Tributación y Contabilidad de las Cestas de Navidad

Artículo actualizado y creado el 12/01/2022 por Defez Asesores.

A la hora de hacer regalos por navidad, las empresas suelen regalar las famosas cestas de navidad. Y claro, para reflejarlo en la contabilidad y en los impuestos, surgen dudas. Nuestro objetivo en este post es resolverte todas las dudas fiscales y contables que tengas sobre las cestas de navidad.

Cuestiones laborales de las cestas de Navidad

Se comenta que desde el 2021, a la vista que las comidas y cenas de empresa se van a reducir por causa del Covid-19, las empresas se están planteando incrementar el coste de las cestas de navidad para sus empleados o clientes, digamos que lo que se pueden ahorrar por un sitio, se lo van a gastar por el otro.

A este respecto conviene recordar un poco como está la situación desde un punto de vista fiscal y laboral:

Atención  

Desde un punto de vista laboral, el Tribunal Supremo lo ha considerado como una retribución más, y su supresión posterior supone una modificación sustancial de las condiciones de trabajo, que no puede hacerse por su propia voluntad, sino que debe tener el consentimiento del trabajador.  Por lo tanto, podríamos decir que, si la empresa ya sea por convenio colectivo, convenio de empresa, o simplemente por los usos y costumbres, ya realiza la entrega de las cestas de Navidad, la empresa estaría obligada a la entrega de las mismas, en los años sucesivos, salvo pacto con los trabajadores.

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Fiscalidad de las cestas de Navidad

En Defez Asesores, somos conscientes de las dificultades que se avecinan para los empresarios y profesionales, la situación del Covid-19 ha dejado muy mermadas las arcas del Estado, con unos niveles de déficit público nunca vistos, y ya en el Proyecto de Presupuestos del Estado se avecinan cambios importantes en la fiscalidad, para las rentas de los más pudientes, y también para los menos pudientes. En el fondo la situación actual incrementará la presión fiscal.

La presión fiscal, no es solo el incremento de tipos, sino también el incremento de obligaciones fiscales  y las revisiones e inspecciones, en busca de errores que a veces no suponen en realidad una perjuicio para la Hacienda, pero que igualmente son sancionables.

Por ello, los empresarios y profesionales deben de saber que aunque las cestas de Navidad, tienen un objetivo que no es otro que la consolidación de los lazos económicos y afectivos con los trabajadores, clientes o proveedores, que constituye parte de nuestra cultura desde antaño,  para Hacienda, siempre han sido un gasto perseguido, desde hace años, considerando si era necesario, o si era conveniente, y ahora bajo la lupa del art. 15 del IS, de si realmente  puede ser calificado como liberalidad.

¿Cuándo se puede deducir el gasto de las cestas de navidad?

a) Si las cestas de Navidad vienen incluidas por contrato individual del trabajador, convenio con la empresa, o están instauradas en el convenio colectivo de la empresa, constituyen gasto deducible en el Impuesto de Sociedades.

b) Si la empresa, entrega las cestas de Navidad, porque es una costumbre instaurada, para que se pueda calificar como de costumbre, no podemos acudir a que otras empresas del sector ya lo hacen, sino a lo que venía haciendo la propia empresa, y por eso, sólo será deducible para las mismas, las cestas a partir del segundo año incluido, ya que digamos que el primer año es el que se instaura. Por lo tanto, en el supuesto del primer año no será gasto deducible, si atendemos a las consideraciones de la Dirección General de Tributos.

c) La cesta de navidad constituye una retribución en especie para los trabajadores, que debería de incluirse en la nomina y estar sujeta al ingreso a cuenta correspondiente. Por lo tanto la empresa, la deduce pero por otro lado, la AEAT encuentra a quién endosarle el ingreso que siempre será el trabajador, de tal forma, que la Hacienda, no se siente perjudicada por la deducibilidad de las cestas, de hecho, sino lo fueran, como es en el supuesto del primer año, la retribución en especie debe de realizarse igualmente a los trabajadores, y en nuestra opinión supone un doble beneficio para la Hacienda, por un lado evita el gasto y por otro existe un ingreso tributable, por supuesto no es el único supuesto con el que nos podemos encontrar, pero es así, no hay que darle más vueltas.

Finalmente, todavía nos quedaría un tema que resolver, y sería la idoneidad de la cuantía de la cesta de Navidad, muchas empresas realizan entregas de Cestas de Navidad de importe diferente, según la categoría del trabajador, y aunque esto puede ser más o menos del agrado de los mismos (según la caja que te toca), lo cierto es que en algunos supuestos puede constituir una operación sujeta a operaciones vinculadas, por ejemplo, la cesta que le adjudiquemos a un trabajador que sea el administrador, o trabajador socio, que tenga un porcentaje de participación del 25% o más.

En este supuesto, habría que ver si la cesta de Navidad que el administrador “se adjudica” es comparable con las cestas de Navidad de otros administradores de empresas del sector, para considerar que “es de mercado”.  Si en la cesta de Navidad, incluimos algo muy exagerado, podría tener problemas de ajuste primario y sobre todo secundario, pero esas cuestiones las veremos en otros posts.

Asiento contable de las Cestas de Navidad para trabajadores, clientes o proveedores

EJEMPLO PRACTICO

El asiento contable, debe tener en cuenta el IVA no deducible, y lo mejor será que lo veamos con un ejemplo práctico:

Empresa que entrega a sus 10 trabajadores cestas de Navidad, por cuantía total de 1000 euros de base imponible, de los cuales 600 son de productos que llevan Iva 21% (por ejemplo, bebidas), y el resto de productos con IVA al 4%, por lo tanto, el TOTAL DE IVA, SERIA DE 166 Euros.

El asiento contable para el primer año de su entrega sería:

l asiento para el segundo año, podría ser:

La cuenta 629 sí seria deducible.  Sobre la posibilidad o no de incluir el importe en otras cuentas, vamos a indicar lo siguiente:

La cuenta 649 Otros gastos sociales, también parece idónea, no obstante, al estar dentro del grupo 64, en realidad lo será para la imputación de la cesta al trabajador como veremos después.

La cuenta 627, es idónea para las cestas que entreguemos a clientes y proveedores, con tratamiento de subcuenta específica, por ejemplo 627.1 Relaciones públicas, dado que esa cuenta está sujeta a un límite que es el 1% de la cifra de negocios, de cara a considerarla plenamente deducible con el resto de gastos de dicho concepto en el impuesto de sociedades.  Por lo tanto, no consideremos las de entrega a los trabajadores en esta subcuenta.

Repercusión de la cesta de Navidad en la nómina del trabajador: retribución en especie

Sí que me parece interesante incluir aquí la contabilización en la nómina del trabajador. Esta cuestión suele plantear problemas a la empresa, principalmente porque muchas de ellas no quieren que el trabajador conozca cuál es el importe de la cesta de Navidad.  Es una situación incómoda, que de hecho puede hacer que las empresas incluso no quieran considerar la cesta como deducible, si con eso no están obligadas a imputarlas al trabajador.  Pero no, eso realmente es un error, porque la imputación al trabajador no lo es por el hecho que sea deducible o no, sino porque realmente suponga un beneficio para el mismo, y la cesta de navidad, realmente lo es.  Recordemos que siempre existe la posibilidad de no entregar cesta y dar una cantidad dineraria en concepto de la misma, pero este problema seguirá existiendo.

Una retribución es en especie, cuando no es dineraria, así por ejemplo si a un trabajador le dejamos que viva gratis en una vivienda, porque la paga la empresa, es una retribución en especie, si en cambio le damos el dinero al trabajador para que sea él el que pague al casero o arrendador, entonces es una retribución dineraria.

Pues bien, la entrega de las cestas de Navidad, será considerada en especie, y en mi opinión es bueno, tener una cuenta especifica de retribuciones en especie, por ejemplo, la cuenta 640.1 Retribuciones en Especie.

Y todavía nos queda un tema, que será, la consideración del ingreso a cuenta que supone la cesta de navidad. Exceptuando algunas rentas exentas como los seguros médicos hasta cierta cuantía y otros gastos de dietas, locomoción, etc., la mayoría de retribuciones en especie que perciben los trabajadores están sujetas a ingreso a cuenta. El ingreso a cuenta es para las retribuciones en especie lo que es las retenciones para las retribuciones dinerarias.

En el ámbito laboral, se dice que cada parte debe soportar sus impuestos, por lo que la empresa, bien podría repercutir el ingreso a cuenta, y restarlo de las cantidades dinerarias que deba percibir el trabajador, o bien como puede ser usual, considerar que es más coste para la empresa y no descontarlo del resto de retribuciones dinerarias. Esto en el modelo 111, es lo que se diferencia entre ingresos a cuenta repercutidos o no al trabajador.

Por lo tanto, ya lo tenemos, veamos una contabilización con un CASO PRACTICO:

En este mes de diciembre, sabemos que la empresa le entrega a sus trabajadores una cesta valorada en 60,00 Euros con IVA incluido.

Las retribuciones y retenciones del mes de diciembre de un trabajador son las siguientes:

Salario ……………. 1.200 euros

Retención …………. 60,00 euros (5%)

1. a cargo trabajador 86,40 Euros

Cesta de Navidad ………. 60,00 euros

Ingreso a cuenta………….   3,00 euros — Los ingreso a cuenta de las retribuciones en especie tienen el mismo % de retención que las retribuciones dinerarias.

Caso A) Retribución neta trabajador si la empresa repercute al trabajador el ingreso a cuenta será:

+1200-60-86,40-3= 1050,60 Euros

Caso B) Retribución neta trabajador si la empresa NO le repercute al trabajador el ingreso a cuenta será:

1053,60 euros.

El asiento contable en el caso A, será el siguiente:

El asiento contable en el caso B, será el siguiente:

Como vemos la diferencia entre ambas, es que en el primer caso, al trabajador se le descuenta el ingreso a cuenta del resto de retribuciones dinerarias y percibe 3 euros menos.

La repercusión de la cesta de navidad en el IRPF

Con respecto al IRPF, los trabajadores sí que deberán declararlo en su declaración de la renta, ya que, aunque es un gasto deducible para la empresa, tienen, como hemos comentado más arriba, el tratamiento de retribución en especie para ellos.

En el caso de que los empleados sean obsequiados con los regalos navideños la empresa tendrá que realizar el correspondiente ingreso a cuenta de la referida retribución en especie.

La empresa deberá incluirlos entre los rendimientos en especies satisfechas tanto en las declaraciones trimestrales del IRPF (modelo 111) así como en la declaración informativa del modelo 190.

¿Es deducible el IVA de las cestas de navidad?

Es importante destacar que el IVA no será gasto deducible, por así estarlo establecido en la propia ley del IVA, en el mismo art. 96, apartados 3 y 5, por lo tanto su importe, de acuerdo con el PGC constituirá mayor coste de adquisición de las mercancías.

Sin embargo, existe un pequeño detalle.  Y es que, esto no se refiere a obsequios tipo objetos publicitarios o muestras gratuitas. En caso de ser así, si la empresa lleva el logotipo de la empresa y no superar cierta cantidad establecida (90,15 euros), entonces sí podrá deducirse el IVA.

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