Artículo redactado por Defez Asesores y actualizado el 19-07-2022.
A la hora del trato mercantil, existen varias gestiones administrativas que una empresa debe conocer y, por supuesto, manejar para estar al día con las obligaciones mercantiles.
A continuación, les indicamos algunos de los documentos que son más usuales en el tráfico mercantil:
El pedido
El pedido es la petición de un cliente a un proveedor de un bien o servicio determinado, con sus características o configuración determinada a un precio establecido y para una fecha concreta. Los pedidos pueden realizarse de forma verbal, directamente por teléfono, por email, o en un formulario electrónico, o incluso a través de un proceso de carrito electrónico de compra.
El vendedor suele responder al comprador con una carta de confirmación de pedido, aunque a veces no se realiza ya que cuando se acepta el pedido y se envía de forma implícita se está indicando que se aceptan dichas condiciones.
En el caso de las webs, es usual que haya un correo electrónico automático de confirmación en el que se indican las condiciones en las que se ha realizado el pedido, y sirve también para repasar los datos de identificación y destino que aparte de los económicos son los que más interesan a la parte compradora.
Los datos que se incluyen en la nota de pedido, como también se le denomina son los que a continuación se indican, en algunos casos no todos se incluyen, pero es deseable porque cuando más información menores dudas habrá sobre el contenido del pedido.
1) Datos de identificación de la empresa que realiza el pedido
2) Numero de orden que identifica el pedido
3) Datos de identificación de la empresa a la que se formula el pedido
4) Lugar y fecha de expedición
5) Medio de transporte o nombre del transportista que realizará el envío.
6) Fecha de entrega
7) Lugar de entrega
8) Indicar quién corre con los gastos del envío. Si lo hace el proveedor, se denomina PORTES PAGADOS, mientras que, si son a cargo del cliente, es a PORTES DEBIDOS.
9) Condiciones de pago pactadas entre comprador y vendedor
10) Número de unidades de cada artículo
11) Relación de artículos solicitados, con denominación clara y precisa
12) Valor Unitario de los productos
13) Descuentos que se aplican
14) Total unitario, resultado de multiplicar la cantidad de unidades de cada producto por su precio unitario.
15) Suma de todos los importes
16) Firma del emisor del pedido
El albarán
El Albarán o nota de entrega es un documento dónde se acredita que se entregó la mercancía. Al cliente le sirve para comprobar que lo que recibe coincide con lo que se pidió, y al vendedor le sirve como justificante de que la mercancía ha sido entregada correctamente al cliente.
El albarán puede ser valorado, es decir dónde conste el valor de la mercancía, o bien se limite a indicar la cantidad entregada, que se denomina albarán sin valorar. La finalidad de un albarán sin valorar es evitar que terceros no interesados pudieran acceder al precio de coste de los productos.
Del albarán se realizan 3 o 4 copias (según departamentos intervinientes), una es para el almacén que acredita la salida del producto, otra para el departamento de ventas para que posteriormente se le pase a facturación, y dos copias son para el cliente, una de las cuales debe de devolver firmada. Si el cliente no está de acuerdo, puede optar por no firmar, pero en ese caso no deberíamos de dejarle la mercancía en su poder, otra alternativa es que firme e indique una coletilla de NO CONFORME, o que indique en el apartado de observaciones las anomalías que haya encontrado.
Desde el punto de vista del proveedor, una incidencia de falta de conformidad relativa al precio, si es de cierta relevancia debería de implicar la devolución del producto, ya que seguro que vamos a tener una incidencia en el pago posteriormente.
Si la incidencia es por defectos de calidad, el proveedor debe de evaluar que va a suponer para la empresa y decidir sobre si practica un descuento o proceder a reemplazar la mercancía dañada.
Junto al albarán cuando la mercancía es entregada por un transportista tercero debemos de dejar constancia o archivar la nota de porte, o incluso una copia de la factura del transporte, este es especialmente importante cuando se trata de entregas calificadas como exportaciones conforme al art. 21 de la Ley del IVA.
La factura
Es el documento más relevante del tráfico comercial, debe de basarse en los datos del albarán y debe de cumplir los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturación para que nos sirva como documento eficaz de cara a la justificación de la realidad de la operación y los impuestos soportados frente a Hacienda.
Este tema es sumamente amplio, y lo trataremos en más ocasiones de forma detallada. Aquí simplemente indicaremos que:
a) Desde el 2013 no existen los tickets, que ahora se llaman facturas simplificadas, en realidad es una modificación de nombre, porque el contenido prácticamente es el mismo, y realmente es una adaptación a nuestro entorno europeo, aunque dicho sea de paso es siempre un poco molesto que la Administración Tributaria proceda a realizar cambios que van en contra de los usos y costumbres mercantiles.
b) Factura Completa: Es la que cumple todos los requisitos exigidos en el Reglamento de Facturación. Los puedes encontrar en la web de la AEAT, aquí.
c) Factura Simplificada: Es el sustituto de los tickets, si le añadimos los datos de identificación del destinatario, se denomina Factura Simplificada Completa, o cualificada
d) Facturas Rectificativas, son aquellas que rectifican una factura anterior, el sentido de la rectificación puede ser en sentido positivo (mayor importe), o negativo (menor importe), según la DGT existen hasta tres posibilidades distintas de realizarlas. Todas ellas válidas.
Una vez más, la AEAT se esfuerza en introducir nuevos términos, aunque ya lleva implementado muchos años, muchas personas siguen hablando de facturas de abono, y en terminología inglesa Credit Note.
e) Facturas Recapitulativas. Son aquellas que incluyen el conjunto de operaciones realizadas en un periodo determinado, con un mismo destinatario. Este periodo no debe de exceder de un mes natural, es decir no vale del día 15 de febrero al 15 de marzo, sino, todo el mes de febrero, por ejemplo. Se expedirán como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones.
La factura, el albarán y el pedido son los 3 documentos mercantiles más utilizados por una empresa.
Esperamos que os haya sido de utilidad.
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