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Artículo actualizado el 13/09/2021 por Defez Asesores.

Muchas veces ocurre que no tenemos claro si debemos presentar tal cosa o no, es decir, si estamos obligados a hacerlo o no. Es por esto mismo que en Defez Asesores nos hemos propuesto hacerte la vida más fácil, y una forma de hacerlo es presentándote esta información.

Según la legislación en temas de contabilidad, las empresas tienen la obligación de presentar libros contables y cuentas anuales. Pero ¿todas tienen que presentar lo mismo? La respuesta es bien sencilla: no.

Quién debe presentar libros contables y cuentas anuales

Dependiendo del tipo de tu empresa, deberás presentar unas cosas u otras. Vamos a intentar hacerlo en un resumen:

  1. Personas jurídicas, sociedades mercantiles y otras entidades:
    1. Obligatorio la contabilidad
    2. Tienen que presentar los libros contables
    3. Tienen que presentar las cuentas anuales
  2. Actividades agrícolas, ganaderas y artesanía:
    1. No deben llevar contabilidad
    2. No tienen obligación de presentar los libros contables
    3. No tienen obligación de presentar las cuentas anuales
  3. Personas físicas, los autónomos, cuando están en régimen de estimación directa:
    1. Obligatorio la contabilidad
    2. No tienen obligación de presentar los libros contables
    3. No tienen obligación de presentar las cuentas anuales
  4. Personas físicas, los autónomos, pero esta vez en régimen de estimación directa simplificada o por módulos:
    1. No deben llevar contabilidad
    2. No tienen obligación de presentar los libros contables
    3. No tienen obligación de presentar las cuentas anuales

Cuando hablamos de presentar los libros contables, estamos hablando de depositarlos en el Registro Mercantil (hoy en día ya no se realiza en papel, todo es telemático desde esta página)  y se hará de carácter público estos documentos.

Las cuentas anuales obligatorias

En contabilidad existen 5 cuentas anuales, las cuales son:

  • Balance de situación
  • Cuenta de pérdidas y ganancias
  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
  • Estado de Flujos de Efectivo
  • Memoria

Aunque son 5, en total comprenden un solo documento, el cual se debe presentar según 3 modelos (RD 1514/2007, de 16 de noviembre, donde se aprueba el PGC):

  • Normal
  • Abreviado
  • Pymes

Estas cuentas anuales se realizan, como el nombre indica, cada 12 meses y deben presentarse en el Registro Mercantil en el plazo de 1 mes desde su aprobación en junta (próximos 6 meses desde el 1 de enero)

Claro, la pregunta que surge ahora es “¿quién debe presentar qué modelos?”. Dependiendo de unos límites, la ley establece que cada empresa deberá presentar ateniéndose a un modelo y otro en función de estas medidas de magnitud: total activo, cifra de negocio y número de trabajadores.

Cuentas anuales para forma abreviada

Este tipo de empresas podrán presentar el balance, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria abreviada cuando durante 2 ejercicios consecutivos cumplan al menos 2 de los siguientes puntos:

  • Número medios de empleados no supere los 50
  • Importe neto de cifra anual de negocio no supere los 8.000.000 euros
  • Total de las partidas de activo no supere los 4.000.000 euros

Y, además, la cuenta de pérdidas y ganancias (comúnmente conocido como PyG) también se podrá presentar de forma abreviada si cumple 2 de estos 3 requisitos:

  • Total de partidas de activo no supere los 11.400.000 euros
  • Importe neto de cifra anual de negocio no supere los 22.800.000 euros
  • Número medio de empleados no supere los 250

Cuentas anuales para las pymes

En el caso de las pymes, los criterios cambian con respecto al punto anterior. Pero si cumplen con los requisitos que vamos a mencionar a continuación, podrán ajustarse al modelo abreviado.

Durante 2 años consecutivos tienen que cumplir a la fecha de cierre de cada uno de ellos las siguientes magnitudes:

  • Total de partidas de activo no supere 2.850.000 euros
  • Importe neto de cifra anual de negocio no supere los 5.700.000 euros
  • Número medio de empleados no supere los 50

Si cumplen con estos requisitos, podrán elegir si escoger el modelo abreviado o este modelo. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, si decide escoger uno u otro, deberá atenerse a él durante 3 años consecutivos.

En este modelo, las cuentas anuales obligatorias son solo el Balance, el PyG y la Memoria, que esta última contendrá más o menos apartados en función de si es abreviada o para pymes. Por tanto, la cuenta de Cambios en el patrimonio neto y el Estado de flujos de efectivo no serán obligatorias.

En el caso de las microempresas, los criterios todavía son cifras menores:

  • Total de partidas de activo no supere 1.000.000 euros
  • Importe neto de cifra anual de negocio no supere los 2.000.000 euros
  • Número medio de empleados no supere los 10

Añadir que, en el caso de las microempresas, la memoria todavía será distinta de la pyme, con menos apartados.

Si quieres saber más, te dejamos el texto refundido.

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Los libros contables

Debemos saber que existen diferentes tipos de libros contables y que algunos son voluntarios y otros obligatorios. Hagamos una pequeña distinción.

Libros contables obligatorios

  • Por un lado, tenemos el libro diario: todas las operaciones que realiza la empresa a lo largo del año se reflejan aquí. Está ordenado por fecha de actuación y contienen todos los asientos contables del ejercicio.
  • Por otro lado, tenemos el libro de inventario y cuentas anuales: este libro consta de diferentes documentos. Se abre al inicio del ejercicio junto al balance inicial e incluye los siguientes elementos: cuentas anuales (ya las hemos mencionado antes), balance de situación inicial, sumas y saldos e inventario de cierre de ejercicio anterior.

Libros contables voluntarios

La intención de estos libros es presentar información complementaria y voluntaria que ayude a entender la situación de una empresa. Un ejemplo de ello es el libro mayor, donde aparecen todas las cuentas contables de la empresa, sus asientos contables y un saldo final.

Qué ocurre si no se presentan los libros contables y las cuentas anuales

Por lógica, cuando es obligatorio, siempre conlleva un bien final para la empresa. En el caso de esta obligación, toda esta información se hace de carácter público, por lo que todo el mundo tiene acceso a ello. De no cumplir con esto, pueden suceder estas cosas:

  • Al no tener transparencia, se deteriora la imagen de la empresa y es posible no recibir crédito financiero.
  • Cierre de la hoja en el Registro Mercantil, lo que se supondrá no poder inscribir actos jurídicos.
  • Multas. La empresa puede ser sancionada.
  • Responder de daños y perjuicios a terceros. Omitir obligaciones e incumplir deberes puede suponer problemas con terceros.

Esperamos que os haya gustado y, sobre todo, que os haya servido. En próximos días hablaremos sobre cada una de las cuentas anuales.

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