Artículo redactado por Defez Asesores y actualizado el 10-01-2023.
Introducción
El tema de las comidas o cenas de empresa es un tema recurrente cuando se acercan las fiestas navideñas, dado que es una tradición o una costumbre arraigada y conviene repasar cual es su tratamiento contable y fiscal.
En nuestro país, y según como se encuentre la situación económica, y más en este año 2023, como consecuencia de la pandemia del COVID-19 , tradicionalmente, una vez finalizado el «puente» que forman la festividad del Día de la Constitución y la Inmaculada Concepción, se dará el «pistoletazo de salida» a las comidas y cenas de empresa y también a las entregas de cestas navideñas a trabajadores, obsequios o «detalles» con clientes, proveedores y trabajadores, etc., surgiendo periódicamente las mismas preguntas,
¿puede la empresa deducirse estos gastos en el Impuesto sobre Sociedades? ¿Y el IVA?, y los trabajadores o perceptores, ¿han de tributar por estos «detalles» u obsequios?.
Tratamiento fiscal en el Impuesto de Sociedades de las comidas y cenas de empresa
Para conocer si las comidas o cenas de navidad que la empresa paga a sus empleados son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, habríamos de ir a la Ley que lo regula (Ley 27/2014 – LIS) y en concreto a su artículo 15.e) que establece que no serán deducibles los donativos y liberalidades. Ahora bien, excepcionalmente no se considera como liberalidad:
(…) los gastos por atenciones a clientes o proveedores ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos.
Por lo tanto, centrándonos en lo que nos interesa, las comidas y cenas de empresa, en la medida en que formen parte de los usos y costumbres de la misma con su personal tendrán la consideración de gastos deducibles en el IS, sin necesidad de que figure en el convenio colectivo de carácter provincial, autonómico o estatal, y/o en los pactos que haya más específicos de convenio de empresa.
Ahora bien, para que haya costumbre, debe de haber asiduidad, y mostrarse de forma ineludible que no es algo de carácter esporádico, simplemente porque este año las cosas nos han ido bien, para ello habrá que probar estas costumbres con facturas de años anteriores, fotografías en anuarios, memoramdums, testimonios de los propios trabajadores y cualquier otro medio admitidos en derecho para acreditar el uso y costumbre sin problemas.
Si se trata del primer año en realizar esta fiesta, comida o cena de empresa, la Inspección de Hacienda suele rechazar su deducibilidad, porque la empresa no puede acreditar esa asiduidad o costumbre, y constituye un riesgo fiscal a valorar por el empresario o por su asesor fiscal, la inclusión de la misma como gasto deducible.
¿Y si este año no hacemos comida o cena de empresa, el año que viene será deducible?
Entendemos que debido a la situación tan especial que estamos viviendo como consecuencia de la pandemia COVID-19 dónde en muchas comunidades es muy posible que se prohíban las reuniones de 10 o menos personas, parece justificado que por razones cívicas se pueda suprimir la cena de empresa, sin perjuicio que se pueda continuar realizando en otros años, y ello no afecte a la deducibilidad fiscal de las comidas o cenas de empresa.
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Tratamiento fiscal de las comidas o cenas de empresa en el IVA
En este caso nos debemos de fijar en el art. 96 de la Ley del IVA, parte del cual transcribimos por ser interesante como apoyo legal de la solución a realizar:
“ Art. 96. Exclusiones y restricciones del derecho a deducir.
1. No podrán ser objeto de deducción, en ninguna proporción, las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición, incluso por autoconsumo, arrendamiento, importación, arrendamiento, transformación, reparación, mantenimiento o utilización de los bienes y servicios que se indican a continuación y de los bienes y servicios accesorios o complementarios a los mismos:
1º. Las joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas naturales o cultivadas, y objetos elaborados total o
parcialmente con oro o platino.
A efectos de este impuesto se considerarán piedras preciosas el diamante, el rubí, el zafiro, la esmeralda, el ópalo y la turquesa.
2º (Suprimido)
3º. Los alimentos, las bebidas y el tabaco.
4º. Los espectáculos y servicios de carácter recreativo.
5º. Los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
No tendrán esta consideración:
a) Las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor definidos en el artículo 7, números 2.º y 4.º de esta Ley.
b) Los bienes destinados exclusivamente a ser objeto de entrega o cesión de uso, directamente o mediante transformación, a título oneroso, que, en un momento posterior a su adquisición, se destinasen a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas.
6º. Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismo tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.
“Hemos marcado en color rojo, aquellos preceptos que podrían afectar a la determinación de la deducibilidad del IVA de las comidas o cenas de empresa. Así se rechaza su deducibilidad por el apartado 3º, pero también por el 5º, dado que estos servicios serían destinados a la atención de los asalariados (trabajadores)».
En el apartado 6º vemos que son deducibles en cambio las cuotas de iva soportadas en hostelería y restauración, pero siempre que lo sean con motivo de los desplazamientos o viajes que a su vez tengan el carácter de deducible en el Impuesto sobre la Renta o en el Impuesto de Sociedades, por lo tanto, hay que concluir que el IVA soportado en las comidas y cenas de empresa no es deducible.
Contabilizar comidas de empresa
La forma de contabilizar las comidas de empresa es equivalente a contabilizar cenas de empresa, ya que se trata de un agasajo de la empresa hacia sus trabajadores, se hará conforme a si puede constituir gasto fiscalmente deducible para la empresa o no.
Veámoslo con un ejemplo práctico
En estas Navidades, una empresa que ya en años anteriores ha realizado cenas de empresa con ocasión de darle la bienvenida a la Navidad, se plantea la contratación de un restaurante, que le realizará el menú a razón de 20 Euros más IVA, para 50 trabajadores.
Realizar el asiento contable que corresponda:
Solución al ejemplo práctico:
Debe Haber
(627) Relaciones Publicas 1.100,00 €
a (410) Acreedores por prestación servicios 1100,00 €
De conformidad con el PGC, el IVA no deducible constituye mayor valor del bien o servicio adquirido. En este caso, la Base imponible será 20* 50 = 1000, siendo el IVA del 10% = 100,00 €.
Mismo supuesto, pero siendo el año 2022 el primer año que se hace la comida de empresa:
Dado que es el primer año, no se puede justificar que haya un arraigo o costumbre, y por lo tanto el gasto no será deducible en el Impuesto de Sociedades, el asiento contable a efectuar será el siguiente:
Debe Haber
(678) Gastos excepcionales ó
629.9 Otros gastos no deducibles 1.100,00 €
a (410) Acreedores por prestación servicios 1.100,00 €
En nuestra asesoría contable nos gusta tener una cuenta especifica para los gastos no deducibles, de tal forma que así podemos saber fácilmente el importe del ajuste extracontable positivo deberá de realizarse en el Impuesto de Sociedades, por lo que solemos utilizar, una subcuenta que sea 6781 Gastos no deducibles.
No obstante, en muchas empresas, cuando realizamos labores de outsourcing contable y contabilizamos “in situ”, también solemos utilizar una subcuenta de la cuenta 629. Por ejemplo, la cuenta 629.9 Gastos no deducibles. La razón es que no consideramos que la comida de empresa sea un acto u operación de carácter extraordinario o atípico, sino que forma parte de los resultados ordinarios de la empresa, y por lo tanto con la idea que se incluyan dentro del resultado de explotación utilizamos dicha cuenta, en lugar de la cuenta 678 que los incluiría dentro de los resultados extraordinarios.
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AUTOR: JUAN FRANCISCO DEFEZ GÓMEZ
Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributación por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado nº 581. Titular de la asesoria Defez Asesores, desde el año 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.
