros.

Como se ve, para aplicar el porcentaje reducido debe de tratarse con una sociedad que tiene un volumen de negocios pequeño.

Si el administrador quiere retribuir más su trabajo de lo que se entendería por valor de mercado, debe de hacerlo a través de la retribución del órgano de administración con la retención fija del 35%.  La ventaja de esta retribución es que no está sujeta a regulación de operaciones vinculadas, y que la norma mercantil, sólo establecería una limitación a la misma, en el supuesto que la misma, implique poner en riesgo la supervivencia de la empresa.

Pues bien, ambas retribuciones, ya sea al órgano de administración, desde un punto de vista mercantil, o desde un punto de vista laboral, al órgano de gerencia, que se perciban por un contrato laboral de régimen general o de alta dirección, se considera que ambas deben de someterse a la retención del 35%.

Este tipo de retención es muy alto, y en muchas ocasiones, la declaración de Renta a los administradores de Pymes les puede salir a devolver, así con el fin de minimizar el impacto financiero, sería interesante percibir estas retribuciones de una sola vez al cierre del ejercicio.

Para ello, deberemos de indicar en los propios estatutos que esta retribución se devenga y será exigible con el cierre del ejercicio.  De esta forma la retención se ingresará en el modelo 111 del último trimestre o mes del año, según la periodicidad de pago que tenga establecida la empresa.

Dado que este tipo de retribuciones no estás sujetas al Estatuto de los trabajadores, porque los Administradores que participan en un 25% o más, o lo hace en un 50% o más con el grupo familiar, no tienen una relación de dependencia y ajenidad, factores imprescindibles en la normativa laboral para considerarse trabajo dependiente, y que ha servido a la Administración tributaria, para, por ejemplo, negar el régimen de Dietas y Gastos de viaje exceptuados de gravamen a los mismos, por lo tanto, no podría aquí aplicarse la normativa laboral que recoge el devengo del salario que debe de incluirse en una nómina que debe de documentarse como máximo con carácter mensual, sino que deberá de estarse a la voluntad de las partes.

Retención al Administrador por rendimientos del trabajo según tablas

Lo será exclusivamente por los trabajos que realice para “su” sociedad, por ejemplo, de pintor, fontanero, electricista, director comercial, director financiero, etc.  Esta retribución debe de valorarse a precios de mercado.

Retención al Administrador por rendimientos de actividad económica

Para que se produzca este supuesto, el Administrador, que participa en la sociedad y tiene poder de decisión, debe de desarrollar la misma actividad económica que la sociedad y le factura a la misma por la prestación de sus servicios para sus clientes.

El ejemplo típico, seria una sociedad profesional que se dedica a la abogacía y el socio es uno de los abogados que presta servicios a “su” sociedad.

El porcentaje de retención aplicable es el 15%.

Resumen Final

 Por lo tanto, si recapitulamos, los socios administradores de una sociedad pueden percibir hasta cuatro tipos de retribución.

Ejercicio del cargo. Las retribuciones satisfechas por el ejercicio del cargo de administrador (firmar cuentas, asistir a juntas…) están sometidas a una retención fija que para el ejercicio 2021 es del 35 % (19% si en el ejercicio anterior la empresa ha facturado menos de 100.000 euros).

Para que sean deducibles, las retribuciones deben de constar en los estatutos.

Gerencia. Hacienda considera que las funciones de gerente o director general quedan englobadas en las de administrador, y que los salarios obtenidos por el ejercicio de estas funciones también quedan sometidos a esta retención fija. Esto es así, por en numerosas sentencias del Tribunal Supremo y otros Tribunales, partiendo de la sentencia conocida como el caso “Mahou”, se establece la teoría de un único vínculo, de tal forma que la actividad por ejemplo de alta dirección o gerencia, se “subsume” dentro de la actividad mercantil. No existe un doble vínculo. Retención: 35%

Empleado. Si el administrador de su empresa si también actúa como trabajador (realizando, por ejemplo, funciones de director comercial), el sueldo que perciba por dichas funciones sí que está sujeto a los tipos de retención generales (según la escala prevista con carácter general para las rentas del trabajo).

Retención: Según Tablas.

Profesional. Cuando se trata de una actividad con epigrafe en la sección segunda de las Tarifas del IAE.  Si el administrador trabaja en la sociedad y desarrolla el mismo tipo de actividad que la misma dentro de la sociedad, percibirá rendimientos de actividad económica y deberá de emitir facturas a la sociedad, en lugar de nómina.

Debemos de prestar atención a la normativa de operaciones vinculadas para estos supuestos establecida en el Art. 18, y en particular al llamado “puerto seguro” respecto a las retribuciones vinculadas, que consistiría en la obtención por parte del profesional del 75% de los rendimientos netos de la sociedad, calculados antes de obtener su retribución, así como la retribución que perciben otros profesionales “no socios”.

Retención: 15%

Además, verifique que la suma de lo que obtenga como administrador y como director gerente supere la cantidad obtenida como empleado o la factura por la actividad económica.

De esta forma evitará la posible pérdida de los incentivos que, a efectos del Impuesto de Sucesiones y Donaciones, tienen las empresas familiares.

Conclusión:   Esta operativa que le hemos comentado le permitirá actuar correctamente con Hacienda, tiene el inconveniente que una parte importante de sus ingresos quedará sometida al tipo de retención fijo del 35%, aunque también hemos comentado cómo intentar reducir el impacto financiero de la misma.

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