Artículo redactado por Defez Asesores y actualizado el 05-07-2023.

Uno de los problemas que a menudo se le plantea al departamento de contabilidad de las empresas es qué hacer con aquellas deudas que, por el motivo que sea, el proveedor no las ha cobrado.
El asunto no es trivial, dado que según lo apliquemos podemos generar un ingreso de carácter fiscal y, por tanto, computable a efectos del impuesto de sociedades, o bien lo podemos declarar como un ingreso no fiscal, generalmente dependiendo del momento temporal de su cómputo.
Para dar una correcta solución a esta problemática debemos de tener conocimientos de la prescripción de las deudas de acuerdo con el código civil español.

Prescripción de las deudas

Lo primero que tenemos que ver es el plazo legal de prescripción de las deudas desde un punto de vista civil. Así debemos de saber que si con anterioridad al año 2015 las deudas con carácter general prescribían a los 15 años, este precepto del código civil sufrió una modificación importante en dicho año, en efecto, El art. 1.964 de C. Civil se modificó por Ley 42/2015, reduciendo el periodo de prescripción para las acciones personales, de 15 a 5 años. Las acciones hipotecarias siguen teniendo un período de prescripción de 20 años. Según la Disposición Transitoria 5ª de la ley 42/2015, solo se aplica el nuevo plazo a las acciones que no tengan término especial de prescripción y hayan nacido después de la fecha de entrada en vigor de dicha ley, el 07-10-15. No obstante, las obligaciones nacidas antes del 7 de octubre de 2015 prescribirán cuando transcurran 15 años desde su nacimiento o, si sucede antes, a los 5 años desde la entrada en vigor de la modificación, es decir el día 7 de octubre de 2020.

Plazos de prescripción de deudas por suministros

A la norma general de prescripción a los cinco años, existen numerosas especialidades, y desde el punto de vista de la empresa, nos podemos preguntar qué pasa con algunas deudas por suministros, como, por ejemplo, el teléfono, cuando nos cambiamos de compañía y pretenden cobrarnos alguna penalización, o consideramos que el gasto por teléfono ha sido desmesurado y dejamos de pagar el importe del mismo.
Pues bien, no hay unanimidad entre la jurisprudencia. La jurisprudencia mayoritaria considera que las deudas contraídas con empresas de suministros tienen una prescripción de tres años.
Sin embargo, existe cierto sector de la jurisprudencia que entiende aplicable el plazo de cinco años, establecido en el artículo 1966.3, según el que se regula la prescripción de los pagos que deben hacerse por años o en plazos más breves.
El plazo no es automático, porque habría que demostrar desde que momento se empieza a computar dicho plazo, que no es desde que la deuda esté vencida, sino sería en todo caso, desde el momento que el acreedor deja de realizar cualquier tipo de acción encaminada al cobro de dicha deuda. Es decir que, si recibimos un burofax reclamando dicha cantidad, nos están diciendo que no están renunciando a dicha cuantía.
Ahora bien, si la reclamación es mediante una carta, la carta no es un medio de prueba de dicha acción, ni siquiera siendo certificada, porque esto solo acredita la recepción pero no hay certeza del contenido de esta.

Tratamiento contable de la cancelación de saldos acreedores que no se adeudan o son ficticios

Aunque contablemente podamos darle el mismo tratamiento, no es lo mismo una deuda que sea ficticia, por ser inexistente, es decir que ya está pagada o que nunca ha existido, que una deuda que sí existe, pero que el proveedor o cliente en el caso de abonos ha olvidado su reclamo.
¿Cómo puede surgir una deuda ficticia?
Esto puede suceder, por ejemplo, cuando se ingresa dinero en el banco, cuya procedencia sea de ventas no declaradas, habiendo realizado el siguiente asiento:
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572 Banco c/c                                                  a                           551 Cuenta corriente con Socios
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También por la compra de un inmovilizado con dinero negro obtenido de ventas no declaradas, o también por aportaciones de dinero de los socios, cuyo asiento sería:
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Maquinaria                                                        a                            551 Cuenta corriente con Socios
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En este caso, conviene saber si realmente el socio dispone de dichos importes en su patrimonio, porque en caso contrario, constituirán nuevamente un supuesto de presunción de “ventas no declaradas” . Es decir hay que demostrar siempre la procedencia de dichos fondos.
Por ello algunos contables, con el fin de enmascarar o “maquillar” más la operación podrían sustituir el asiento anterior por el siguiente:
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Maquinaria                                                        a                 521 o 171 Deudas a Corto o Largo Plazo
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En todos estos supuestos nos encontramos con una deuda ficticia, si se comprueba que año tras año no se producen devoluciones de esta. Por lo tanto, estos saldos suelen ser regularizados por la Inspección.
Dicha regularización consistirá en considerar estos importes como “ventas no declaradas”, que implicará la afectación tanto del Impuesto de Sociedades, como el Impuesto sobre el IVA.

Regularización contable de saldos de proveedores “olvidados”

Si un proveedor o cliente que ha olvidado el reclamo de su deuda, deberemos de actuar de la siguiente forma:

a) Ver de qué año es la deuda. Así si la deuda de acuerdo con el apartado anterior no está prescrita, no haríamos nada. Hacer algo, como su cancelación, implica que no hacemos las cosas bien, porque la deuda sigue existiendo desde un punto de vista civil, te la pueden reclamar en cualquier momento, y porque además vamos a generar un ingreso fiscal tributable a Hacienda.
Claro, es posible que algunos contables estén pensando que le parece bien, dado que como tienen pérdidas de otros ejercicios o del mismo ejercicio, simplemente las compensan y no tienen que pagar nada.
Aun así, esta actuación sigue siendo incorrecta, dado que se está realizando una contabilización en un ejercicio que no corresponde, ahora bien, de acuerdo al Art. 11 de la Ley del IS, se pueden contabilizar ingresos en ejercicio anterior al del devengo, como podría ser esté supuesto, pero esto es siempre que no dé lugar a una tributación inferior.
Por lo tanto, posteriormente una Inspección, podría comprobar cuál hubiera sido la tributación correcta en el ejercicio de prescripción civil, y evaluar si ha habido una tributación inferior.
Por ello, la forma correcta de proceder sería la contabilización en el año de prescripción civil.
Ahora bien, como eso supone una tributación del ingreso, mediante ajuste extracontable positivo, el departamento contable puede evaluar, si conviene esperar a la prescripción fiscal, que transcurrirá cuatro años después del año de la prescripción civil.
Así si se debía de contabilizar en el ejercicio 2021, podría contabilizarse la cancelación de la deuda en agosto del 2026, momento en el que este ejercicio 2021 estaría prescrito a efectos del impuesto de sociedades finalizará su prescripción en 25 Julio del 2026. Recordemos que los cuatro años de prescripción del Impuesto de Sociedades se consideran siempre desde la finalización del periodo voluntario de declaración del impuesto.
El asiento contable sería el siguiente:
Si la deuda se ha generado en un ejercicio anterior al de la contabilización, de acuerdo a la normativa contable, su cancelación se hará contra la cuenta de reservas
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(400) Proveedores                                          a                      (113) Reservas Voluntarias
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De acuerdo a la normativa fiscal, debemos de considerar el Art. 11 del Impuesto de Sociedades sobre Imputación temporal de Ingresos y gastos, para concluir que se trataría de un ingreso computable a nivel fiscal, y por lo tanto habría que realizar el ajuste extracontable positivo (aumenta la base imponible), en el modelo 200.

Tratamiento contable y Fiscal de Abonos de clientes que no reclaman

Idéntico planteamiento, a lo que también es frecuente en muchas empresas, sucede con abonos que se olvidan de reclamar los clientes. El contable quiere que su cuenta esté saldada y sobre todo que, si algún cliente le pide el extracto bancario, no aparezca el saldo que el cliente ha olvidado.
El contable de la empresa ve que siempre lo tiene ahí pendiente, pero no se lo quiere pagar si no se lo reclama, y por otro lado le da mucha rabia que figure en la contabilidad, por lo que de buenas a primeras hace el siguiente asiento:

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(400) Clientes                                                   a                           (113) Reservas Voluntarias
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Pues bien, con este planteamiento, una deuda generada el 01-01-2018 y que la compañía de suministros no ha realizado ninguna acción para su cobro prescribiría el 01-01-2021.
Si realiza el asiento, en el ejercicio 2020, constituirá un incremento de patrimonio a efectos contables, y un ingreso fiscal a efectos fiscales computable en el Impuesto de sociedades. Modelo 200.

Si por otro lado, espera al ejercicio 2021, podríamos contabilizar la baja de la deuda de dicho suministro del siguiente modo:

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(410) Acreedor prestación de Servicios      a                  (113) Reservas Voluntarias
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E igualmente estos importes serían computables fiscalmente como ingreso, dado que se ha contabilizado en el ejercicio que corresponde, que es cuando se ha ganado la prescripción civil, pero eso no implica ganar la prescripción fiscal, para que eso fuera así, habría que contabilizar cuatro años después, es decir sólo en el 2026 deberíamos de contabilizar esa cancelación y de esta forma el apunte a la cuenta 113 de Reservas Voluntarias no generaría un ajuste extracontable positivo.

“Por lo tanto, este es un motivo más para tener un buen asesoramiento fiscal. Si tiene alguna cuestión, duda, o comentario, puede contactarnos aquí«

Así, mientras que no haya una prescripción civil, si el contable desea que esos saldos de abonos que no han sido reclamados no aparezcan en los extractos contables, deberá de reclasificarlos a una cuenta contable de carácter general, por ejemplo 430.2 Clientes, saldos pendientes, de reclamar, el asiento podría ser:

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430.00092 Cliente Sr. Pepe                         a             430.2.XXXXX Clientes saldos pendientes de reclamar
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Condonación de Deudas

Se dice que existe la condonación cuando, de forma altruista y sin motivo alguno, se deja de percibir dicho importe. Visto así podríamos afirmar que sería una liberalidad para el proveedor, que sería una donación conforme al art. 15 de la LIS.
A este caso nos hemos ya referido, y simplemente matizar que cuando realmente decimos que hay una condonación es porque ya sabemos que el proveedor no nos va a cobrar dicho importe.
Desde el punto de vista del proveedor, hay que señalar que las entregas a título gratuito, implican el ingreso del IVA a las arcas públicas, por el importe del valor de adquisición de la donación, pero esta problemática la estudiaremos en otro post.
En nuestro caso vamos a ver, como actúa el cliente, que es la persona beneficiada del acto de la condonación.
En la condonación debemos de diferenciar lo siguiente:

1) Condonación de un proveedor no vinculado
2) Condonación entre partes vinculadas

En el primer caso, nos encontramos con que se produce un ingreso para la persona que recibe la condonación, que se contabilizará en la cuenta 778. Ingresos excepcionales. No hay norma diferente en el impuesto de Sociedades, por lo tanto, el ingreso contable será ingreso fiscal.
Ahora bien, si la donación corresponde a una deuda generada en ejercicios anteriores, entonces, deberá de utilizarse una cuenta de reservas, para recoger la cancelación de la misma o condonación.

En el segundo caso, nos encontramos con que el tratamiento contable, no es una condonación, dado que, tanto para el ICAC, como para la normativa del Impuesto de Sociedades, se considera, que la cancelación de deudas por ejemplo entre una matriz, y una filial, o entre dos filiales, no es por carácter altruista, sino que siempre hay un motivo que genera la transacción económica.

En estos casos hay que tener en cuenta el porcentaje de participación entre olas empresas y los intereses de los accionistas o socios minoritarios, y también el origen de la operación.

Básicamente, la operación podrá calificarse, como una distribución de dividendos, una mayor aportación societaria, y por la diferencia del porcentaje de participación será o una donación o bien un ingreso excepcional. La donación no tendrá carácter deducible, mientras que el ingreso excepcional será computable.

Contabilización de condonación de deuda de un proveedor no vinculado

Vamos a ver como contabilizar condonación de deuda de proveedor o lo que es lo mismo, como contabilizamos que un proveedor perdona una deuda.

La forma de contabilizar la condonación de deuda sería:

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(400) Proveedores                                          a                   (113) Reservas Voluntarias
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Para el supuesto, que sea en ejercicio posterior al de la generación de la deuda. Esto dará lugar a un ajuste extracontable positivo (incremento de la base imponible), por la cuantía condonada.

Si la condonación de la deuda es para el mismo ejercicio en que se generó el asiento contable será el siguiente:

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(400) Proveedores                                          a              (778 ) Ingresos Excepcionales
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Conclusiones y recordatorio:

• Si en el balance existen deudas no pagadas de períodos prescritos civilmente, una vez transcurrido el plazo de prescripción civil, podría cancelar la deuda con abono a reservas y será ingreso fiscal, ahora bien, si la cancelación de la deuda se registra una vez transcurrido el período de prescripción fiscal de 4 años, el abono a Reservas Voluntarias no tendría la consideración de ingreso fiscal.

Por lo tanto, los inspectores de Hacienda, cuando detectan en los balances importes significativos de pasivos de proveedores o acreedores, que no se corresponden con el volumen de negocio de la sociedad, investigan la procedencia de estos, por lo siguiente:

a) Si el importe es alto y comprueban con el proveedor que dicha deuda no existe, es porque se debe de haber liquidado de otra forma, normalmente con dinero no declarado, que presumen se corresponde con ventas no declaradas. De acuerdo con los criterios administrativos y jurisprudenciales más recientes, el importe total deberá de considerarse con IVA incluido.

b) Si el importe no tienen forma de saber si realmente se adeuda o no, dado que el proveedor no da signos de vida, ha desaparecido, etc, entonces, se determina si ha transcurrido el plazo de prescripción de la deuda civilmente.

• Finalmente, si existen deudas de períodos no prescritos civilmente que la entidad no tenga que pagar, si la empresa opta por su cancelación habrá que cancelarlas con abono a reservas, siendo este ingreso contable y un ingreso fiscal.
En mi opinión, y aunque sea molesto para algunos contables, sí hay alguna posibilidad que la deuda sea reclamada durante el periodo civil de prescripción, la deuda debería de mantenerse en contabilidad.

Preguntas frecuentes

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Licenciado en Ciencias Empresariales. por la Universidad de Valencia. Master en Tributación por el Colegio de Economistas de Valencia, Miembro del Registro de Economistas Asesores Fiscales REAF 3107, Miembro EC 118, Experto Contable Acreditado nº 581. Titular de la asesoria Defez Asesores, desde el año 1989. Especialista en temas tributarios y de contabilidad.