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Introducción
El tema de las comidas o cenas de empresa es un tema recurrente cuando se acercan las fiestas navideñas, dado que es una tradición o una costumbre arraigada y conviene repasar cual es su tratamiento contable y fiscal.
En nuestro país, y según como se encuentre la situación económica, y más en este año 2020, como consecuencia de la pandemia del COVID-19 , tradicionalmente, una vez finalizado el “puente” que forman la festividad del Día de la Constitución y la Inmaculada Concepción, se dará el “pistoletazo de salida” a las comidas y cenas de empresa y también a las entregas de cestas navideñas a trabajadores, obsequios o “detalles” con clientes, proveedores y trabajadores, etc., surgiendo periódicamente las mismas preguntas,
¿puede la empresa deducirse estos gastos en el Impuesto sobre Sociedades? ¿Y el IVA?, y los trabajadores o perceptores, ¿han de tributar por estos “detalles” u obsequios?.

Tratamiento fiscal en el Impuesto de Sociedades de las

comidas y cenas de empresa

Para conocer si las comidas o cenas de navidad que la empresa paga a sus empleados son deducibles en el Impuesto sobre  Sociedades, habríamos de ir a la Ley que lo regula (Ley 27/2014 – LIS) y en concreto a su artículo 15.e) que establece que no serán deducibles los donativos y liberalidades. Ahora bien, excepcionalmente no se considera como liberalidad:
(…) los gastos por atenciones a clientes o proveedores ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos.
Por lo tanto, centrándonos en lo que nos interesa, las comidas y cenas de empresa, en la medida en que formen parte de los usos y costumbres de la misma con su personal tendrán la consideración de gastos deducibles en el IS, sin necesidad de que figure en el convenio colectivo de carácter provincial, autonómico o estatal, y/o en los pactos que haya más específicos de convenio de empresa.
Ahora bien, para que haya costumbre, debe de haber asiduidad, y mostrarse de forma ineludible que no es algo de carácter esporádico, simplemente porque este año las cosas nos han ido bien, para ello habrá que probar estas costumbres con facturas de años anteriores, fotografías en anuarios, memoramdums, testimonios de los propios trabajadores y cualquier otro medio admitidos en derecho para acreditar el uso y costumbre sin problemas.
Si se trata del primer año en realizar esta fiesta, comida o cena de empresa, la Inspección de Hacienda suele rechazar su deducibilidad, porque la empresa no puede acreditar esa asiduidad o costumbre, y constituye un riesgo fiscal a valorar por el empresario o por su asesor fiscal, la inclusión de la misma como gasto deducible.
¿Y si este año no hacemos comida o cena de empresa, el año que viene será deducible?
Entendemos que debido a la situación tan especial que estamos viviendo como consecuencia de la pandemia COVID-19 dónde en muchas comunidades es muy posible que se prohíban las reuniones de 10 o menos personas, parece justificado que por razones cívicas se pueda suprimir la cena de empresa, sin perjuicio que se pueda continuar realizando en otros años, y ello no afecte a la deducibilidad fiscal de las comidas o cenas de empresa.

Tratamiento fiscal de las comidas o cenas de empresa en el IVA

En este caso nos debemos de fijar en el art. 96 de la Ley del IVA, parte del cual transcribimos por ser interesante como apoyo legal de la solución a realizar:
“ Art. 96. Exclusiones y restricciones del derecho a deducir.
1. No podrán ser objeto de deducción, en ninguna proporción, las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición, incluso por autoconsumo, arrendamiento, importación, arrendamiento, transformación, reparación, mantenimiento o utilización de los bienes y servicios que se indican a continuación y de los bienes y servicios accesorios o complementarios a los mismos:
1º. Las joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas naturales o cultivadas, y objetos elaborados total o
parcialmente con oro o platino.
A efectos de este impuesto se considerarán piedras preciosas el diamante, el rubí, el zafiro, la esmeralda, el ópalo y la turquesa.
2º (Suprimido)
3º. Los alimentos, las bebidas y el tabaco.
4º. Los espectáculos y servicios de carácter recreativo.
5º. Los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
No tendrán esta consideración:
a) Las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor definidos en el artículo 7, números 2.º y 4.º de esta Ley.
b) Los bienes destinados exclusivamente a ser objeto de entrega o cesión de uso, directamente o mediante transformación, a título oneroso, que, en un momento posterior a su adquisición, se destinasen a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas.
6º. Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismo tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.
“Hemos marcado en color rojo, aquellos preceptos que podrían afectar a la determinación de la deducibilidad del IVA de las comidas o cenas de empresa. Así se rechaza su deducibilidad por el apartado 3º, pero también por el 5º, dado que estos servicios serían destinados a la atención de los asalariados (trabajadores)”.
En el apartado 6º vemos que son deducibles en cambio las cuotas de iva soportadas en hostelería y restauración, pero siempre que lo sean con motivo de los desplazamientos o viajes que a su vez tengan el carácter de deducible en el Impuesto sobre la Renta o en el Impuesto de Sociedades, por lo tanto, hay que concluir que el IVA soportado en las comidas y cenas de empresa no es deducible.

Contabilizar comidas de empresa

La forma de contabilizar las comidas de empresa es equivalente a contabilizar cenas de empresa, ya que se trata de un agasajo de la empresa hacia sus trabajadores, se hará conforme a si puede constituir gasto fiscalmente deducible para la empresa o no.
Veámoslo con un ejemplo práctico
En estas Navidades, una empresa que ya en años anteriores ha realizado cenas de empresa con ocasión de darle la bienvenida a la Navidad, se plantea la contratación de un restaurante, que le realizará el menú a razón de 20 Euros más IVA, para 50 trabajadores.
Realizar el asiento contable que corresponda:
Solución al ejemplo práctico:
                                                                             Debe                                         Haber
(627) Relaciones Publicas                               1.100,00 €
a (410) Acreedores por prestación servicios                                                        1100,00 €
De conformidad con el PGC, el IVA no deducible constituye mayor valor del bien o servicio adquirido. En este caso, la Base imponible será 20* 50 = 1000, siendo el IVA del 10% = 100,00 €.
Mismo supuesto, pero siendo el año 2020 el primer año que se hace la comida de empresa:
Dado que es el primer año, no se puede justificar que haya un arraigo o costumbre, y por lo tanto el gasto no será deducible en el Impuesto de Sociedades, el asiento contable a efectuar será el siguiente:
                                                                                          Debe                               Haber
(678) Gastos excepcionales ó
629.9 Otros gastos no deducibles                           1.100,00 €
a (410) Acreedores por prestación servicios                                                                                                                1.100,00 €
En nuestra asesoría contable nos gusta tener una cuenta especifica para los gastos no deducibles, de tal forma que así podemos saber fácilmente el importe del ajuste extracontable positivo deberá de realizarse en el Impuesto de Sociedades, por lo que solemos utilizar, una subcuenta que sea 6781 Gastos no deducibles.
No obstante, en muchas empresas, cuando realizamos labores de outsourcing contable y contabilizamos “in situ”, también solemos utilizar una subcuenta de la cuenta 629. Por ejemplo, la cuenta 629.9 Gastos no deducibles. La razón es que no consideramos que la comida de empresa sea un acto u operación de carácter extraordinario o atípico, sino que forma parte de los resultados ordinarios de la empresa, y por lo tanto con la idea que se incluyan dentro del resultado de explotación utilizamos dicha cuenta, en lugar de la cuenta 678 que los incluiría dentro de los resultados extraordinarios.

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contabilizar cestas de navidad

Cuestiones laborales de las cestas de Navidad

Se comenta que en este año 2020, a la vista que las comidas y cenas de empresa se van a reducir por causa del Covid-19, las empresas se están planteando incrementar el coste de las cestas de navidad para sus empleados o clientes, digamos que lo que se pueden ahorrar por un sitio, se lo van a gastar por el otro.

A este respecto conviene recordar un poco como está la situación desde un punto de vista fiscal y laboral:

Atención:  Desde un punto de vista laboral, el Tribunal Supremo lo ha considerado como una retribución más, y su supresión posterior supone una modificación sustancial de las condiciones de trabajo, que no puede hacerse por su propia voluntad, sino que debe tener el consentimiento del trabajador.  Por lo tanto, podríamos decir que, si la empresa ya sea por convenio colectivo, convenio de empresa, o simplemente por los usos y costumbres, ya realiza la entrega de las cestas de Navidad, la empresa estaría obligada a la entrega de las mismas, en los años sucesivos, salvo pacto con los trabajadores.

CONSEJO IMPORTANTE

Si usted, empresario, está pensando en incrementar el importe de la cesta de navidad esté año, sería conveniente que redactara un documento avisando a los trabajadores que el importe es de carácter excepcional, para evitar su “consolidación” para ejercicios futuros y que se lo firmen, para poder acreditar que han sido debidamente informados.

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Fiscalidad de las cestas de Navidad

En Defez Asesores, somos conscientes de las dificultades que se avecinan para los empresarios y profesionales, la situación del Covid-19 ha dejado muy mermadas las arcas del Estado, con unos niveles de déficit público nunca vistos, y ya en el Proyecto de Presupuestos del Estado se avecinan cambios importantes en la fiscalidad, para las rentas de los más pudientes, y también para los menos pudientes. En el fondo la situación actual incrementará la presión fiscal.

La presión fiscal, no es solo el incremento de tipos, sino también el incremento de obligaciones fiscales  y las revisiones e inspecciones, en busca de errores que a veces no suponen en realidad una perjuicio para la Hacienda, pero que igualmente son sancionables.

Por ello, los empresarios y profesionales deben de saber que aunque las cestas de Navidad, tienen un objetivo que no es otro que la consolidación de los lazos económicos y afectivos con los trabajadores, clientes o proveedores, que constituye parte de nuestra cultura desde antaño,  para Hacienda, siempre han sido un gasto perseguido, desde hace años, considerando si era necesario, o si era conveniente, y ahora bajo la lupa del art. 15 del IS, de si realmente  puede ser calificado como liberalidad.  Por lo tanto para evitar estas cuestiones, vamos a dar unos consejos básicos:

  1. a) Si las cestas de Navidad vienen incluidas por contrato individual del trabajador, convenio con la empresa, o están instauradas en el convenio colectivo de la empresa, constituyen gasto deducible en el Impuesto de Sociedades.
  2. b) Sin embargo, es importante destacar que el IVA no será gasto deducible, por así estarlo establecido en la propia ley del IVA, en el mismo art. 96, apartados 3 y 5, por lo tanto su importe, de acuerdo con el PGC constituirá mayor coste de adquisición de las mercancías.
  3. c) Si la empresa, entrega las cestas de Navidad, porque es una costumbre instaurada, para que se pueda calificar como de costumbre, no podemos acudir a que otras empresas del sector ya lo hacen, sino a lo que venía haciendo la propia empresa, y por eso, sólo será deducible para las mismas, las cestas a partir del segundo año incluido, ya que digamos que el primer año es el que se instaura. Por lo tanto, en el supuesto del primer año no será gasto deducible, si atendemos a las consideraciones de la Dirección General de Tributos.
  4. d) La cesta de navidad constituye una retribución en especie para los trabajadores, que debería de incluirse en la nomina y estar sujeta al ingreso a cuenta correspondiente. Por lo tanto la empresa, la deduce pero por otro lado, la AEAT encuentra a quién endosarle el ingreso que siempre será el trabajador, de tal forma, que la Hacienda, no se siente perjudicada por la deducibilidad de las cestas, de hecho, sino lo fueran, como es en el supuesto del primer año, la retribución en especie debe de realizarse igualmente a los trabajadores, y en nuestra opinión supone un doble beneficio para la Hacienda, por un lado evita el gasto y por otro existe un ingreso tributable, por supuesto no es el único supuesto con el que nos podemos encontrar, pero es así, no hay que darle más vueltas.

Finalmente, todavía nos quedaría un tema que resolver, y sería la idoneidad de la cuantía de la cesta de Navidad, muchas empresas realizan entregas de Cestas de Navidad de importe diferente, según la categoría del trabajador, y aunque esto puede ser más o menos del agrado de los mismos (según la caja que te toca), lo cierto es que en algunos supuestos puede constituir una operación sujeta a operaciones vinculadas, por ejemplo, la cesta que le adjudiquemos a un trabajador que sea el administrador, o trabajador socio, que tenga un porcentaje de participación del 25% o más.

En este supuesto, habría que ver si la cesta de Navidad que el administrador “se adjudica” es comparable con las cestas de Navidad de otros administradores de empresas del sector, para considerar que “es de mercado”.  Si en la cesta de Navidad, incluimos algo muy exagerado, podría tener problemas de ajuste primario y sobre todo secundario, pero esas cuestiones las veremos en otros posts.

Asiento contable de las Cestas de Navidad para trabajadores, clientes o proveedores

EJEMPLO PRACTICO

El asiento contable, debe tener en cuenta el IVA no deducible, y lo mejor será que lo veamos con un ejemplo práctico:

Empresa que entrega a sus 10 trabajadores cestas de Navidad, por cuantía total de 1000 euros de base imponible, de los cuales 600 son de productos que llevan Iva 21% (por ejemplo, bebidas), y el resto de productos con IVA al 4%, por lo tanto, el TOTAL DE IVA, SERIA DE 166 Euros.

El asiento contable para el primer año de su entrega sería:

–                                                                                                                      DEBE              HABER

629.9 Otros Servicios/Gastos no deducibles por el importe total …   1.166

572 Bancos……………………..                                                                                                 1.166

El asiento para el segundo año, podría ser:

–                                                                                                                    DEBE                 HABER

629.0 Otros Servicios/Gastos por el importe total ………………           1.166

572 Bancos …………………….                                                                                                 1.166

La cuenta 629 sí seria deducible.  Sobre la posibilidad o no de incluir el importe en otras cuentas, vamos a indicar lo siguiente:

La cuenta 649 Otros gastos sociales, también parece idónea, no obstante, al estar dentro del grupo 64, en realidad lo será para la imputación de la cesta al trabajador como veremos después.

La cuenta 627, es idónea para las cestas que entreguemos a clientes y proveedores, con tratamiento de subcuenta específica, por ejemplo 627.1 Relaciones públicas, dado que esa cuenta está sujeta a un límite que es el 1% de la cifra de negocios, de cara a considerarla plenamente deducible con el resto de gastos de dicho concepto en el impuesto de sociedades.  Por lo tanto, no consideremos las de entrega a los trabajadores en esta subcuenta.

Repercusión de la cesta de Navidad en la nómina del trabajador: retribución en especie

Sí que me parece interesante incluir aquí, la contabilización en la nómina del trabajador, esta cuestión suele plantear problemas a la empresa, principalmente porque muchas de ellas no quieren que el trabajador conozca cual es el importe de la cesta de Navidad.  Es una situación incómoda, que de hecho puede hacer que las empresas incluso no quieran considerar la cesta como deducible, si con eso no están obligadas a imputarlas al trabajador.  Pero no, eso realmente es un error, porque la imputación al trabajador no lo es por el hecho que sea deducible o no, sino porque realmente suponga un beneficio para el mismo, y la cesta de navidad, realmente lo es.  Recordemos que siempre existe la posibilidad de no entregar cesta y dar una cantidad dineraria en concepto de la misma, pero este problema seguirá existiendo.

Una retribución es en especie, cuando no es dineraria, asi por ejemplo si a un trabajador le dejamos que viva gratis en una vivienda, porque la paga la empresa, es una retribución en especie, si en cambio le damos el dinero al trabajador para que sea él el que pague al casero o arrendador, entonces es una retribución dineraria.

Pues bien, la entrega de las cestas de Navidad, será considerada en especie, y en mi opinión es bueno, tener una cuenta especifica de retribuciones en especie, por ejemplo, la cuenta 640.1 Retribuciones en Especie.

Y todavía nos queda un tema, que será, la consideración del ingreso a cuenta que supone la cesta de navidad. Exceptuando algunas rentas exentas como los seguros médicos hasta cierta cuantía y otros gastos de dietas, locomoción, etc., la mayoría de retribuciones en especie que perciben los trabajadores están sujetas a ingreso a cuenta. El ingreso a cuenta es para las retribuciones en especie lo que es las retenciones para las retribuciones dinerarias.

En el ámbito laboral, se dice que cada parte debe soportar sus impuestos, por lo que la empresa, bien podría repercutir el ingreso a cuenta, y restarlo de las cantidades dinerarias que deba percibir el trabajador, o bien como puede ser usual, considerar que es más coste para la empresa y no descontarlo del resto de retribuciones dinerarias. Esto en el modelo 111, es lo que se diferencia entre ingresos a cuenta repercutidos o no al trabajador.

Por lo tanto, ya lo tenemos, veamos una contabilización con un CASO PRACTICO:

En este mes de diciembre, sabemos que la empresa le entrega a sus trabajadores una cesta valorada en 60,00 Euros con IVA incluido.

Las retribuciones y retenciones del mes de diciembre de un trabajador son las siguientes:

Salario ……………. 1.200 euros

Retención …………. 60,00 euros (5%)

  1. a cargo trabajador 86,40 Euros

Cesta de Navidad ………. 60,00 euros

Ingreso a cuenta………….   3,00 euros — Los ingreso a cuenta de las retribuciones en especie tienen el mismo % de retención que las retribuciones dinerarias.

Caso A) Retribución neta trabajador si la empresa repercute al trabajador el ingreso a cuenta será:

+1200-60-86,40-3= 1050,60 Euros

Caso B) Retribución neta trabajador si la empresa NO le repercute al trabajador el ingreso a cuenta será:

1053,60 euros.

 

El asiento contable en el caso A, será el siguiente:                                                                                   –                                                                                                           DEBE                     HABER

640.0 Sueldos y Salarios ………………………………                         1.200,00

640.1 o (649) retribución en especie: Cestas de Navidad ……  60,00

(el importe del ingreso a cuenta es mayor coste para el trabajador)

4751.0 Retenciones IRPF …………………………………                                                       60,00

755 Ingresos por serv. Al personal (por valor cestas) ……                                       60,00

4751.1 Ingresos a cuenta …………………………………                                                      3,00

476  Seguridad social a cargo trabajador …………………………                                    86,40

465  Remuneraciones pendientes de pago …………………                                         1.050.60

 

El asiento contable en el caso B, será el siguiente:

–                                                                                                        DEBE                     HABER

 

640.0 Sueldos y Salarios ……………………………………                1.200,00

640.1 o (649) retribución en especie: Cestas de Navidad       63,00

(el importe del ingreso a cuenta es mayor coste para la empresa)

4751.0 Retenciones IRPF ……………                                                                             60,00

755 Ingresos por serv. Al personal (por valor cestas) ………                                  60,00

4751.1 Ingresos a cuenta …………………………………………………………                         3,00

476  Seguridad social a cargo trabajador ………………………………                            86,40

465  Remuneraciones pendientes de pago …………………                                       1053.60

 

Como vemos la diferencia entre ambas, es que en el primer caso, al trabajador se le descuenta el ingreso a cuenta del resto de retribuciones dinerarias y percibe 3 euros menos.

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AUTOR: JUAN FRANCISCO DEFEZ GÓMEZ

Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributación por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado nº 581. Titular de la asesoria Defez Asesores, desde el año 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.