Artículo redactado por Defez Asesores y actualizado el 06-06-2023.

En nuestro post, titulado modelo 115 hemos desarrollado con detalle la contabilización de alquileres desde el punto de vista del arrendatario, así como del arrendador, indicado que en dicho modelo se ingresan las retenciones correspondientes a capital inmobiliario o relacionadas con bienes inmuebles.

Recordemos que las retenciones para este tipo de rendimientos son del 19%.

Veamos la forma de contabilizar una factura recibida con retención.

Para el supuesto que el subarriendo lo sea por persona física, las retenciones del subarriendo deberán de seguir ingresándose en el modelo 115.

Contabilizar alquiler local

Sin duda, la mayor parte de los alquileres con retención de IRPF, se producen por el alquiler de locales comerciales.

Debemos de destacar aquí, que existen ciertos servicios de alquiler que podrían estar exentos de IVA, como el supuesto de viviendas que alquilamos para directivos, pero eso no quita que usualmente deban de estar sujetos a retención.

Contabilizar alquiler local por el arrendatario

Vamos a desarrollar un supuesto de cómo contabilizar un alquiler de local, retención muy habitual, como es el que se produce cuando nuestra actividad la desarrollamos en un local alquilado por otra sociedad (y también es válido para una persona física).

Ejemplo de contabilización de alquiler local por el arrendatario

En nuestro ejemplo, tenemos alquilada una nave industrial por 2.000 euros al mes, y pagamos el correspondiente IVA y retención:

Así mismo, tenemos que contabilizar pago alquiler con retención de la siguiente forma:

Además, de forma mensual o trimestral, según la cifra de negocios de la entidad pagadora, deberá de ingresarse en la Hacienda, el importe retenido, y que contabilizaremos con el siguiente asiento:

Contabilizar alquiler local por el arrendador

A continuación, vamos a ver la forma de contabilizar un alquiler local por el arrendador, que es un ejemplo típico de como contabilizar una factura expedida con retención.

Deberemos de diferenciar, si el objeto de arrendamiento es el objeto principal de su negocio, o realmente constituye una actividad accesoria.

Si se trata de su objeto social, la cuenta a utilizar para recoger los ingresos será la cuenta 705. Ingresos por prestación de servicios, mientras que, si es algo secundario o subsidiario, deberemos de utilizar la cuenta 752. Ingresos por arrendamientos.

Si utilizamos la cuenta 705, su contrapartida será la cuenta de clientes (430), mientras que, si utilizamos la cuenta 752, lo usual es que la contrapartida sea la cuenta 440. Deudores.

Ejemplo de contabilización alquiler local por el arrendador

Si contabilizamos el mismo ejemplo anterior, el asiento sería:

Para contabilizar cobro alquiler del local, realizaremos el siguiente asiento:

Contabilizar Fianza alquiler local

La Ley de Arrendamientos Urbanos, establece la obligación de abonar una fianza, al inicio del contrato, en garantía del cumplimiento contractual, por parte del arrendatario.  Esta fianza, que suele ser el importe de un mes, aunque nada obsta para que las partes pacten más de un mes, se establece por las Comunidades Autónomas la obligación de depositar en una cuenta abierta a nombre de dicha institución y se reintegra a la finalización del contrato.

Por lo tanto, lo primero que vemos es que no se trata de un ingreso añadido, sino que es para de alguna forma garantizar que el inquilino no va a realizar ninguna trastada, y por otro lado por parte del inquilino no supone un gasto ya que si se cumple lo pactado deberá de devolverse a la finalización del contrato.

Ejemplo contabilización Fianza alquiler local

La contabilización de una fianza de 1.000 euros, por parte del arrendatario será como sigue:

Representa un activo, que tengo, por el derecho a la devolución del mismo a la finalización del contrato, si todo ha ido bien, siendo el asiento contable, justo el contrario del anterior.

Hemos supuesto que el arrendamiento es por periodo superior a un año, en otro caso, hubiéramos utilizado la cuenta 560.

¿Y si resulta que no me lo devuelven por daños que se han producido en el local?

Entonces el asiento a realizar será el siguiente:

Si nos encontramos desde el punto de vista del receptor de la fianza, es decir el arrendador, por el importe recibido realizará el siguiente asiento:

La contabilización de una fianza de 1.000 euros, por parte del arrendatario será como sigue:

Representa un pasivo, que tengo, porque a la finalización del contrato, lo tendré que devolver, siendo el asiento contable justo el contrario al realizado.

Ahora bien, si realizamos el depósito en la Consejería autonómica, debemos de reflejarlo mediante el documento de recepción por parte de la Consejería, y en este caso será un depósito constituido por nuestra parte, por lo que el asiento a realizar sería:

¿Y si resulta que no lo tengo que devolver porque se han producido en el local?

En ese caso utilizaremos la cuenta 778 Ingresos Extraordinarios:

Obviamente también tendremos que contabilizar las posibles reparaciones o mejoras de los daños que nos hayan realizado. En este caso en concreto, como se trata de un gasto de carácter extraordinario o excepcional deberemos de utilizar la cuenta (678) para recoger esos gastos, y no la cuenta (622) de Reparación y conservación.

 La forma de contabilizar el cobro del alquiler local alquilado sería la siguiente:

Es importante poder contar con un asesor contable que, o bien nos dé apoyo en la contabilidad de la empresa o bien nos la lleve y no tengamos que preocuparnos de nada.

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Asiento contable por alquiler maquinaria

El alquiler de maquinaria, cuando no es el objeto principal de la actividad, está sujeto a retención.  Supongamos que tenemos una máquina que es capaz de realizar 1.000 piezas al día, pero que nuestra capacidad sólo es de 500 piezas, pues bien, podríamos ofrecer el arrendamiento de dicha maquina por un número de horas determinado para que lo pudiera utilizar otra empresa.

Ejemplo contabilización por alquiler maquinaria

Veamos ahora un ejemplo práctico, de retención por alquiler de bienes muebles, desde el punto de vista del arrendatario.

Una empresa alquila maquinaria a otra empresa de su grupo, por un importe que de acuerdo con valor de mercado asciende a 1.000 Euros mensuales.  Determinar las consecuencias fiscales para el arrendatario de esta operación:

El arrendador expedirá la factura de acuerdo al siguiente esquema:

Alquiler de maquinaria ……………… 1.000 Euros

IVA 21% ……………………………………..    210,00 Euros

Retención IRPF 19%  ..………………….   190,00 Euros

Importe a pagar ………………………….. 1.020,00 Euros

El asiento contable de alquiler de bienes muebles será el siguiente:

Podríamos utilizar también una subcuenta especifica de la cuenta 410, para reconocer que es con una empresa del grupo o vinculada.

Importante:  El arrendatario deberá ingresar trimestral o mensualmente, según proceda el importe de la retención en el modelo 123, NO en el modelo 115, como en el ejemplo del punto 5.1

Por su parte, la empresa que ha realizado el servicio debe de contabilizarlo dentro de sus ingresos de la siguiente forma:

 Me gustaría indicaros alguna regla, para que sepáis con total seguridad cuando la retención es la cuenta 475 y cuando es la cuenta 473, porque los estudiantes y algunos contables se “lían”, y es por falta de práctica o de reflexión.

 Así: Todas las retenciones que supongan un pago inmediato a la Hacienda son cuenta 475, y siempre van ligadas con la cuenta 410, porque son retenciones que descontamos de los pagos, y los pagos se los hacemos a los proveedores o acreedores.

Todas las retenciones que van al Debe suponen un derecho para descontar de pagos futuros a Hacienda.

Importante: La cuenta 473 no puede tener saldo al cierre del ejercicio, se debe de saldar con cargo a la 4752 H. Publica Acreedora por IS, o bien igualmente con cargo a la cuenta 4709 Hacienda Publica Deudora por s impuestos.

Por lo tanto, las retenciones de la cuenta 473, son las que nos hacen a nosotros, desde el punto de vista del cliente o deudor, y suponen una detracción del cobro que vamos a tener porque digamos están anticipando el pago de impuestos a Hacienda.

Además, en este supuesto hemos utilizado la cuenta 440. Deudores, porque no se trata de la actividad principal de la empresa, y por eso no utilizamos la cuenta 430.

En definitiva, el asiento de retenciones por servicios contendrá la cuenta 475 o la cuenta 473, dependiendo del punto de vista de quién esté contabilizando, el que recibe el servicio (475) o el que lo ha ejecutado (473).

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las consecuencias de no contabilizar correctamente los alquileres con retención de IRPF?

Tendremos una contabilidad que no refleja la imagen fiel de la empresa y que nos hará incurrir en errores en las liquidaciones fiscales correspondientes y por tanto en situaciones sancionables por la Agencia Tributaria.

¿Qué tipo de retenciones se aplica para los alquileres?

Generalmente, el tipo de retención utilizado es el 19%.

¿Cuándo no se aplica retención en alquileres?

Si el inmueble se considera urbano, la retención de alquiler solo hay que realizarla cuando el arrendatario es una empresa o profesional que utiliza el bien inmueble para su actividad.

Cuando se trata de particulares que lo alquilan con fines de vivienda, no se aplica retención.

¿Cómo se calculan las retenciones de alquileres?

Se utiliza la base que es la suma de todas las cantidades que se suma al inquilino. Normalmente, es una cantidad fija que no se desglosa en factura.

Y el cálculo de la retención se hace antes de impuestos (como el IVA).

¿Qué sanciones se aplican por errores en la retención de IRPF en los alquileres?

Los errores en las retenciones son calificados según la Ley General Tributaria y pueden ser leves o graves. En general si no se es reincidente se suele sancionar con el 50% de la cuota dejada de ingresar.

¿Cuál es la diferencia entre la retención de IRPF y el pago a cuenta de IRPF?

La retención de IRPF la practica siempre quién realiza el pago, mientras que el pago a cuenta de IRPF es un pago que realizamos nosotros mismos a cuenta de la cuota diferencial que nos saldría, dado que la AEAT necesita financiarse a lo largo del ejercicio y no puede esperar a “cobrar” a que finalice el año y el contribuyente realice la correspondiente liquidación.

¿Puede un arrendador solicitar la exención de la retención de IRPF?

Si nos dedicamos al alquiler con actividad económica, y estamos en el grupo 861 del IAE o en alguno similar que nos faculte para el arrendamiento, por el art. 75.3 del reglamento de IRPF podemos solicitar la exoneración a hacienda, en la medida que el valor catastral de los inmuebles afectos a dicha actividad supere los 601.102,10 euros 

La solicitud se realiza aquí: https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientoini/G325.shtml

¿Es posible recuperar la retención de IRPF realizada en los alquileres?

La retención practicada le sirve al contribuyente para restar del importe a pagar, por lo que si en su liquidación de IS o de IRPF resulta una cuota diferencial inferior al total de retenciones que le hayan practicado, se producirá un supuesto de devolución.

¿Para qué se utiliza la cuenta 475 y la 621?

La cuenta 475 es “Hacienda Pública acreedora por conceptos fiscales” del grupo pasivo que se incluye en el grupo 4. Esta cuenta refleja la obligación de pagos de tributos como el IVA y el IRPF. En la subcuenta 4751 (“Hacienda Pública acreedora por retenciones”) se incluyen las retenciones practicadas a sujetos pasivos que tendremos que ingresar en Hacienda. Nosotros somos meros intermediarios, de tal forma que lo que dejamos de pagarle a quién nos ha prestado del servicio (ya sea trabajador, arrendador, profesional, etc) lo ingresamos en Hacienda.  

En la cuenta 621 se incluye los gastos devengados por alquileres, que pueden ser de bienes muebles e inmuebles a disposición de la empresa (tales como alquileres de máquinas, locales, etc.).

Estas dos cuentas están estrechamente ligadas a la hora de contabilizar alquileres con retención de IRPF.

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